秘书学教案第八章 秘书工作的规律与原则(8)

秘书学第八章 秘书工作规律与原则

责分工、职权范围、管理层次，以及秘书业务知识和涉及各方面的职能要求相适应，呈现出既有一定广度，又有一定深度的知识能力素质，可用“T”型知识能力素质模式图表示(见高职教材p224图7一1)。这种“T”型素质模式的结构是：

符合具体职能要求的知识、能力、素质，是在理论学习和实践锻炼相结合后逐渐形成的。专业学习和秘书职业培训，能为秘书的知识、能力、素质奠定良好的基础，而要全面符合具体秘书工作图7—1岗位的职能要求，必须在实践活动中不断学习和锻炼。

客观实践活动是不断发展的，秘书具体的职能要求也是动态发展的。秘书应在工作实践中，遵循秘书知识、能力、素质与具体职能要求相适应的规律，根据所在组织的发展和领导工作辅助与服务的需要，不断增强和扩展其知识、能力、素质，使之动态地保持与客观要求相符的知识能力的广度和深度。

3.领导立意与秘书忠实、完整、准确表达相一致的写作规律 这一规律揭示了秘书公务写作所表达的是组织意图，即领导意图，所写作的各类文稿的立意应由代表组织意图的领导人提出。这就确定了写作的目的、中心、主题、观点、关键提法、重要内容等要素的规范性。只有不违背领导的立意，秘书草拟文稿的写作才能具有符合要求的基础。所谓“忠实、完整、准确表达”

一是指全面理解领导的立意，领会组织意图和领导意图，全面理解领导立意的前提、环境，要达到的目的、对象及其相关要素，这样才能忠实地表达和体现领导立意；

第 21 页 共 37 页

秘书学第八章 秘书工作规律与原则

二是要完整地把握领导的思路、全面地掌握有关材料，主次分明地针对有关问题，抓住本质和关键，实事求是地进行表达，这样才能使文稿符合“完整”的要求；

三是要在准确理解领导立意的基础上，准确把握要表达内容中各要素的关系和联系，准确有序地安排文稿的结构，准确规范地表达有关观点和提法，准确地选择相应的文种和遵从文种的写作规范，准确把握有关数据、材料，准确清晰地使用行文语言等，这就需要秘书具备良好的公务写作才能。

这一写作规律，揭示了秘书公务写作必须要在实事求是的基础上，将忠实于领导立意的原则性，与完整、准确表达的规范性和灵活性结合起来。忠实于领导立意并非照搬领导口述的所有语言，而是要把握领导授意的主旨和关键，并将领导一贯的思想、组织目标、上级精神、有关政策法规有机地统一起来；“完整准确表达”，需要将领导立意按领导的思路全面展开，层层分析，既需要规范地表达领导的原意，不加“水分”，不渗入个人意图；又要富有新意地构建有机联系的结构和忠实原意基础上的清晰、晓畅、具体、生动、明快、简洁、庄重的表达。在撰拟领导讲话稿时，还要符合领导人的个性特征。这就是秘书草拟公务文稿的客观要求，也是其关键、难点和价值之所在。

秘书在公务写作中，既不能像个人学术论文和文学创作那样围绕自己观点或感悟，根据自己的知识积累和生活积累，用逻辑推理或艺术手法自由发挥；也不能像录音机和记录那样照搬、照录全部原话。忠实表达领导立意的过程，实际上是对组织目标、领导意图、有关政

第 22 页 共 37 页

秘书学第八章 秘书工作规律与原则

策法规和针对的具体问题加深理解的过程，是对组织要表达的观点、内容具体、明确的表达并使之系统化并具有逻辑性的过程。

第三节 对立统一规律在秘书工作中的运用

对立统一规律揭示了事物与事物间普遍联系的实质和内容，揭示了事物发展变化的内在源泉。运用对立统一规律，有利于深入地认识秘书工作各要素的联系和关系，有利于正确理解和把握秘书工作的一般规律和特殊规律。遵循对立统一规律，正确处理秘书工作中各要素、各相关方面的联系和关系，在主辅配合、近身综合辅助的工作实务中就能提高工作效率，优化工作效果。 一、事务与政务

秘书的职能活动既要参与政务，又要处理事务。事务工作是经常的、大量的；参与政务是辅助性的，随机进行的，两者都有不可替代的作用。秘书若仅只能做一些事务性工作，就难以充分发挥其“参谋助手”的职能作用；若忽视事务工作，一则失去了参与政务的依据(办文、办会、办事过程中能够收集组织内外的大量信息)，二则失去了通过为领导服务向其提出参谋建议的机会，也就难以参与政务。由于秘书特殊的职能地位，其参与政务和掌管事务是紧密相联、不可分割的。从工作内容看，事务与政务是不同的职能，统一到秘书的职能活动中，就能全面地发挥其参谋助手的职能作用，也只有这样，两方面统一起来，才能算得上优秀的秘书人才。

第 23 页 共 37 页

秘书学第八章 秘书工作规律与原则

秘书通过辅助决策，提出参谋建议参与政务，一般是随机性的。在实际工作中，秘书与领导在一起工作，对领导的工作意图、工作内容、工作方式、工作态度和能力等都十分了解，同时也了解问题发生、发展的始末，这就有利于秘书随时发现问题，相机提出意见和建议，协助领导解决问题也就比较迅速，这就避免了搁臵或拖拉而使矛盾问题扩大化的现象。

秘书的这种随机参与效应，是由于其从掌管事务中获取大量信息，不仅了解领导的意图，而且了解实践中的问题和困难。这样，参与政务提出的建议和看法，就比较容易切合实际，比较容易被采纳实施。秘书的事务工作越做得有成效，越能取得领导的信任，同时也越能取得有价值的信息，参与政务，提出的参谋建议也就越有效。也就是说，秘书只有把参与政务与掌管事务统一联系起来，才能产生良好的随机参与效益。 二、被动与主动

从秘书服务于领导和组织管理工作的地位看，其工作是被动的。秘书必须根据领导工作和管理工作的需要，提供公务服务。但在具体的工作中，秘书必须根据组织运转发展的趋势，主动提供给领导各方面的公务服务，因此，这就有一个在被动中求主动的问题。 要处理好秘书活动中被动与主动的关系，必须在实际工作中，既要注重务实求真、准确地了解现状，又要注意分析各方面的变化和发展，把握住未来发展的态势、工作中具有一定的超前性。也就是说，要立足现状，着眼于未来的发展，既能搞好眼前的工作，又能顺应发

第 24 页 共 37 页