大型会议承办工作手册

大型会议承办工作手册

目 录

一、会议前组织工作准备： ........................................................................................................... 2

（一）会议的发起： ............................................................................................................... 2 （二）会议组织和机构： ....................................................................................................... 2 （三）会议分工和责任： ....................................................................................................... 2 二、会议承办主体流程： ............................................................................................................... 2

（一）会议前期工作： ........................................................................................................... 2

1参会客人的联系、函达及情况工作。 ........................................................................ 2 2参会资料的准备。 ........................................................................................................ 3 3会议场所的考察、落实工作。 .................................................................................... 3 4参会资料的制作落实工作。 ........................................................................................ 3 5参会物品的情况落实工作。 ........................................................................................ 3 6参会人员用车情况落实工作。 .................................................................................... 4 7财务预算整理，报公司领导审批。 ............................................................................ 4 8拟定参会客人的详细接待、安排计划。 .................................................................... 4 9会议现场的工作安排。 ................................................................................................ 4 10会议现场外工作安排。 .............................................................................................. 5 11公司人员的仪容仪表要求。 ...................................................................................... 5 （二）会议中工作： ............................................................................................................... 6

1检查工作。 .................................................................................................................... 6 2迎接工作。 .................................................................................................................... 6 3公司领导会面工作。 .................................................................................................... 7 4会场工作。 .................................................................................................................... 7 5散会后工作。 ................................................................................................................ 7 （三）会后工作： ................................................................................................................... 8

1送机、送站参会客户工作安排。 ................................................................................ 8 2宾馆门口迎送参会客人的安排。 ................................................................................ 8 3结账工作。 .................................................................................................................... 8 4联系参会客人平安到否工作。 .................................................................................... 8 5会后公司内部总结会。 ................................................................................................ 9 6会后资料的整理。 ........................................................................................................ 9 7制作参会人员名册。 .................................................................................................... 9 8资料、名册的存档与送达。 ........................................................................................ 9

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一、会议前组织工作准备：

（一）会议的发起：

由会议发起人在会议前七天，向公司主管领导提交要举办会议的目的、内容、时间、地点、要求等书面申请。 （二）会议组织和机构：

由公司领导层研究确定承办会议的组织机构，并明确会议的主责领导、组织机构和公司参加会议的人员。

会议组织机构一般设：总指挥、会务内勤组、会务外勤组、资料组。各组成员一般由会议主题相关单位派出，必要时在全公司选调，一经明确，除特殊情况，会议期间各组成员应以会议工作为第一首要工作。 （三）会议分工和责任：

由总指挥组织召开会议筹备工作分工会，明确各组职责和要求，指定各组负责人（组长），各组组长召开本组分工会，把每项工作落实到人。

二、会议承办主体流程：

（一）会议前期工作：

依照会议的整体流程对下列工作的进行落实，每天将各个小组工作情况及时准确的向会议总指挥汇报。

1参会客人的联系、函达及情况落实。

1．1参会客人的函文格式的起草、且提前五天函达给参会客人。 1．2会议前两天落实来参会客人情况。

1.2.1来客人数。 1.2.2来客身份。 1.2.3来客性别。

1.2.4重要客人的习俗。 1.2.5来客联系方式。

1.2.6参会来客的对方协调人。

按照来客身份整理顺序并正式报告会议总指挥。

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1．3会议前两天落实参会来客到达机场、车站的具体情况。

1.3.1乘坐飞机到达的班次、时间、人员。 1.3.2乘坐火车到达的的车次、时间、人员。 1.3.3乘坐班车到达的的终点站、时间、人员。 1.3.4有无自行开车来的人员情况。

按照来客到达时间整理顺序并正式报告会议总指挥。

1．4由会议总指挥指定专人负责和参会客人保持联络，落实路途情况且每半天

汇报给总指挥，重要参会客人需及时汇报。 2参会资料的准备。

2．1依据落实的来客情况，按照规定格式在会议前两天制作好秩序册（初稿）。 2．2依据会议内容在会议前三天起草完成开幕辞。 2．3依据会议安排在会议前三天起草完成各会议讲话。

2．4依据会议内容安排在会议前三天制作完成会议演示资料。

2．5依据会议内容在会议前三天准备完成产品相关资料（经内审、签署）。 2．6由会议总指挥组织人员对上述材料进行统筹和协调后，送公司相关领导、

部门审定。

2．7由会议资料组在规定的时间内完成上述定稿资料的统一制作。 3会议场所的考察、落实，并作出预算报告。

3．1依据会议规模要求，对预选的宾馆入住条件进行考察，并在会议前三天书

面汇报会议总指挥。

3．2依据 会议要求，对预选的会议场地进行考察，并在会议前三天书面汇报会

议总指挥。

3．3在考察预选的宾馆和预选的会议场地进行考察时对其服务情况进行落实。 3．4在考察预选的宾馆和预选的会议场地进行考察时对其周围环境进行考察。 3．5在考察预选的宾馆和预选的会议场地进行考察时对交通情况进行考察。 4参会资料的制作落实，并作出预算报告。 依据货比三家原则在会议前三天书面汇报： 4．1资料制作周期。 4．2资料制作样式。 4．3资料制作费用。

5参会物品的情况落实，并作出预算报告。 依据货比三家原则在会议前三天书面汇报： 5．1制作横幅样式、费用、时间。 5．2酒水、饮料等价格。

5．3参会客人礼品的样式、价格。

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5．4会议用品（文件袋、笔、软皮本）样式、价格。 5．5相应的发票情况。

6参会人员用车情况落实，并作出费用报告。 依照会议的日程安排，在会议前三天书面汇报： 6．1车型、车况。 6．2租用费用。

7进行财务预算整理，并报公司领导审批。

7．1由会议总指挥组织、评定各汇报的情况。

7．2由会议总指挥指定会议财务专人，对评定下来的情况进行财务预算整理。 7．3在会议前三天报公司领导审批。

7．4在公司领导评审通过后，由指定的专人和财务部协商及时领出会议专款。 7．5由会议总指挥制定会议财务用款制度。 8拟定参会客人的详细接待、安排计划。

在会议前两日，由会议总指挥组织会议，依照时间顺序对下面工作进行详细计划：

8．1参会客人及陪同人员住宿安排。 8．2参会客人餐饮安排。 8．3参会客人行程安排。 8．4会议结束后活动安排。

8．5会议前、中、后陪同人员的安排。 8．6参会客人的接站工作安排。 8．7会议期间与客人协调工作。 8．8突发事件应急处理工作、人员。 9会议现场的工作安排。

在会议前一日对下面工作完成，由会场工作负责人进行检查。并将结果及时汇总汇报给总指挥。

9．1参会客人、陪同人员、工作人员房间。

9.1.1所有房间内情况的落实。

9.1.2所有房间钥匙统一领取，并做出相应标示。 9.1.3制作好房间人员入住空表格。

9.1.4会议秩序册的送到参会客户房间。 9.1.5水果、鲜花的送到参会客户房间。 9．2会场的布置，会场内设备的调试。

9.2.1会场内座椅摆放整齐，布局合理。

9.2.2会场内横幅的悬挂整齐，标示粘贴牢固。

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