建设工程竣工档案编制标准资料

一、基本要求

1.建设工程电子档案成果须以DVD光盘形式提交。

2.卷内文件数量、页数必须和案卷清单、卷内文件清单数量一致。

3.一份多页文件应制作、转化为一个PDF文件，即每一份文件形成一个电子文件。 4.DWG图纸转换为JPEG、TIFF格式时，图纸与电子文件应一一对应，不允许一个电子文件对应多张图纸。

5.JPEG、TIFF文件尺寸必须与实际图纸的尺寸一致，即全尺寸文件。

6.提供工程每一个单体建筑物在德州市城建档案管理系统平台上的空间地理坐标数据。坐标文件以工程名称命名，格式为TXT（文本）文件，结构为：单体名称，横坐标值（X），纵坐标值（Y）。

二、格式要求

1.电子文件与纸质文件应内容、文件名、目录（编排）一致。 2.电子文件的存储应采用以下通用格式：

文件类别 文本文件 表格文件 扫描文件 图形文件 照片文件 影像文件 音频文件 格 式 PDF、XML、TXT PDF、XML、TXT TIFF、JPEG、PDF DWG、 PDF、SVG JPEG MPEG2、 MPEG4、AVI WAV、MP3 3.文件、图纸扫描分辨率均不低于300 dpi。

三、结构要求

1.电子档案结构的路径规则：

1级目录――――――工程名称文件夹； 2级目录――――――案卷名称文件夹； 3级目录――――――卷内文件。

2.电子文档结构：

3.电子档案目录命名。所有档案文件夹及卷内文件名称前均应添加序号，以便按顺序显示。

⑴工程文件夹命名。命名格式：序号+建设单位+工程名称；序号为档案资料整理时建设单位自编的顺序号，用两位阿拉拍数字表示，不足两位的，前面用0补齐；工程名称应与实际工程名称一致。例如：东海房地产开发有限公司香港城1号楼工程文件夹名称应为：01东海房地产开发有限公司香港城1号楼。

⑵案卷文件夹命名。命名格式：序号+案卷名称；案卷序号为该电子案卷在工程档案中的次序，用两位阿拉伯数字表示，不足两位的，前面用0补齐；案卷名称应与纸质案卷名称一致。例如：东海房地产开发有限公司香港城1号楼前期准备文件案卷，案卷序号01，文件夹名称：01东海房地产开发有限公司香港城1号楼前期准备文件。

⑶卷内文件命名。命名格式：临时档号-标题名。此标题名为卷内文件对应的卷内目录

标题名（注：此命名十分重要，出错会导致电子文件无法批量挂接至档案归档系统）。例如某卷内文件的临时档号为XGC-1-1-01，卷内文件目录标题名为“招投标文件”，该文件命名为“XGC-1-1-01-招投标文件”。

⑷封面、卷内目录、备考表。该三种电子文件包含了部分档案信息，需将3个文件合成为1个PDF文件，并在卷内目录中增加它对应的条目信息，其名称命名规则与普通卷内文件一致，为“临时档号-标题名”，此标题名固定为“封面、卷内目录、备考表”，例如：香港城某个案卷临时案卷号为XGC-1-1，卷内共有21个卷内文件，把“封面、卷内目录、备考表”作为第22个卷内文件，其临时档号为XGC-1-1-22，其命名为“XGC-1-1-22-封面、卷内目录、备考表”。

4.建设项目电子目录清单。移交的电子档案文件必须同时附录准确的电子目录清单，包括：工程目录、案卷目录、卷内文件目录，保存为1份包含此3个工作簿的XLS（excel）格式文件。

⑴工程目录（工程目录工作簿）

工程代号

XGC-1

东海房地产开发有限公司 香港城1号楼

XGC-2

工程名称 工程地址

建设单位

勘察单位

设计单位

监理单位

开工日期

完工日期

责任书编号

备注

XGC-3

⑵案卷目录（案卷目录工作簿）

工程代号

XGC-1

1

案卷号 临时档号

题名 责任者 总页数 文件件数

备注

东海房地产开发有限公司 香港城1号楼前期准备文件

XGC-2 XGC-3

⑶卷内文件目录（卷内文件目录工作簿）

工程代号

XGC-1 XGC-2

所属卷号 件号 临时档号

题名 页数 页次 责任者 拍摄时间

拍摄者 备注

XGC-3

注：工程目录、案卷目录、卷内文件目录，均为1个工作簿，三者组成1份excel电子目录。

（1）工程目录中填写所有工程，案卷目录中填写所有案卷，卷内文件目录中填写所有卷内文件，三者通过工程代号和临时档号字段体现层级从属结构，达到与电子文件存放结构的一致。

（2）声像文件目录与普通工程文件目录填写样式相同。普通工程文件目录不填写拍摄时间、拍摄者，声像文件目录不填写页数、页次。

四、工程代号及临时档号命名

1.工程代号。工程的唯一代号，命名规则： “工程名称汉语全拼首字母缩写－序号”，工程序号必须唯一，禁止序号重复。例如香港城项目，序号为1，工程代号：XGC-1。

2.案卷临时档号。案卷唯一代号，表示从属于哪一个项目，命名规则：“工程代号－案卷序号”；例如香港城项目第一卷：XGC-1-1。

3.卷内文件临时档号。卷内文件唯一代号，表示从属于哪一个项目中的哪一案卷，命名规则：“案卷临时档号－文件序号”，序号为两位阿拉拍数字，不足两位，前面补0；例如香港城项目第一卷第一个电子文件档号为：XGC-1-1-01。

注：以上未尽事项执行《建设工程文件归档规范》（GB/T 50328-2014）、《建设电子文件与电子档案管理规范》（（CJJ/T 117-2007）、《城建档案业务管理规范》（CJJ/T 158-2011）等相关规定。