酒店会议安排一览表

酒店会议安排一览表

１、出席人数 ?会议预计出席总人数 ２、日期

?□ 团队到会日期 ?□ 团队离会日期

?□ 最后订客数目确定期限 ３、住宿

?□ 大约所需客房数、包括单人间、双人间、套房 ?□ 与会者的客房入住价格

?□ 客房预订确认：与会代表房间、团队主席或主办机构秘书房间 ?□ 客房预订复印文件 ４、免费设施与套房 ?□ 会议接待室－价格

?□ 酒吧、小吃部等的开放时间及日期 ?□ 预订会议接待室客人的姓名、地址及电话 ?□ 检查房间、小费 ５、宾客

?□ 是否已邀请地方要人并收到回函

?□ 随邀请函赠送入场券

?□ 安排发言者及当地要人的交通往返 ?□ 是否提醒每位发言人做好发言准备 ?□ 安排迎接贵宾入场 ６、设备及设施

?□ 置于贵宾席上的专用便笺 ?□ 饭店提供的设备名单及使用价格

?□ 登记处、会议接待室、“非会议代表请勿入内”、旅行社、接待处等的标志 ?□ 照明设备－聚光灯、泛光灯、操作人员 ?□ 舞台－面积大小 ?□ 黑板、法兰绒板、磁板 ?□ 图表架及板架

?□ 有照明演讲台、演讲提示机、小木槌、响板 ?□ 扩音设备－麦克风，其型号及数量 ?□ 录音设备、操作人员

?□ 幻灯设备、灯光控制、操作人员 ?□ 特殊花卉及植物

?□ （已调好音调的）钢琴、风琴 ?□ 电唱机、唱片 ?□ 打印服务 ?□ 表演者化妆室 ?□ 停车及修车设施

?□ 装饰品－检验其是否符合消防要求

?□ 特殊设备

?□ 额外服务的总体价格协议书 ?□ 电话 ?□ 摄影师 ?□ 速记员

?□ 旗帜、横幅、标语 ?□ 广播及电视

?□ 实况转播及操作费用 ?□ 闭路电视 ７、会议

?（会议前检查事项） ?□ 提供会场平面示意图 ?□ 每次会议的正确日期和时间 ?□ 每一次的会议室：其租金数额 ?□ 会务筹委会总部

?□ 每次会议的座位总数、座次安排以及演讲桌

?□ 错开会议的时间安排，保证交通、包括电梯服务的顺畅 ?□ 演讲台－大小

?□ 每次会议所需的设备（按照设备与设施列表核对） ?□ 其他特殊要求（即将开会前核对以下事项） ?□ 确保会议室已开放并配备了工作人员 ?□ 座位已按要求摆放 ?□ 会场座位充足

?□ 制冷、加热糸统运转正常 ?□ 扩音设备正常运转、话筒齐备 ?□ 录音设备正常运转 ?□ 麦克风－数量、类型齐备 ?□ 演讲台就绪、照明设施良好 ?□ 小木槌、模具

?□ 讲台上水瓶、水、水杯 ?□ 与会者用水瓶、水、水杯 ?□ 入口处警卫执勤 ?□ 烟灰缸、衣架、火柴

?□ 投影仪、屏幕、支架就绪、放映员待命 ?□ 演讲提示机正常运转 ?□ 铅笔、笔记本、纸页

?□ 图表支架、板架、黑板及相关设施就绪 ?□ 钢琴、风琴 ?□ 标记、旗帜、横幅 ?□ 照明设施齐备 ?□ 特殊花卉、植物齐备 ?□ 其他特殊设施

?□ （若会议室不易找寻）指向标记齐备

?□ （若临时更改会议室）通知已在显要位置张贴 ?□ 速记员到会 ?□ 摄影师到会