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4.4.2 文件发放

文件批准后，由办公室编制文件持有人名单（须经管理者代表批准），办公室负责在发放文件上注明发放编号。发放文件时，需填写《文件发放、领用登记表》中签名并注日期。对需发放的非受控文件（如提供给顾客的文件，）也需管理者代表批准，并加盖蓝色“非受控章”。 4.4.3 办公室对外来文件应在收文登记后，识别其承办范围，在主管领导签批意见后，由办公室负责对其登记传阅或印制登记发放。办公室对外来文件的原件在传阅或复制后应及时归档。 4.4.4 施工图纸发放

经营计划部自顾客处取回图纸，由经营计划部相关人员接收并登记《文件发放、领用登记薄》盖红色受控章，根据施工中的人员配置情况，由经营计划部制定发放范围。发放时，接收人在《文件发放、领用登记薄》上签收。

4.4.5 因图纸数量不足而复印或另晒图纸，与从顾客处取回的图纸同样受控。持有人不可擅自复印图纸，确需复印时，须由经营计划部长同意，并对复印件编号，盖红色受控章，签收后方能发放。

4.4.6 各部门不得随意复印受控文件，如需复印时，向办公室主任提出申请，经批准后复印，由办公室作文件复印登记。

4.4.7 受控文件、资料如有丢失，持有人必须查找原因，填写《文件需求申请表》经办公室主任批准后方可补发。文件、资料补发时办公室必须重新编分发号，同时将丢失文件的分发号作废。

4.4.8 文件破损严重影响持有人使用时，应及时到办公室办理交旧换新

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手续，新文件的分发号仍沿用原文件分发号。破损文件由办公室销毁，并作记录。

4.4.9 公司各职能部室每年报一次《有效文件清单》，由办公室汇总，经管理者代表批准发布全段《有效文件清单》。在有效期内文件内容变更，各主管部门要及时通知使用单位，资料员应在清单中作出标识，并通知到文件持有人。

4.4.10 当部门撤销时，办公室应及时将部门的文件资料全部收回。 4.5 文件的保管

文件批准发布后，原件加盖红色“正本”标识章办公室归档管理。文件持有人应妥善保管文件，确保文件不丢失、不损坏、不失密。 4.6 文件的修改

4.6.1《质量手册》、程序文件、表格和工程技术文件等，需要修改时，由申请人填写《文件修订申请表》，管理者代表审批。

4.6.2 修改采用修改页方式，修改页由办公室在文件持有人范围内随文件发放，连同原文件一并作发放记录，文件的修改记载于修改页和文件内容中。由办公室向文件持有人发出《文件更改通知单》，进行更改。办公室填写《文件更改记录表》。

4.6.3 版本号从A开始，按英文字母顺序排列，《质量手册》、《程序文件》、《质量计划》、工程技术文件，表格等修改十次以上，或文件经过重大改动（如因组织机构较大变动等原因而改动文件），应采用新的版本号，重新印发。

4.6.4 对拟销毁的作废文件，办公室经生产副段长批准后，统一销毁,并

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填写《 销毁申请表》。 4.6.5 图纸修改

4.6.5.1 任何部门和个人不得在没有设计单位同意的情况下，修改设计图纸。设计修改的来源主要有以下几种：

a 设计变更文件，此文件由设计单位发出。 b 图纸会审中产生的设计修改。

4.6.5.2 由项目经理部依据图纸会审，将提出的图纸问题整理成《图纸会审记录》，按《建筑工程资料管理规程》 DBJ01-51-2003归档。 4.7 文件的作废

文件作废时，由管理者代表填写下发《作废文件通知单》各部门按通知要求及时收回全部作废文件，并在《文件发放、领用登记薄》上标识。对收回的作废文件中应按归档的相关规定，归档保留作废文件。 4.8 文件的借阅：查借阅人经批准后由办公室借出，并在《文件/记录查（借）阅登记表》上登记。

上述所有借阅文件均应在本单位内部指定地点阅读。不得抄录，不得复印。

4.9 办公室每半年对本程序的执行情况进行一次检查。并填写《 检查记录》。

5 相关文件

5.1 JTLJ-JCF/PD-02-B-2002《记录控制程序》 5.2 北京市《文件的管理办法》

5.3《国家现行施工验收规范、标准清单》

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6 质量记录

在实施本程序的过程中，应及时、真实、准确完成如下记录： 6.1 JTLJ-JCF/RD-4.2.3－01《有效文件清单》 6.2 JTLJ-JCF/RD-4.2.3－02《文件发放、领用登记簿》 6.3 JTLJ-JCF/RD-4.2.3－03《文件需求申请表》 6.4 JTLJ-JCF/RD-4.2.3－04《文件修订申请表》 6.5 JTLJ-JCF/RD-4.2.3－05《文件更改通知单》 6.6 JTLJ-JCF/RD-4.2.3－06《文件更改记录表》 6.7 JTLJ-JCF/RD-4.2.3－07《作废文件通知单》 6.8 JTLJ-JCF /RD-4.2.3－08《文件收文记录表》 JTLJ-JCF/RD-4.2.3－09《 检查记录》

JTLJ-JCF/RD-4.2.4－02《文件/记录查（借）阅登记表》 JTLJ-JCF/RD-4.2.4－03《 销毁申请表》