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江苏开放大学 形成性考核作业
学 号 2014130000111 姓 名 胡海亮
课程代码 110072
课程名称 办公室事务管理
评阅教师
第 一 次任务 共 四 次任务
江苏开放大学
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任务内容:
一、填空题
1.办公室是领导的耳目和左右手,指的是办公室的 领导的参谋和助手 作用。
2.外来办事人员,首先接触的是办公室工作人员,办公室人员的精神面貌、仪态仪表、语言表达、办事水平都代表着一个单位的形象,这指的是办公室的 窗口和门面作用 作用。 二、简答
1、简述办公室的定义。
思考提示:注意办公室含义的多重性。
通俗地讲,办公室就是人们办公的场所。但在实践过程中,办公室又表现为 多重含义。
1. 泛指一切办公场所,区别于教学用的教室、生产用的车间等。
它是以“白领”为典型代表的非体力劳动者从事工作的主要场所。这种场所
通常必须具有处理与工作相关的各种事务的功能,要有必要的办公家具、文件柜、书写文印设备、联络通信设备等,可以供人们在从事书写、接待、会谈、联络等工作时使用。
2. 某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所。 如:经理办公室、校长办公室等。
3. 国家机关、企事业单位、社会团体内辅助管理的综合办事机构。 如:××市人民政府办公室、××集团公司办公室等。主要是协助领导处理 本单位日常工作、为领导及整个组织提供辅助性或支持性工作。
4. 某种专门的独立机构。
如:××市××区征兵办公室、××市招生考试办公室等。
本课程所谈的办公室主要取第三种含义,即国家机关、企事业单位、社会团体内办理行政性综合事务的实现辅助管理功能的办公场所。
本课程侧重于企事业单位、街道社区的行政办公室,其办公人员主要是文秘类工作人员。 2、简述办公室事务的特点。
思考提示:要围绕四大特点做简要叙述。
办公室事务可谓是千头万绪,办公室的含义、地位和作用以及办公室工作内 容足以显现办公室事务的特征。
1. 服务性
办公室工作不仅服务于本单位领导、部门及本单位的全体人员,而且服务于与单位有关的单位和人员。服务的内容包括管理服务、信息服务,也包括生活服务与事务服务。因此,办公室工作人员要有服务意识,做到精细服务,注重细节,提高效率。
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2. 综合性
办公室事务的综合性主要表现在工作内容涉及单位的各部门,具有着部门之间信息传递、沟通、协调的职责,在处理事务时,必须对各方面的情况进行综合分析,统筹处理。 3.分散性
办公室事务的分散性,表现一:所处理的事务有办公室内部的,也有外部的,处理时难以统一。表现二:工作人员分散。
4.繁杂性
办公室事务涉及到上下左右、里里外外,千头万绪,纷繁复杂。有大事,也有小事;有务虚的,也有务实的;有综合的,也有单项的;有常规的,也有紧急的;有主要矛盾,也有次要矛盾。
三、论述题
谈谈对你对办公室是领导的耳目和左右手的认识。
思考提示:此题为论述题,一定要以教学资料中所总结出来的要点为基础,结合自己自身工作实际展开评述。
答:不论党政机关还是企业单位,都离不开办公室这一机构,办公室属于单位的主要行政部门之一,他的地位和作用是担负这承上启下、协调关系、联络各方、代表单位下发行政指令的任务。是一个单位工作的中枢和调度中心。工作的基本规则和要求是:按照单位主要负责人的指令安排部署一个时期的工作,并抓好贯彻落实督办,为领导当好参谋助手,为部门协调服务好。
一、要站得高,看得远
站得高,看得远是对办公室人员的政治要求。要求办公室人员必须有政治敏感性,善于从政治上观察问题和处理问题,提高参谋水平和当好助手的能力。那么,在实践中,怎样才算站得高、看得远呢?我认为就是要把工作放到大局中思考,增强政治意识;把工作放到党委、政府的总体要求和部署中思考,增强大局意识;把工作放到事业发展的历史进程中思考,增强责任意识。在三个意识中,政治意识是根本,大局意识是关键,责任意识是保障,所以要发挥好领导的参谋助手作用,必须要有坚定的政治方向,学会从政治的高度看形势,分析问题,认识问题,解决问题。
办公室人员除了站得高以外还必须看得远。这是由办公室的职能决定的,办公室工作随机性强,被动性大,所以办公室人员在具体的工作当中要善于超前谋划,工作不能等领导布置了才去做,要由被动服务,当“传声筒”、“录音机”,转到做好主动服务,成为贯彻领导意图的“变压器”、“高智能计算机”。可以说,办公室是实施决策的“总调度室”。办公室人员必须敢于胸为帅谋,准确理解、全面落实领导意图,抓好那些“牵一发而动全身”的大事要事。在领会精神、吃透上情、摸清下情的基础上,站在全局的高度积极主动地观察、协调、处理好方方面面的关系。
二、要谋得深,想得细
当参谋贵在“参”字上下功夫,在“谋”字上花力气,力求参到点子上,谋到关键处。因此,办公室人员在为领导出主意、献计策的时候,出的“主意”层次要深,献的计策要体现人民群众的根本利益,符合党和政府的根本宗旨,“谋划”要精细,符合社会发展规律。
谋得深,想得细,是对办公室人员的业务要求。当参谋和助手要有过得硬的业务能力和水平,工作上要有所作为。要达到这个要求,一是要有较高的政治业务素质和政策理论水平。办公室人员是“兵头将尾”,身处兵位却要常常处在将的位置分析问题,处置问题,所以办公室人
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员必须勤奋学习,与时俱进,否则就会被淘汰。二是要有较高的思维层次和思维方式。当参谋做助手,是为领导服务的。因此要求办公室人员必须懂得现代领导管理科学,确立符合现代社会发展的思维方式,从领导的角度思考问题,想领导之所想,急领导之所急,议领导之所思,积极进行高层次思维实践。按领导的思维方式,把工作与党委、政府的中心工作、与领导抓的重点工作结合起来,才能开创办公室工作新局面。三是要注重工作细节。办公室人员在议大事的同时还要着眼细节,把平凡的工作做精彩,要积小事为大事,积小成为大成。一言以蔽之,就是要树立“细节决定成败”的理念,要大处着手,小处着眼,工作上才能游刃有余、百战百胜。 三、要会团结、能办事
办公室工作千头万绪、事无巨细,大到贯彻上级方针政策、起草领导讲话、处理外界关系,小到端茶倒水、打扫卫生,这些事有时仅仅靠一个人很难圆满完成,这就要求办公室人员必须会主动团结人,团结不同性格类型的同事,要心胸宽广,心能容人,这样工作上才能形成合力,同时必须有无私奉献的精神,没有这两点是难以胜任办公室工作的。办公室工作人员最忌争功诿过、私而忘公。办公室工作最大的规律就是“无规律”,一年到头忙忙碌碌,有时还要加班加点连轴转,不显山、不露水,但办公室人员要始终认识自己的工作和价值,甘当不为名利的“小草”、乐于奉献的“蜜蜂”、恪尽职守的“螺丝钉”。任何时候都要做到召之即来、来之能战、战之必胜。 办公室人员团结起来以后就要办实事。“办公室工作无小事”,上要落实领导意图,下要服务基层和其它部门,每一项工作都来不得半点马虎,每一项工作都必须做好,该你做的没有做好,就是失职,不该做的你做了,就是添乱,所以办公室人员不仅要办实事,而且要会办事办成事,这是办公室人员的价值所在。 四、要靠得住,信得过
办公室人员参谋助手作用的发挥,与领导者对办公室人员的信赖程度成正比关系。领导对办公室人员的信赖程度越高,对工作人员激励越大,办公室人员参谋助手的积极性越高,参谋助手作用就会发挥得越好,领导对办公室人员参谋建议的采纳率越高。反之,办公室人员与领导关系紧张,相互之间缺乏信任感和安全感,在这样的压力下,办公室人员很难向领导提出有价值的参谋建议,“能参善谋”也会变成“多嘴多舌”。因此,要发挥办公室人员的参谋助手作用必须赢得领导的信任。“信不足焉,有不信焉”,要获得领导的信任,首先要注重自身品德修养,说实话,办实事,不欺上瞒下、狐假虎威,做诚实守信之人,以人品赢取信任;其次要提高能力和办事效率,能提出好的建议并按时优质完成各项工作任务。
三、 选择一个中等规模的企业或街道、社区作为调研对象,了解办公室人员组成结构、办公室各类人员的职责和具体工作内容(重点文秘类工作人员)、办公室人员一天的工作、最难办的事如何处理的(举例)、工作感想。 成果形式:写成调查报告
思考提示:一定要做简单调查后,再形成文字报告。
社区办公室人员一般有5到9人组成,成员有村支部书记、副书记、主任、会计、妇女主任、民兵营长、大学生村官及文员。各类人员的职责如下: 村支部书记:负责村社区的全面工作
村支部副书记:协助书记负责村社区的全面工作 主任:负责村建设、生产及社员矛盾纠纷调解工作 会计:负责村业务、账册管理及资金结算工作 妇女主任:负责计划生育及组织全村妇女检查工作 民兵营长:负责征兵及村治安工作
大学生村官:跟主任学习各项工作并记录,定期向支部书记汇报工作
文员:负责记录每天村办公室各项事宜,接受文件及处理文件以及村会议的文稿,各项宣传教育工作。
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