对外贸易函电简要

对外贸易函电简要

一、商务信函的基础知识

（一）商务信函的特点和原则 Features & Principles

商务信函是商务活动中企业与企业之间沟通信息的重要工具，它不仅具有一般信函的特点，同时又与商务活动密切相关，里面会用到一些商务术语，另外在内容和结构方面又和普通信函存在明显的不同。因此，撰写人必须充分注意归集商务活动对于商务信函的特殊要求。目前，商务信函一般遵循“五C原则”（Five C’s Principles），即Correct（正确）、Clear（清楚）、Concise（简洁）、Complete（完整）、Courteous（礼貌）。

1、Correct（正确）

一封商务信函在各个方面应该都是正确的，包括格式、语法、拼写、术语应用等等。错误的内容不仅会造成双方的误解，导致贸易纠纷，还会给公司形象带来不良影响，伤害公司信誉。 举例说明常见的不规范

错误：Dear sirs, 正确：Dear Sirs,

错误：No.213, Mayland Road,London,U.K. 正确：213 Mayland Road,London,U.K 错误：This goods is high.

正确：This article(item) is high in price.

错误：We are satisfied with the quality of the goods you shipped to us. 正确：We are satisfied with the quality of your shipment. 错误：We shall deduct this amount from your acount.\\ 正确：We shall debit your account with this amount.

2、Clear（清楚）

商务函电所述问题务必清楚明白，不可令人产生误解，句子不能带有歧义，否则会带来严重后果。在实务工作中，由于函电导致的纠纷屡见不鲜。常见例子如下：

歧义：We have accepted your proposal in your last letter.

清楚：We have accepted your proposal in your letter dated May 3rd.

歧义：We are gald to tell you that we have shipped your order.

清楚：We are glad to tell you that we have shipped the goods as per your order No.231.

歧义：The credit will remain valid until the end of this month. 清楚：The credir will remain valid until May 31st,2008.

3、Concise （简洁）

商务函电所述问题要直截了当。简明扼要，避免拐弯抹角，负责会给人一种啰嗦的感觉，也会造成误会，使对方不能明白你的本意。

4、Complete（完整）

函电中要把需要说明的事件全面交代清楚、叙述问题有始有终，切忌有头无尾。一个问题说明之后，与此相关的问题最好也能做出相应说明，减少双方来回确认的次数，提高效率。

原句：Your order for 500 m/ts Soda Ash has been shipped on board the vessel s.s.”Victoria” on July 5th.

修改：Your order for 500 m/ts Soda Ash has been shipped on board the vessel s.s. “Victoria” on July 5th under B/L no.xxxxxxxxxx. The said vessel is to leave for destination on July 8th and will arrive on July 25th.

5、Courteous（礼貌）

礼貌是商务函电的重要特征，对于增进买卖双方的感情、实现预期目的具有非常积极的作用。我们来比较一下下面几组句子在语气上的不同：

不礼貌：You are requested to ship our order without any delay.

礼貌：Your prompt shipment of our order will be highly appreciated.

不礼貌：We insist on your immediate payment.

礼貌：We are counting on receiving your remittance soon.

除了上面介绍的几个原则之外，撰写商务信函是还有一些小问题需要加以注意：

1、 尽量多使用第二人称，就是所谓的”You Attitude”。第二人称会让对方感觉你时时把对方

放在第一位，对于增进双方的关系大有帮助。

使用第一人称：We have dispatched your order yesterday. 使用第二人称：Your order has been dispatched yesterday.

使用第一人称：We are looking forward to your early reply. 使用第二人称：Your prompt answer will be appreciated.

2、 尽量使用积极的口气，能让人产生信心，化解不满意的事情，淡化一些不愉快的问题。

消极：We are sorry to inform you that we cannot ship your order because we have not received your L/C.

积极：We shall be glad to ship your order upon receipt of your L/C.

消极：We are sorry that we have delayed the shipment of your order.

积极：We sincerely hope that this delay have not inconvenienced you too much.

(二)格式和结构

1、 一般商务信函的基本格式

实务中常用的信函格式主要采用两种，一种叫做平头式(FULL BLOCK FORM)，另一种叫缩行式(INDENTED FORM)。

（1）平头式（FULL BLOCK FORM）

这种格式要求所有内容在开头时第一个字母都要紧靠左边第一格，没有空格。这种格式最常用在英国以及英联邦国家，但是现在也越来越多地被使用。

（2）缩行式(INDENTED FORM)

缩行式是被广泛采用的信函格式，要求信函的题目居中，每段开头第一格字母前必须有空格，落款写在正文的右下方等等。但是需要注意的是，地址部分一般还是采取平头式书写。

举例如下：

The Purchasing Manager ABC company

222 Hightower Boulevard, Prince Town U.S.A.

June 28, 2008 Tianjin,China

Dear Sirs,

SUBJECT: Supply of Various Chemicals

We would like to introduce our corporation as the largest trading company in the field of chemicals throughout China.

We come to know that you are now purchasing XXXX from China. We take the liberty to see whether there is some business possibility between us.

Please let us have your specific inquiry so that we could give you our quotation.

Your prompt and favorable reply will be highly appreciated.

Very truly yours,

(Signature)

2、 常用函电的格式（传真和E-MAIL）

由于现代办公用品的广泛应用以及互联网的普及，商务函电更多的采取传真和电子邮件的方式进行传递，实务中函电也就自然带有上述两种方式的特点，传统的函电格式被简化。

一般来说，一个公司对外发出的传真都是打印在格式相对固定的传真纸上对外发出，所以一般来说信头部分可以省略，只要列明双方的传真号码，信函内容基本和上面提到的格式相同。此外，E-Mail 目前被更加广泛的应用，具有快速、简单、节省费用等一系列优点，我们要注意的是，在使用E-Mail的时候，一定要写明事件标题，这对我们每天大量处理来往邮件的过程中能够清晰明了，在查询的时候也会简单的多。

3、 商务函电的结构 (Layout of Business Letters)

商务函电的格式可以各自不同，但它们在内容结构上大体是一样的。主要构成部分简单介绍一下：

（1） 信头 Letter Head

信头指信纸的顶端上部印有公司名称、地址、电话、传真、E-mail等内容的地方。 SINOCHEM TIANJIN CORPORATION 58 NANJING ROAD, TIANJIN 300042, P.R.CHINA TEL:+86-22-23146216 FAX:+86-22-23146215 E-MAIL: chemicals@sinochem.com (2) 日期 Date

一般日期表在函电的右上方。格式分为两种，一种是英国式，比如25th October, 2007；另一种是美国式，比如October 25, 2007。写信是可以考虑不同的收信人分别使用。

(3) 参考号 Reference No.

我们可以看到，一般国外来函中大都列明一个参考号，以备查。我们现在很少列明参考号，一旦出现问题，来往函电的连续性就会被打折扣，所以要特别注意。现在，我们可以使用订单号、合同号、发票号等等作为参考号，既实用又方便。