浅析高校校友档案建设及开发研究

师谭千秋，在地动山摇来临之际，用身躯保护了来不及跑出教室的学生，却奉献出自己宝贵的生命，他舍己为人的精神感动了全国人民。由于地震损毁严重，谭千秋详细的个人资料无法找到，湖南大学档案馆及时公布了谭千秋校友在校期间的学籍资料、照片等珍贵档案资料，为中央电视台等各大媒体宣扬报道英雄事迹提供唯一渠道，为人民群众学习英雄事迹提供可靠依据，后来撰写书籍《大爱千秋》电影《最后一课》等也都借鉴了湖南大学档案馆的校友档案。[3]可见，珍藏校友档案浓缩了校友一生的各个方面，便于后人了解、师承、创新。 3 高校校友档案开发研究

随着信息技术的快速发展和数字化办公融入传统档案工作，高校校友档案面临新的机遇和挑战，让档案的收集和利用更便捷、更准确、更完善成为中心课题。

建立校友的专门网站，以为广大校友提供优质服务为目标，摆脱传统部门网站以单纯文字介绍、图片展示为主的模式，着重设计以互动为主要模块，增加bbs留言、联系我们等模块，公布各部门主要负责人、办公电话和邮箱，及时、耐心回复各地校友的咨询，解答疑问，凭借网站，与国外高校合作，提供快捷的外籍校友档案资源查询服务。在网站制作多媒体宣传片，介绍校友档案的发展历程、深远影响；优秀校友的事迹和成就；校友档案收集、利用的注意事项，以及归档与业务办理流程图等，进一步探索、发掘校友档案资

源的潜力。

开发校友信息资源管理系统，实现了档案归档的数字化、网络化，院系兼职档案员通过系统整理各院系校友的详细名单和信息，检查完毕，上传至档案馆系统中，由档案馆工作人员在系统中完成收集、整理、编号、入库等工作。这些工作完全是在管理系统这个平台实现的，使纸质版档案逐渐向电子版档案过渡，是档案工作的变革和进步。同时，校友也可通过系统注册个人信息，成为档案馆会员，输入用户名和密码，即可查询档案馆中存档的自己的录取、成绩、奖惩、毕业、照片等相关档案，也可输入关键字、词，查询某届、某年级、某专业同学的相关档案信息。校友信息资源管理系统开发利用，实现资源的合理配置，简化传统的纯手工操作，提高工作效率。

总而言之，高校校友档案建设造福当今泽被后代，不仅为母校的茁壮成长做出贡献，也为校友的事业进步提供档案支撑。同时，任重而道远，数字化档案资源潜力无穷，需要进一步探索、开拓、创新，使校友档案的宣传，收集、利用更加灵活性、多样性，丰富性。 参考文献：

[1]胡艳娥.高校校友资源的开发与管理浅析[j].理工高教研究， 2009，28(5):78-80.

[2]付杰.档案利用工作存在的问题与对策[j].兰台世界，2005(3):28-29.

[3]王婷婷.高校校友档案价值与建设新探[j].兰台世界，2010(11):54.

[4]舒惠.高校校友档案的建立与利用研究[j].兰台世界，2007(5):48.

作者简介：王文越（1983-），女，山东青岛人，中国海洋大学档案馆助理馆员，主要研究方向：档案管理，档案信息化建设。王文佳（1983-），女，山东青岛人，青岛工学院讲师，主要研究方向：艺术设计。