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行政文员工作程序指引
1. 文员从总经办签领合约(房屋租赁合同、二手房买卖合同、临时租赁合同、佣金承诺书(买/
卖)、资金监管协议、中介服务协议(客户)、中介服务协议(业主)、独家代理委托书、成交报告等)。 注意事项:
? 文员到总经办领用合同时,必须用正楷字在《格式合约领用登记表》上签名,要核对清楚
合同编号及分行代码。如发现因登记错误导致的合同管理混乱,将追究相关人员责任。 ? 新开分行,文员在领用合同时应向合同领用管理人员说明情况,需持《进场通知书》复印
件给总经办,并领取一整套合同。
? 领取合同时要仔细检查合同是否完整,编号是否错乱。
2. 按分行为单位领用《二手房买卖合同》、《房屋租赁合同》、《临时租赁合同》、《佣金承诺书(买
/卖)》。文员从公司领回以上合同后,负责将整本合同编号录入到《领用登记表》中,并打印出合同《领用登记表》以备领用合约时使用。 注意事项: ?
领用合同时需遵照各类合同的领用原则规定,每位经理限领5份使用,不得自行要求额外的份数,并打印一份业务员领用登记表交经理,方便其给业务员领取合同时作登记。 ?
分行行政文员每日下班前必须与分行经理核对合同使用情况,并填写《每日交接表》交文员及经理双方签字确认。 ?
对于单边合同或已签待落实合同,可存放于经理处,待写好成交报告后将所有相关资料原件交文员处保管。
3. 业务员领用各类合同必须在《领用登记表》上签名,由分行经理或分行行政文员核实业务员所
做登记是否相符,并在复核人一栏签名确认后业务员方可领用。未入职员工不得领用合约,必须由分行经理或已入职同事代领。
4. 业务员所领用的合同在当天下班前务必归还给分行行政文员或分行经理。如成交已签约的,在
《领用登记表》上注明该合同已签,成交报告等配套资料的编号也需注明其后;如该合同作废,需将合同原件收回后,在备注栏标注作废;如该合同还需再使用,则标注使用中。交回的合同由分行行政文员保管。
5. 每一张单(限同物业、同业主、同客户)只能对应一份合同,不能出现一张单共同使用两份或
两份以上合同(房屋租赁合同或二手房买卖合同等)的情况。
6. 业务员因特殊情况当天不能交回合同原件的,必须经分行经理同意,当天把合同交到分行经理
处,同时分行经理在《领用登记表》签名确认并告之文员,期间发生问题由分行经理承担责任。 7. 存放在分行经理处的已签单边的合同要求在当天归还给文员,如当天仍未能归还,文员必须提
醒分行经理再次签名确认(可在合同领用登记表“备注”栏由经理签名确认,并签署日期)。如仍需继续使用,则之后每隔1天提醒分行经理签名确认。文员在每1日之后没有提醒签名并不做跟进,发生问题由文员承担责任;分行经理签名确认后,发生问题由分行经理承担责任。
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8. 合同互借制度:①由分行经理经手将合同外借给其他分行的,借出与借入分行的分行行政文员
及分行经理均须签字确认;由分行行政文员经手将合同外借给其他分行,借出分行行政文员与借入分行行政文员、分行经理须签字确认。②自合同借出之日起三天内,借出分行行政文员须将双方分行的签字确认件传真至总经办备案。③合同签订或收佣后,借入分行行政文员要及时对佣并需及时把该合同情况告知借出分行行政文员,借出分行行政文员有义务跟进、督促。 9. 整本合同使用完毕后,文员交总经办核销并领取新合同(所有合同均由领用分行负责核销)。
核销时,分行行政文员需编制《核销记录表》,详细登记“已使用”及“作废”的情况,作废合同需在合同原件上注明作废,并在盖章处划叉。文员核销合同时,可直接带作废的合同原件及《核销记录表》前往总经办。总经办负责人当场核对作废合同无误后,(与合同管理系统核对,待已成交合同均导入系统后)签名确定并派发一本新合同。
10. 作废合同:如业主与客户双方均已签字,分行不得自行作废,须提交至法律部跟进,待法律部
确认无误后,在合同原件上签字确认,方可作废该合同;如果合同只签业主方或客户方其中一方,需要作废,则由主单人告知其分行经理,由分行经理在合同原件上标记“作废”。分行行政文员及业务员不得自行在合同原件上标记“作废”字样。
11. 《中介服务协议书(客户)》、《中介服务协议书(业主)》、《独家代理委托书》等由文员、经理
负责保管和签发,已使用的由文员按类存档于分行,无需上交公司核销,业务员领用需在《领用登记表》上签名,由文员或经理复核。
二、合同、收据、发票管理规定
1. 业务员签署的所有合同必须由分行经理负责审核。合同的领用及日常管理由分行行政文员负责,
但分行行政文员请假、休假、回总部开会及外出活动等不在分行的情况下,由分行经理负责管理及跟踪。
2. 分行经理、分行行政文员必须每日做好各类合约、收据、发票的交接工作。文员每天下班前须
检查分行各组的合同、收据、发票的使用情况,并在《每日交接表》上做好登记由分行经理签名确认,期间发生问题由分行经理承担责任。文员上班后,再次检查合同、收据、发票的使用情况,检查无误后由文员签名确认。
3. 房屋租赁合约、二手房买卖合约、临时租赁合约、资金监管协议、佣金支付承诺书、定金收据、发票如有遗失,必须第一时间上报公司并在报纸上刊登遗失声明(如合约类遗失,分行行政文员找遗失当事人收取登报费用,交由总经办负责刊登遗失声明),须注明合同类别、编号,定金收据或发票号码,交报社以公司名义刊登遗失声明,声明该合同、定金收据或发票作废。除刊登费用由责任人自行负责外,还将对其进行相应的处罚,具体措施如下: ?
经查明是由于分行行政文员对合同、定金收据、发票没有进行登记、检查、跟进而造成的遗失,属于分行行政文员工作失职,除批评教育外,对其发通报批评至公司平台,并扣取当月职务工资300元/份(按遗失份数计),并直接影响其晋升机会,三次(含)(即
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遗失合同达三份)以上需重新过试用期。 ?
经查明是由于分行经理对合同、定金收据、发票没有进行登记、检查、跟进而造成的遗失,属于分行经理工作失职,对其发通报批评至公司平台,并扣取当月职务工资300元/份(按遗失份数计),三次(含)(即遗失合同达三份)以上需重新过试用期。 ?
经查明是由于业务员没有责任心及工作疏忽造成的合同、定金收据、发票遗失,对其发警告信,并扣取当月职务工资300元/份(按遗失份数计),三次(含)(即遗失合同达三份)以上需重新过试用期。 ?
注:如因其它特殊原因(非人为控制)造成的合同、定金收据、发票遗失,则免予处罚。其刊登遗失声明的费用由公司负责。
4. 开出定金收据收取的款项必须按公司规定存入指定账号,录入代收代付系统。严禁用外用收据
收取公司代收的款项(业主全权委托我司收取的租金除外)或佣金。如发现有上述不规范的情况,文员必须第一时间上报公司(行政部、区经及以上级别),若分行行政文员发现问题不及时上报,必须承担相应的责任。
? 如分行经理不遵守公司规定违规操作的,属于分行经理工作失职,由此引发的后果由分
行经理自行承担;并对其发警告信并通报全公司,三次以上需重新过试用期。
? 分行行政文员发现开具收据不规范的情况而不上报者,属分行行政文员工作失职,除批
评教育外,对其发通报批评且年终考核扣除2分,三次以上需重新过试用期。
工作流程:
A.正常合同领用程序指引:
→ 回分行后在电脑里作该合同编号明细表 → 业务员/分行经理领用合同
并在合同领用表相对应处登记签名 → 分行经理或文员复核签名 → 文员每日检查各类合约领用登记表是否登记或是否归还等 → 领合同当天必须交回合同到文员(如不能及时交回,需由分行经理签名确认写明原因) → 文员做好已交合同的跟进和登记工作
文员到总经办领合同
B.到总经办再次领新合同程序指引:
分行行政文员带作废的合同及《核销记录表》前往总经办当场核对签收(作废合同可随时上交总经办)
→ 总经办签收后(文员需留总经办合同管理人签收的核销记录表) → 总经办会根据财务部把成交的合同均导入合同系统及文员提交上来的作废合同,确认整本是全部核销的,方可领用新合同。 →
行政主任也会到地铺检查和核对。
三、收据、发票
1. 分行定金收据(代收款收据)按组别申请,并由各组经理保管,文员负责每日检查收据的开具
情况,并协助分行经理将款项存入公司指定账号,录入代收代付系统,确认跟进款项是否到帐。 2. 公司外用收据(收款收据)按组别申请,并由各组经理保管,文员负责每日检查收据的开具情
况,并协助分行经理跟进款项的支出情况。
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3. 分行发票按分行为单位领用,每天交接时由其中一个组的经理签收,各组经理必须相互协助,
共同承担起佣金发票的管理责任。
三、成交报告的领用、管理及报数
1、 成交报告由公司编号统一印刷,不得作废,凡是有涂改的需分行经理签字确认,解除合同的则需将
成交报告及所有相关资料原件交财务部; 2、 分行行政文员去总经办领取成交报告并登记;
3、 业务员填写完成交报告签字后交经理,由分行经理仔细审查成交报告填写是否清楚、正确,特别注
意审核物业名称、成交金额、拆分比例及金额明细等等,审查无误后签字将成交报告连同合同原件交分行行政文员签名(分行行政文员也需再核对一次再签名);
4、 每天早上10:00前传真前一天的《成交报告》及合同到前台文员处报数,之后将成交报告及合同(原
件、复印件)存放好以备对佣时使用;
5、 由前台文员按照分行传真的成交报告制作三级市场每日业绩表,做好业绩后上传至公司三级市场住
宅平台,由分行经理自行选择是否需要打印及张贴出来;
6、 每日业绩表由分行行政文员负责打印,但分行行政文员请假、休假、回总部开会及外出活动等不在
分行的情况下,由分行经理视情况再打印; 注:
1)文员可按照各区实际情况通知经理及业务员直接登陆住宅部平台查看业绩表
2)未入职的员工不得报业绩,未入职员工报业绩需挂数给已入职员工,待该员工入职,再还数或拆数等。
工作流程:
去总经办领取本区域成交报告 → 业务员填写并由经理审核签名 → 分行行政文员审查后签名→ 传真给前台文员做每日业绩表 → 将成交报告及合同存放好以备对佣 → 打印每日业绩表 → (领用成交报告必须是入职员工,领用时文员应让员工做好领用登记)
四、成交报告对佣
1、 业务员收到佣金,由文员或分行经理开出发票,发票不能有涂改或模糊情况; 2、 收到佣金后由分行经理或分行行政文员存入公司指定账户;
3、 连同存款单原件、发票的第三、四联、成交报告(原件及复印件各一份)、合同(原件)、佣金支付
承诺书、资金监管协议到财务部董杰处对佣;
4、 如佣金在代收代付系统中扣除,需在系统中作佣金结转,并将相关佣金发票号码录入。
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