QPADMIN001华润置地（上海）有限公司行政管理制度范本v

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QPADMIN001华润置地(上海)有限公司行政管理

制度范本v

版本号: 1.0 签发人:

华润置地(上海)有限公司行政管理制度 1目的:

为了提高公司行政管理效率,保证公司日常运作的高效、安全,加强行政管理工作的综合职能和服务职能。

2范围:

本制度适用于华润置地(上海)有限公司。 3人事行政部工作职责:

3.1在公司总经理领导下工作,认真做好写字楼日常管理工作。 3.2负责公司的文秘工作,包括文件制发、公文呈转、文书档案、印鉴管理、会议组织、接待及取送信函物件等事宜。

3.3统一购置、分发办公用品;负责固定资产报批、购置、清点和管理;做好写字楼绿化、饮用水的管理。

3.4负责电话申请安装、接转,电话、传真机、复印机的维修、养护及费用结算等事宜。

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3.5负责集团公司人员的日常接待、住宿安排、机票及车船票的预订工作。

3.6负责公司业务招待的酒店预订、车辆安排工作;

3.7负责公司的总务及后勤保障工作。配合并推动有关部门的日常管理。

3.8负责写字楼的防火、防盗、安全保卫、清洁卫生工作。 3.9负责员工午餐费用结算工作。

3.10负责公司车辆保养、年检、养路费及车船使用税的交纳、驾驶员的安全学习与管理;负责车辆损坏及肇事的保险理赔工作。

3.11按照公司车辆使用的有关规定保障公司领导、各部门用车要求。

3.12确保公司在办公用品、固定资产采购及酒店、车船票、机票预订等各项开支方面,保持成本领先。

4公文管理: 4.1文档编号格式

公司的文档均采用如下格式予以编号:A/B/C/D

A表示对文档的分类:日常工作用CRLSH表示,项目收发文须注明项目名称(如:董家渡DJD)

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B表示发文的部门:行政代码为“1”,财务代码为“2”,设计部代码为“3”,市场部代码为“4”,合约部代码为“5”,经营部代码为“6”,工程代码为“7”,新增部门以此类推。

C表示部门下属子目录:采用两位数字代码:(01、02、03、04、05、06、07、08……99)各部门可根据公司的规定以合理分类使用,一般情况下部门规章制度代码为“01”,会议纪要代码为“02”,公司的通知、通告、决定代码为“03”,政府所发相关文件代码为“04”,集团相关文件代码为“05”,致政府机关的信函代码为“06”,公司签定的合同代码为“07”,部门工作计划代码为“08”,部门的各种请示报告代码为“09”,公司法律文件代码为“10”,公司财产资料代码为“11”,其他代码为“99”;预留“12-30”的代码编号由公司统一分类使用,各部门可从“31-98”的代码自行选择分类,但每个分类编号一经使用,需到行政部备案登记。

D表示流水号以四位数计如“0001、0002”等,此号为大流水号不因部门而重复。如果是发文可在流水号前标示撰文人简称。

举例:

1、董家渡项目指挥部发来的关于办理申请拆迁许可的文,是我们的第二十三个需要收编的文,则编号为DJD/1/04/0023

2、芮洁写的关于公司注册资料的函,发到集团,是我们的第一百个需要收编的文则编号为CRLSH/1/05/RJ0100

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4.2收文

4.2.1收文办理程序包括签收、编号、登记、分发、批办、承办、传递、催办、查办、立卷、归档、销毁。

4.2.2部门来文,人事行政部刻制一个收文专用章,所有收文均由行政部秘书统一登记编号加盖收文专用章,经行

政部经理签署拟办意见后,放入相应的传阅文件夹送有关人员、部门批阅。

4.2.3根据阅批范围,由行政部负责送阅及催办。公司领导及各相关部门对文件应及时阅看并签字,之后应退回行政

部,不得自行传递,以防丢失和延时误事。

4.2.4来文处理必须做到及时、准确、安全,必须严格执行保密原则和有关保密的规定,确保公司商业秘密的安全。

4.2.5各有关部门对公司领导已批示的公文要及时处理,或复印一份留存办理,但需将处理意见或结果标注于收文

签上,并将原件退回行政部归档备案。

4.2.6传阅文件,请阅后签名并注明阅文日期,不得以圈阅代替签名。

4.2.7经有关人员带回的发给公司的公文及有关会议文件,应统一交行政部登记、传阅、归档。

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