浅谈秘书的角色意识及其培养

2 0 0 4年9月 佳木斯大学社会科学学报 Sep., 2004

第22卷第5期 JOURNAL OF SOCIAL SCIENCE OF JIAMUSI UNIVERSITY Vol.22 No.5 ①

浅谈秘书的角色意识及其培养 崔永江

(佳木斯大学校务办公室,黑龙江佳木斯154007)

[摘 要]作为在政府机关工作的秘书人员,要真正的为领导做好政务性、事务性服务,就要弄清自己的社会角色和分工,努

力培养和强化正确的角色意识,这样才能明确职责和任务,顺利完成领导交给的各项工作,更好的为领导提供各种服务。了解秘

书的角色意识及其培养,对于加深秘书对自身的认识和开发其潜能,改善机关工作作风,提高办公效率,都具有很大的现实意义。 [关键词]秘书;角色意识;培养

[中图分类号]C931.46 [文献标识码]A [文章编号]1007-9882(2004)05-0151-01 作为在政府机关工作的秘书人员,要真正的为领导做好 政务性、事务性服务,就要弄清自己的社会角色和分工,努力 培养和强化正确的角色意识,这样才能明确职责和任务,顺利 完成领导交给的各项工作,更好的为领导提供各种服务。了解 秘书的角色意识及其培养,对于加深秘书对自身的认识和开 发其潜能,改善机关工作作风,提高办公效率,都具有很大的 现实意义。

一、秘书在领导活动中担任的角色

秘书是为领导服务的,为领导服务是秘书第一位的基本

职能,秘书活动都是围绕领导活动展开的,领导的活动涉及到 哪里,秘书的活动范围就要扩大或延伸到哪里,领导活动规定 了秘书活动的基本范围和行动指向,这就决定了秘书人员的 从属性与辅助地位,在决策过程中秘书是重要的参与者,而不 是决策者。因此,秘书人员在工作中,一定要清醒的认识自己 所处的位置,对自己有一个全面的认识,不能超越职权范围自 作主张,自行其事,在工作中要不断的规范自己的言行,使自 己的言行始终符合秘书的身份和地位。概括地说,秘书的基本 角色是领导的助手,基本职责和作用是协助领导开展活动,为 领导作好参谋。然而,秘书工作的被动性,并不意味着秘书工 作是消极的无所作为的,关键是秘书人员要努力在被动中争 取主动,充分发挥主动精神,在工作中要敢于提出工作建议, 敢于发表自己的意见,而不是电话铃响接一下,文件到了转一 下,上级来催动一下,被动地等待领导布置工作,要经常对下 一步工作进行一些预测,并及早的分析和提出工作中可能出 现的问题,即自觉地在宏观预测和超前一步上下功夫。 二、秘书人员的角色意识及其培养

秘书的角色意识,是秘书人员对秘书角色的心理体验,是

对秘书责任、义务自我感知的心理活动。如果淡化和削弱了这

种心理活动,秘书人员就无法发挥秘书作为具有强烈社会责 任感的人的主观能动作用,就会成为一个机械履行秘书职能 的“机器”,而不可能成为一个优秀乃至卓越的秘书。那么,应 当怎样培养和不断强化自己正确的角色意识呢?

1.必须树立和培养鲜明的服务意识。秘书工作总的指导 方向与其他社会工作一样,都是为人民服务、为社会服务的, 所不同的是秘书所承担的每一项具体工作,都是以服务领导 为直接目的,也包括间接为基层或其它部门服务。秘书必须把 服务作为基本职能,树立自觉服务的角色意识,在领导活动和 政务活动中甘当领导的配角。

首先,要料事在先,想事在前。秘书在工作中要有超前意 识,要把工作的主动权掌握在自己手中,如果事事要领导催着 办,秘书只能是疲于应付,捉襟见肘。一名优秀的秘书,一定要 有超前敏感性和准确的直觉,对问题要有较强的分析、判断能 力。领导在发表意见、看法时,对工作做出正式部署前,秘书应 当凭工作直觉事先领会其内涵,判断出领导的意图,这是超前 工作的前提。要做到这一点并不难,只要我们在平时工作中, 多观察、多总结便能体会到。其次,要随机应变,反应迅速。秘 书在处理事务时,有时应事先准备好方案,计划往往与现实不 符合,需要部分修正或推倒重来,在实际工作中,许多事情,若 死守条条框框,往往行不通,必须把握好原则性和灵活性的统 一,在不违反原则的前提下变通处理,一个方案不行换另一个 方案。例如,客人按照约好的时间来访,可是领导因为有事要 办突然出去了。此时,秘书人员就应随机应变,根据具体情况, 变通处理。准确的判断、机敏的行动对于秘书人员来说尤为重 要。

2.必须树立和培养积极的参谋意识。秘书的参谋工作,与 其他工作一样,都是为领导服务的,具有对领导者的从属性, 不过它更直接从属于领导者的决策行为。秘书要在坚定执行 领导决策、决定的前提下,把强烈的社会责任感和事业心转化 成为积极的参谋意识,为领导出主意,想办法,当好幕僚和参 谋,为领导活动提供最佳的服务。

首先,要增强参谋的角色意识。秘书人员应当尽量跳出事 务圈子,加强政务服务和智力服务,极其审慎地、竭尽全力地 为领导当好参谋。其次,掌握参谋时机,找准位置。秘书人员 要善于站在全局的角度和领导的高度认识问题、分析问题。只 有这样,我们的参谋服务才能符合工作大局,符合领导的思维 节拍,才能做到优质高效。一般来说,某一问题迫在眉睫,或决 策者正在考虑这一问题,或这个问题解决的条件已经基本成 熟,我们出谋献策就容易引起重视。参谋工作的这种规律性要 求秘书人员提供参谋意见时,要把握好时机,做到言当其时, 不失良机。同时还要站准位子。“高站位”是做好参谋服务的基 础,“站准位”是对秘书人员的最基本要求。这就要求秘书人员 严格做到守纪律、懂规矩、会干事、干成事,参谋到位但不越

位,尽职尽责地搞好参谋服务,不能越俎代疱,代替领导拍板 决策。第三,要参在点子上,谋在关键处。要抓住领导关注的问 题,群众反映的热点问题提供情况,出主意、想办法。在工作 中,许多新情况和新问题会不断出现,有些问题虽没能进入领 —151—

①[收稿日期]2004-01-14

[作者简介]崔永江(1974-),男,黑龙江铁力人,佳木斯大学校务办公室研究实习员。

2 0 0 4年9月 佳木斯大学社会科学学报 Sep., 2004

第22卷第5期 JOURNAL OF SOCIAL SCIENCE OF JIAMUSI UNIVERSITY Vol.22 No.5 ①

论高校图书馆的创新工作 齐玉梅

(哈尔滨工程大学图书馆,黑龙江哈尔滨150001)

[摘 要]创新是人类社会进步和经济发展的动力和源泉。建设国家创新体系,提高全民创新意识和国家创新能力,无疑是我

国迈向知识经济和网络时代的正确道路。创新涉及人类的各项活动,一个现代化的社会是祟尚创新的社会。图书馆的基本职能是

教育职能和信息职能,图书馆创新既有传统图书馆管理思想的继承和扬弃,又有对数字图书馆创新的现代化管理,它是一个对图

书馆管理发展规律的探索与创造的过程。图书馆创新包括制度创新、观念创新、技术创新和管理创新。

[关键词]图书馆;制度创新;观念创新”技术创新;管理创新

[中图分类号]G251 [文献标识码]A [文章编号]1007-9882(2004)05-0152-02 创新是人类社会进步和经济发展的动力和源泉。建设国 家创新体系,提高全民创新意识和国家创新能力,无疑是我国 迈向知识经济和网络时代的正确道路。创新涉及人类的各项 活动,一个现代化的社会是祟尚创新的社会。图书馆的基本职 能是教育职能和信息职能,图书馆创新既有传统图书馆管理 思想的继承和扬弃,又有对数字图书馆创新的现代化管理,它 是一个对图书馆管理发展规律的探索与创造的过程。图书馆 创新包括制度创新、观念创新、技术创新和管理创新。 一、制度与观念创新

1.制度创新。制度创新具有激励功能,激活人的思想与行 动,使人表现出更高的积极性。制度创新必须是合理的,在整 个创新体系中居于基础和保证地位。如果制度不合理或组织 治理结构不明确,就会造成管理混乱,则一切创新活动的成果 就会付之东流,为了使图书馆主动地、择优地、有远见地创新、 就必须进行制度创新。建立合理的规章制度,这是完成一切工 作的基本保证,使其人尽其职,各尽其责。它使工作程序简化, 使工作高效,处理事物方便快捷,管理趋于科学实用。 2.观念创新。观念创新,顾名思义,就是要有新观念,新思

想,这是图书馆创新的动力和源泉。创新源于集体和个人的创

造性,因此,首先要树立的就是创新理念,营造一个激励创新 的客观环境。要提高培养图书馆人的综合素质及创新能力,增 强创新意识,这样具有创新能力的人才才能脱颖而出。但对图 导视线,但却可能是影响改革和发展亟待解决的大问题。因 此,秘书人员一定要经常性地深入基层,深入生产一线,研究 事物的发展规律,及时发现不易进入领导视线的潜在性的情 况,为领导做好参谋,提出相应措施,服务领导决策。第四,要 善于进言,更要善于深谋。只能发现问题,而不能提出切实可 行的解决办法和有效措施,就不能算一个好的参谋。秘书人员 怎样才能做到既善进言,又善深谋呢?关键是要注重学习,不

仅要认真学习唯物辩证法,还要大量涉猎政治、历史、文学、金 融、法律、现代科技等方面的书籍,不断丰富自己的知识结构。 还要多动脑筋,勤于实践,从日常的工作实践中增长分析问 题、处理问题的才干,积累处理各种问题的经验。

3.必须树立和培养必要的进谏、规劝意识。秘书人员要对 领导政治上负责,除了工作上服务、支持以外,发现领导工作、 决策上的问题和错误,要通过正当的渠道、妥善的方法向领导 机关和有关领导反映,进行及时的纠正和处理。对领导的各种 问题和恶习,绝不可以投其所好,甚至助纣为虐,推波助澜,使 之走向犯罪的深渊。这不仅危害党和国家的事业,也是对自己 的极端不负责任。那么,做为秘书人员该如何进谏呢? 首先,要采用正确的态度去谏。要尊重领导,谏言时要有

理有据,并且要强调是你“个人的”意见,尤其值得注意的是, 谏后要能及时收场。因为自尊心强的领导,你越和他争论,他 就越不肯认错,尽管有时他明知错了,也不肯认输。既然你肯 定自己的意见正确,作为一个精明的领导,也不会不明白,但 需给领导留有时间去否定自己的主张,采纳你的谏言。其次, 要选择一个适宜的场合去谏。比如,可以利用“人多力量大”的 原理,和同事们一同谏言,由周围的人共同提醒他,以防他再 说“不知道”。这种方法,实际上有一点强行的意味,但对这样 的领导,又不得不如此。第三,不可恃功自负。当得知领导改变 了自己的错误决定,采纳了你的建议后,秘书人员切忌不可洋 洋自得,最好不要再提此事,以后,领导便会更加重视你的意 见。

4.必须树立和培养较强的拒腐防变意识。这是相对于秘 书人员自身修养而言的,在现实工作中,秘书人员面临着两个 方面的严峻考验。第一,由于秘书处于特殊地位,已成为一些 人拉拢腐蚀领导干部的一个突破口。有些人深知,秘书特别是 秘书骨干和领导的贴身秘书,都是领导的“近臣”,没有他们铺 路,直接接触领导是很困难的,如果把秘书拉住了,在一定程 度上就等于抱住了领导的大腿。所以这些人首先把秘书作为 “猎物”,千方百计在他们身上打开缺口。第二,和一些在实权 部门的干部生活相比,大多数秘书人员的生活状况比较清贫, 因而心理常常处于不平衡状态,不时地萌发出“捞取实惠”的

欲望。面对考验,秘书人员一定要保持一种超然的心境,加强 政治思想学习,加强自身修养,淡泊名利,把自己的心态调整 到最佳状态,不要为暂时的眼前利益所动。 [责任编辑:张志光] —152—

①[收稿日期]2004-03-29

[作者简介]齐玉梅(1965-),女,黑龙江哈尔滨人,哈尔滨工程大学图书馆馆员。