企业知识产权档案管理制度

知识产权档案管理制度

一 总 则

一、 为了加强公司的档案管理，有效地保护和利用档案资源，促进档案管理工作的标准化、规范化、信息化，制定本制度。

二、 公司档案是公司在各项经营管理活动中形成的有保存和保密价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录的总和，包括经营销售、售后服务、客户管理、科研开发、项目工程建设、合资合作及联营、计划统计、人事劳资、教育培训、财务审计和党、政、工、青、妇等各项业务活动中正在形成和已经形成的档案。

三、 档案工作是公司各项管理工作的基础之一，档案信息化工作是公司办公信息化系统建设的重要组成部分。

四、 公司所有员工有保护档案的义务。

五、 各部门部长对本部门档案的安全负责，是本部门档案管理的第一责任人。

二 档案机构及其职责

六、 公司设立档案室，负责统筹、协调、组织、管理本公司的档案工作。配兼职档案管理员，专门负责档案的日常管理和各项具体的档案业务，同时采取各种预防措施，保证全公司个人工作电

脑中电子档案在互联网、局域网和移动盘片的使用过程中不会向外泄漏。档案室以及档案管理员归综合管理部领导。

七、 各部门应指定兼职档案员，负责本部门的文件材料的积累、整理及存档，并按规定向档案室移交归档。同时配合公司档案管理员对本部门的个人工作电脑中的文件采取措施，防止电子档案文件的泄漏。

三 档案的归档

八、 文件材料的形成和积累是档案工作的基础，必须纳入各部工作计划和有关人员的岗位职责，并将文件材料整理归档作为各项活动结束前的最后一道工作程序，以保证归档文件材料的完整、准确、系统。

九、 文件资料的归档范围：

凡公司在各项业务工作中形成的具有保存价值的文件资料都必须向档案室归档，包括：

（一）企业资产：包括各种物业的产权证、使用证，资产的注入、划拨、划转、无形资产买入的请示、批复、权属证明及产权变动证明材料，清产核资工作中形成的各种文件材料；

（二）注册登记：包括公司设立和变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料（包括公司章程及与各方签订的合同）；

（三）行政管理：包括各种会议记录、纪要、决议等材料；文秘工作、劳资保险、人事管理、法律事务、外事公关、安全保卫等工作

形成的文件材料；

（四）人事管理：个人档案、薪酬制度、工资、劳动合同、考评、岗位职责等文件材料；

（五）经营管理：包括经营决策、计划统计、财务管理、稽核审计、品牌形象管理等工作形成的文件材料，各种合同、协议及公证书，公司内部管理体系和各种流程规范、标准,经营过程中总结出独特的商务模式与各种策划方案形成的文件材料，市场运作过程中的方法和技巧整理形成的文件；

（六）生产技术管理：包括生产调度、质量管理、劳动管理、能源管理、科技管理、计量工作、标准化工作等形成的文件材料；公司各种资质证书及相关材料；

（七）社团工作：包括党、团组织、工会、协会、纪检监察、宣传教育等方面形成的文件材料；

（八）投资开发：包括境内外投资项目中的项目建议（申请）书、意向书，可行性研究报告、项目评估、项目批准文件，合同、章程、协议等及其审批文件、批准证书；项目勘察设计、施工、竣工验收等活动形成的文件材料；

承包工程、设计咨询项目中的招投标、中标、签订合同、施工准备、施工、竣工验收、工程移交等活动形成的文件材料；

科技经贸合作项目中的合同、协议，及实施合作过程中形成的主要文件材料；

劳务合作项目中的合同、协议、人事管理、财务管理等活动形成

的文件材料。

（九）基本建设：包括本企业各种基建工程形成的依据性、基础性材料；设计文件、施工文件、监理文件和竣工文件材料； （十）设备仪器：包括各种自制、外购设备及安装调试文件材料； （十一）产品生产：包括每种产品从开发、设计到工艺、工程安装、加工制造、检验、包装、商标、广告等方面形成的文件材料； （十二）科学研究：包括从开题到实验、总结报告、技术鉴定、成果推广应用及转让等系列活动中形成的文件材料；

（十三）声像实物：包括各种活动形成的胶片、照片、录音、录像、磁盘、光盘、证书、奖状、奖章、奖杯、奖牌、锦旗、书画等； （十四）各种商务运作和技术培训资料等其它有利用和保存价值的文件材料。

十、 不作为归档文件材料的范围

（一）无查考利用价值的事务性、临时性文件。

（二）上级机关任命、奖惩非本单位工作人员的文件、普发供参阅、不办的文件材料。

（三）上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件。 （四）未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件、定稿除外）、铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）。

（五）从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。