公文管理规定

公文管理规定

文件编号 同期作废文件： 文件编号 同期作废文件： 版本 编制 审核 批准 实施日期 版本 Ａ/0 编制 审核 批准 实施日期

**公司公文管理规定

1.目的

为了树立良好企业形象，规范企业宣传工作，现对公司对外行文、公司内部行文及文件编号管理做如下规定。

2.适用范围

本规定适用于公司的公文管理，包括对外行文、内部行文及文件编号管理，包括但不限于向政府机关、上级部门上报的“请示”、“报告”；与业务联系单位、部门联系的“函”、“合作协议”、“意向书”等；公司内部使用的通知、通报、公司内刊、体系文件、管理文件、技术文件、质量文件、工艺文件、图纸、流程等的起草、审批、编号等工作的管理。

3.公文管理 3.1红头文件的管理 3.1.1红头文件的适用范围

红头文件主要适用于公司向政府机关、上级部门上报的“请示”、“报告”，本公司范围内的“公告”、“决定”、“决议”、“通知”、“会议纪要”等重要文件。

3.1.2红头文件的编号管理起草

红头文件的编号以公司名称+发文年+发文顺序号组成，如下图所示。

3.1.3红头文件的行文流程

红头文件一般由需行文部门起草后报本部门负责人及主管副总同意后交由总经办文书核稿并排版。总经办文书核稿排版后按发文稿纸要求，依次请文件起草部门负责人、主管副总、管理副总签字审批后打印、用印。如对外发文则按行文部门要求，打印相应需要份数交给行文部门，其中总经办档案室需留一份原件存档。

3.1.4“请示”的释义

“请示”是指向政府机关、上级部门发送的请求、请示，要求回复的公文格式。 3.1.5“报告”的释义

“报告”是指向政府机关、上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、回复上级领导意见的公文格式，“报告”一般不需要回复。

注：“请示”、“报告”要求一般一事一“请示”（“报告”），不可一“请示”（“报告”）多事。 3.1.6红头文件的排版要求

“请示”、“报告”的标题居中用加粗黑体二号字。正文用宋体四号字，标准行距。“请示”、“报告”的具体行文结构详见附件。公司内部使用的红头文件，一般情况下标题用加粗黑体小二号字，正文用宋体小四号字，行距选择1.5倍行距。

3.2“函”的管理 3.2.1释义

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“函”是指对同级或不相属单位间互相介绍、商洽、询问、通知、通告、催办、答复氨基酸些问题、请求协助的公文格式。

3.2.2“函”的行文流程

向其它单位发送的“函”由发送部门起草，经部门负责人审核、主管副总批准后，交由总经办文书核稿、排版后按发文稿纸要求，依次请文件起草部门负责人、主管副总、管理副总签字审批后打印、用印。其中公司档案室留存原件一份，发文部门留存原件或复印件一份。

注：如涉及重大质量事故或需要进行超过2000元索赔的公文审批流程为：起草部门负责人、主管副总、公司律师、管理副总签字审批后打印、用印。

3.2.3“函”的行文模式及用纸

“函”的行文模式见附件，函用纸需使用公司的公文纸（详见附件）。 3.2.4“函”的编号管理

“函”件的编号以公司名称缩写“ＸＴ”+部门缩写“**”+发文年“****”+顺序号“***”构成。 注：“函”件的编号在标题栏下，右对齐。 3.2.5事件督办

对外发出的“函”件，如是需要回复结果的，由发函部门负责跟踪督办，由主管副总负责考核，并将回复结果打印后交档案室存档。年终时总经办负责人负责根据公司存档的“函”对是否取得回复结果进行跟踪考核，如发现没有回复结果的，将给予部门负责人及主管副总当月绩效考核各扣５分的处罚。

3.3“合作协议”、“意向书”、“购销合同”的管理 3.3.1释义

1）“合作协议”是指与其它单位就某事或某些事达成一致意见，需双方共同完成，约束双方责任、权利、义务的、具有法律效力的一种公文格式。

2）“意向书”是指与其它单位就某事或某些事达成初步意见，为双方进一点谈判做好准备的公文格式。 3）“购销合同”是指与其它单位签署的购买或销售某种或某些产品、服务，并约束双方的责任、权利、义务的、具有法律效力的一种公文格式。

3.3.2“合作协议”、“意向书”、“购销合同”的行文流程

“合作协议”、“意向书”、“购销合同”由负责部门起草，经公司相关部门评审后，交由律师审核，审核通过后，报公司总经理审批。

3.3.3存档管理

“合作协议”、“意向书”、“购销合同”一般公司档案室存档一份，部门留存复印件一份。销售部、采购部的“购销合同”需于次年六月前上交档案室阅卷存档。

3.4规章制度类的管理 3.4.1定义

包括但不限于公司规章制度、流程，工艺文件、质量文件、操作手册、技术手册等。

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