元数据标准 - 图文

1.5.2次关键词 默认值 使用条件 来源 著录细则 1.5.3第三关键词 无 无 主题词编码表或自由文本 主题词编码表或自由文本 可选 可重复 可选 可重复 在创建或处理文件实体时产生。 由文件创建者或处理人员手工著录，或根据主题词表选择著录。 主题词建议选择相关的编码体系，例如档案主题词表（CCS）、中国档案分类表（CAC）。如果选择编码体系中的主题词或分类号，则必须在属性中标明编码体系名称。 关键词则是没有经过规范的词或词组。 注释

9.1.6 文件摘要Record Abstract 定义 用途 必备性 可重复性 取值范围 适用性 默认值 使用条件 来源 对文件或文件组合内容的摘录、解释、附录及说明，能够反映主题内容、重要数据(包括技术参数等)。 便于对文件的了解、检索和利用。 可选 可重复 适用于文件实体的所有类型 无 无 在文件实体生成时由处理人员著录，或由档案管理人员著录。 需要文件创建者或处理人员手工著录。 如果文件用以描述单个文件，则著录为文件提要； 著录细则 如果文件用以描述文件组合（案卷），则著录案卷描述信息； 如果文件用以描述类别（系列），则著录类别（系列）说明； 如果文件用以描述全宗，则著录全宗指南； 注释

9.1.7 文件日期Record Date 定义 用途 文件生命周期某一事件相关的时间。 提供对创立、登记和处理行为的系统确认。 提供文件真实性的证明。 限制或帮助对文件的获取。 扼要介绍文件内容要点，指出文件的价值、特点、可靠程度等。要求评述中肯、文字简洁，不是文件题名的简单重复。 17

提供对文件适当和可靠的管理。 必备性 可重复性 取值范围 适用性 限定元素 默认值 必选 可重复 ISO 8601 适用于文件实体所有类型。 限定元素名称 1.7.1创建日期 1.7.2登记日期 1.7.3传输日期 取值范围 ISO 8601 ISO 8601 ISO 8601 必备性 必选 必选 可选 可重复性 不可重复 不可重复 可重复 使用条件 来源 注释

创建日期：文件创建时系统日期/时间 登记日期：文件登记时系统日期/时间 当文件实体为文件时，属性Type的值可以为创建日期、登记日期、传输日期、归档日期； 当文件实体为案卷时，属性Type的值可以为创建日期、归档日期； 当文件实体为系列或全宗时，属性Type的值只为创建日期。 来源于文件实体创建、登记、传输与归档过程。多数情况下，文件时间元数据是由系统生成。 9.1.8 文件语种Record LanguageType 定义 用途 必备性 可重复性 取值范围 适用性 默认值 使用条件 来源 注释

9.1.9 文件种类Record Form 定义 具有不同特征和表现形式的文件类别。 便于搜索和获取某一特定文件 加强管理策略 便于理解或阐述文件 提供关于文件的用途和背景的附加信息。 表达文件内容的语言种类。 便于查询和检索； 缩小检索范围； 便于机构使用国外原始资料。 可选 可重复 语种编码规则[ISO639-2，RFC3066，RFC1766] 文件以及某些语种一致的案卷，可利用此元素。 中文CHI 无 需要在文书处理过程中由文件创建者或处理人员手工著录。 无 用途 18

必备性 可重复性 取值范围 适用性 默认值 使用条件 来源 注释

可选 不可重复 文件：【如通知、决定、命令、函、请示、报告、合同、报表、帐册、会计凭证等】 全宗：【主体全宗，客体全宗】 适用于文件、全宗 无 无 在文件生成时由处理人员著录，或由档案管理人员著录 机构可根据业务要求而添加赋值。 文种在机构中的使用常以模板的形式出现。 9.1.10 文件覆盖范围 Record Coverage 定义 用途 必备性 可重复性 取值范围 适用性 文件内容所涉及的空间与时间范围。 提供背景信息，便于检索。 可选 可重复 覆盖区域：依据国家相关标准规范 覆盖时间：ISO8601 适用于文件实体的所有类型 限定元素名称 限定元素 1.10.1覆盖时间 1.10.2覆盖区域 默认值 使用条件 来源 无 无 在文件实体生成时由处理人员著录，或由档案管理人员著录 1、如果文件实体为文件时，覆盖时间著录文件内容所涉及到的时间范围；覆盖区域著录文件内容所涉及到的地理范围； 2、如果文件实体为案卷时，覆盖时间著录案卷的起始时间范围；覆盖区域著录案卷所所涉及的地理范围； 著录细则 3、如果文件实体为系列时，覆盖时间著录系列的起始时间范围；覆盖区域著录系列所所涉及的地理范围； 4、如果文件实体为全宗时，覆盖时间著录全宗的起始时间范围；覆盖区域著录全宗所所涉及到地理范围； 注释

建议采用由Dublin core定义的时期和地理名称辞典编码体系。 取值范围 ISO8601 国家相关标准规范 必备性 可选 可选 可重复性 可重复 可重复 19

9.1.11 文件技术环境 Record Technical Environment 定义 文件或者文件集合的载体、数据格式、扩展名以及物理形态。 有助于文件长期管理； 提供文件格式、存储介质、物理大小、存储空间信息； 便于查询与检索； 有助于对特殊格式的文件提出的技术管理要求。 必选 不可重复 依据国家相关标准规范 适用于文件。 限定元素名称 1.12.1媒体格式 1.12.2数据格式 限定元素 1.12.3载体类型 1.12.4扩展名 1.12.5原始创建环境 1.12.6载体到期时间 默认值 使用条件 用途 必备性 可重复性 取值范围 适用性 取值范围 依据国家相关标准规范 依据国家相关标准规范 依据国家相关标准规范 ISO 8601 ISO 8601 必备性 必选 必选 必选 必选 可选 可选 可重复性 不可重复 不可重复 不可重复 不可重复 不可重复 不可重复 当文件格式转换或文件迁移到新的存储介质时，限定元素应更新。原来的数据在文件管理历史记录。 来源于产生、处理电子文件的原始信息系统。 来源 文件格式应由计算机系统在文件生成时自动生成。 扩展名表示文件的格式。如DBF格式：. dbf ； Excel格式：. xls ； xml格式： . xml 注释

9.1.12 文件位置Record Location 定义 用途 必备性 文件或文件集合的物理或虚拟位置。 便于查询与检索； 便于利用文件； 授权行政部门记录文件实体存储位置； 有助于机构确定文件存储于适当位置。 必选 20