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绪论商务秘书的素质培养
与商务领导的关系格外亲近，因而商贸公司的老板对商务秘书的招聘非常慎重，往往选用最值得信赖并能充分信任商务秘书工作的人。
2.参谋角色。参谋角色，有的又称“智囊角色”，是商务秘书人员经常扮演的角色。由于现代国际贸易活动的宽广化，商贸竞争的激烈化，商贸决策的难度越来越大，商务秘书的智囊、咨询、参谋作用不可替代，这主要表现在：第一，参谋工作是商贸企业决策者的一种智力放大和延伸，是上司智力的必要补偿。因为即使一个最杰出的上司，仅凭个人的经验和智力是无法处理跨国、跨行业商贸企业所遇到的多变而又复杂的决策问题的。第二，参谋工作是商贸企业决策活动的必要补充。社会化大生产的发展，导致了许多跨行业、多层次、多功能的大企业、大公司，特别是经营范围和种类无孔不入、无所不及的商贸企业更具广博性、多层次性、多分类性以及高度综合性的特点。商贸企业在白热化的竞争中能否取胜，主要取决于决策者能否抢占商贸信息制高点和系统综合的最佳点。面对源源不断的动态信息流，高明的决策者必然十分重视发挥商务秘书的智囊作用，以增加在国际商贸竞争中制胜的筹码。
3.管家角色。这是商务秘书在商务活动中扮演的重要角色。在商贸企业中，上司主要是从宏观上把握企业的经营战略和策略，秘书则主要充当统筹、策划、安排、处理商贸事务的角色，即类似“管家”。其主要任务是负责筹划经营策略的制定、调整与控制，安排企业内各职能部门（包括上司）的日常工作。可见，商务秘书扮演这种“管家”角色的好坏将直接影响企业整体的运作效率。这是因为在商贸企业的管理活动中，企业的各项职能，分别由平行的各职能部门管理，而商务秘书机构属于综合性部门，处于枢纽地位，便于协调、组织和管理需要相互配合的整体活动和全局性工作。
4.活动家角色。商务秘书在商务活动中经常发挥着信息的汇总和传递作用，因而也扮演着活动家的角色。一方面，商务秘书发挥着信息发布功能，通过各种信息媒体渠道将商贸决策层的重大决策及企业的重大事件，尽量向员工股东和公众开放、公布，使其有机会参与企业的管理；通过证式与非正式的传播渠道，主动向股东、员工介绍企业经营状况，接受其咨询；通过举办新闻发布会，向各新闻媒介提供企业信息，塑造良好形象。另一方面商务秘书又发挥着信息收集功能，即听取员工、股东、董事对企业经营管理工作的意见、建议和要求，了解并收集新闻媒介和社会各界舆论对企业的评价，并将这些信息分析整理后作为企业决策层的参考资料。
2.2如何做好商务秘书的主要职能
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绪论商务秘书的素质培养
商务秘书活动主体角色多变性与多重性的职业特征，要求商务秘书必须具有强烈的角色意识，并善于针对不同对象、不同情况，采取适当的工作方法，扮演好不同的角色。一般而言，商务秘书要成功地扮演好多重角色，应该做到：
1.正确认识商务秘书活动主体角色的多重性，摆正位置，自觉归位。从总体上说，配角是商务秘书多重角色的实质内涵，是基本角色，同时，在特定的时间、场合和条件下，商务秘书又可以潜在地转化为主角角色，成为商贸企业负责人支配地位的影像显现。因此，商务秘书应该准确把握这种角色多重性的实质性内涵，自觉摆正位置，做到既与上司的工作目标保持高度一致，又主动和建设性地提供精力和智力的补偿性辅助，使自己的角色行为与商务秘书角色规范达到最大限度的吻合。在商务秘书活动中，由于社会习惯势力的影响和部分秘书人员自身的原因，往往出现以下两种角色差距：一是单向服从，事事被动，上司拨一拨动一动，不拨就不动，工作不到位；二是反客为主，主动过当，越权超位，俨然以“二老板”自居。这是必须克服的。 2.主动适应商务经营管理活动的多变性，及时调节，灵活应变。在现代日益激烈的商贸战中，情况瞬息万变，商贸企业领导活动对商务秘书活动的需求具有多变性特征。在这种情况下，商务秘书应该在不违背角色规范的前提下及时适应，灵活应变。例如，在管理事务方面，事务安排要根据上司需求的变化，及时调整事务统筹和活动安排的时序；在参谋咨询方面，应该根据具体情况权宜应变，及时提出参谋建议，提供咨询服务；在提出参谋建议的方式上，要灵活多样。例如，在公开场合，商务秘书最好用暗示或递交资料等方式委婉地建议或提醒；在上司非理智状态（成功自负或失败沮丧）下应待其回复到理智状态再行提醒；而紧急、关键、重大问题应打破常规程序及时提醒；而枝节、次要、无关全局的问题可先放后提。
3.时刻注意营造轻松的商业气氛，展现忠诚，体现人生。作为商贸企业领导的助手和参谋，商务秘书往往受到上司的信任、重视、甚至偏爱，但商务秘书仍要守配角的角色规范。并以自己得体的言谈举止营造宽松的商业活动氛围，以自己的忠诚、宽容与同事和睦相处。要知道，任何一位上司都希望自己的秘书是可靠的，具有责任心的。商务秘书的忠诚、责任心、人情味是上司最看重的素质。敬仰和尊重上司的权威，支持并拥护上司的想法和决定，接受上司的阴暗面，都是商务秘书应该做到的。同时，商务秘书还要时刻保持谦虚谨慎，待人随和，善于与人合作，理解和帮助别人，善于缓和、化解和消除矛盾，培植团队精神。此外，要具有强烈的公关意识，成功运用各
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种传播媒介和公关技巧，建立立体的公共关系网络，最大限度地争取社区公众、合作伙伴和认可的接纳。
第3章 商务秘书的素质要求
3.1商务秘书的素质要求
与其他行业秘书比较，商务秘书处于商业环境之中，商业环境具有多样性、营利性、易变性和时代性等特点，这对其能力素质提出了更高的要求。 要想成为一名合格的商务秘书必需具备良好的心理素质和创新能力、较高的学习应变能力、良好的知识结构、快速处理信息能力、较强的合作能力和人际交往能力。
1.良好的心理素质和创新能力。商业创新是企业生存和发展的关键。人是否具有创新意识、创新能力，是决定企业能否实现经营理念创新、科技创新、管理创新的前提。商务秘书必须时刻保持求新创新的精神状态，在固有模式中努力出新招、创新意，如将繁琐的办文程序简化，以多媒体手段管理文档等，就会使秘书工作的效率不断提高、方法不断出新。经济创新的丰富内涵和企业工作的快节奏以及秘书工作服务性协调性强的特点，要求企业秘书必须具备良好的心理素质。
2.较强的学习应变能力。商业环境是易变的，新情况时有出现、新知识层出不穷，商务秘书应具有超强的学习能力以适应新的情况。这种学习能力具有以下特点：一是强调自主学习；二是强调持久的、终身的学习；三是强调“工作学习化，学习工作化”；四是强调“双环学习”；五是强调学会学习；六是强调学后有新行为；七是强调组织学习。商务秘书要对各种巨大变革的突发事件具有应变能力，以适应商业环境的多变性。
3.良好的知识结构。商务秘书面临处理行政、经济、法律、商务谈判、市场营销、商业调查等中信息和情况的要求，从而对其知识结构提出了更高要求。从商务秘书的各种结构来看，必须要具有文、工、商、农和行政、技术、管理、公关等方面的专业人才；从秘书知识要求来看，必须要具有法律学、市场学、价格学、预测学、消费心理学、公关学、经济法学、行政管理学、运筹学控制论、现代企业管理及计算机和网络技术应用等知识。我国加人世贸组织后，对我国各行各业人员的英语水平要求大大提高。商务秘书都要掌握英语，这是全球多边贸易的基本要求。
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4.较高的信息处理能力。商务秘书要加工处理各种商务信息，要对商务数据进行迅速处理为领导提供帮助。这要求商务秘书能熟练应用各种工具、方法提高处理信息能力。例如，随着电子商务的飞速发展及外国跨国公司的大量涌人，企业间的合作与竞争将更多地通过电子商务手段解决，无纸办公、无纸贸易将成为现实。同时，每一个办公室中的秘书面临的都是与领导等同的网络信息资源。
5.合作精神和人际交往能力。商业活动本质是平等的自愿基础上的交易，需要参与方的合作才能实现。商务秘书应具有合作精神，结成创新团队进行工作。社会分工越来越细，经济、社会交往的范围越来越大。信息获取、经济运作、科学研究以至生活质量的提高都离不开与他人的交往。学会合作也是商务秘书的一项重要能力素质。商务秘书的职业特点，使商务秘书处于各种矛盾、各种关系的中心，特别要求秘书注意建立良好的人际关系，是自己融入组织环境之中。
3.2如何提高商务秘书的素质要求
当前，我国企业的行政秘书队伍越来越庞大，这是随着我国国民经济的日益提高而逐渐形成的专业化人员不断发展的结果。提高秘书人员素质意义重大，首先不能视为个人问题，而应该是一个组织管理问题。否则，采取放任态度，也就不可能提高整个秘书人员队伍的整体素质。这里我只从整个组织管理的角度来说，我认为应该提供以下组织途径：
1、优化组织氛围：
实践证明，人才成长与环境密切相关。组织环境恶劣，则会压抑人才，甚至摧残人才。只有竞争与合作并重的组织氛围，才最有利于各类人才的成长。因为，竞争意味着优胜劣汰，这是工作动力的外在压力之源，但是，组织的本质是人的合作系统，如果只讲竞争，不讲合作，竞争就会变成内耗式的争斗。因此，组织不仅应形成竞争机制，还要形成合作机制；而合作机制的形成，则有待于体制和制度的完善。
2、提供成长机会：
竞争，永远是强者的天堂。但是，组织对弱者有扶助的义务，对强者也要提供继续成长的机会。对我国广大秘书人员来说，首先是要提供继续教育和培训的机会，使来源混杂的秘书人员趋于专业化。其次，是要提供轮岗的机会，以扩大视野，丰富经验。再次，要提供“加担子”的机会，其中包括临时“压担子”和提供合理晋升的机会。
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