文档移交与保管管理办法

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文档移交与保管管理办法

d) 责任者：资料的形成单位名称； e) 日期：资料的形成时间；

f) 页次：填写本份文件材料的起页号，最后的那份文件材料应当填写起止页号；

g) 备注：填写其他需要说明的问题。

6.3.4.3.5

装订要求

装订要求如下：

a) 每卷装订的厚度不超过3厘米。文字材料可采用3孔棉线装订或不锈钢钉装订；

b) 案卷内不应有腐蚀的金属物；

c) 卷内文件有书写内容的页面均应编写页号；

d) 每卷内容从阿拉伯数字1开始，用打号机一次逐页连续打号，采用黑色油墨水；

e) 封面和卷内目录不编页号；

f) 单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；

g) 成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号； h) 各卷之间不连续编页号；

i) 错编页号采用黑墨水笔平直划线，在错号附近空白处补编页号； j) 一个档案盒内可装多卷文字材料,图纸一盒为一卷，应根据案卷内容的厚度选用档案盒，避免盒内空荡。

6.3.4.3.6

卷内备考表

卷内备考表填写要求如下：

a) 卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量，

说明组卷情况，如立卷人，检查人，立卷时间等； b) 卷内备考表排列在卷内文件之后。

6.3.4.4 6.3.4.4.1 要求。

竣工图组卷及归档要求

竣工图编码应符合《GDHiPAL-DCC-P3-001 文件编码管理细则》

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6.3.4.4.2 或多卷。 6.3.4.4.3

竣工图应按照专业分别组卷，每一个专业根据图纸数量组成一卷

一张图一个页码号(包括竣工图纸封面页和竣工图目录)编打在

的右下角，从1开始至本卷图纸尾张页码号止，卷内目录不编案卷页码号。 6.3.4.4.4 盒内。 6.3.4.4.5

竣工图须由施工单位和监理单位相关技术人员对照变更内容进 竣工图纸以内折手风琴式折叠（A4纸张大小），整齐散装在档案

行详细逐条审核，审核无误后在竣工图图签栏附近空白处盖上红色印油国标规格的“竣工图章”，由施工单位和监理单位相关人员本人签字确认后才能作为竣工图。 6.3.4.4.6

编制竣工图目录时，须在“备注“一览中标识每张竣工图相应的

变更文件编号，便于查阅竣工图的修改内容。 6.3.4.5 6.3.4.5.1 6.3.4.5.2

竣工图更新归档要求

竣工图更新由技术服务部负责。

相关工程师根据项目竣工后的竣工图核对现场情况，如发现图纸

与现场有不相符的情况，须对竣工图进行更新。 6.3.4.5.3

更新版竣工图发布后，如错别字、编号等文字及格式方面的更改

由更改人签署后即可修改。对图纸实质性数据的修改应在更改内容旁加盖校对章，并由更改人、校对人和审批人签字确认后方可发布。具体要求详见《GDTS-ES-P3-007 技术文件管理细则》中“7 项目竣工图更新”。 6.3.4.5.4 纸张大小）。 6.3.4.5.5 6.4 6.4.1 6.4.1.1 6.4.1.2 位公章。 6.4.1.3

接收方接收文档时应逐份清点核对和检查文件及文件质量，双方确

具体的组卷归档要求详见“6.3.4.4 竣工图组卷及归档要求”。 正式出版的竣工图更新须打印白图，以内折手风琴式折叠（A4

移交要求 总则

移交的文档应齐全、完整、真实、有效。

移交的文档应为原件，无原件的应提供说明，并在复印件上加盖单

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认无误后在《文件移交单》移交人和接收人处签名，一式两份，各存一份备查。 6.4.1.4 效和利用。 6.4.1.5

业务部门移交未中标文件时，需根据移交内容提供清单，同时提供移交的电子版文件须与纸质版内容一致，确保文档的真实、完整有

未中标文件的保存期限。 6.4.2 6.4.2.1

移交说明

按年度/性质归档的文档，业务部门向文控中心移交完整的1套纸板

原件及1套电子版文件（可编辑电子文件及带签章PDF/TIF扫描文件）。 6.4.2.2

a)

按工程项目归档的文字材料，移交要求： 如需向档案相关部门移交时：

1) 移交公司二套，其中一套原件，一套复印件； 2) 移交公司一套电子光盘；

3) 移交档案相关部门一套纸版及一套电子光盘。（纸版文件及电子版文

件移交要求均按档案相关部门要求）。

b)

如不需向档案相关部门移交时：

1) 移交公司两套，其中一套原件，一套复印件； 2) 移交电子光盘一套。

6.4.2.3

a) 1) 2)

项目竣工图移交要求： 如需向档案相关部门移交时：

移交公司五套竣工图；

移交公司一套电子版（可编辑电子文件及带签章PDF/TIF扫描文件）；

3)

移交档案相关部门一套竣工图一套电子版（竣工图及电子版要求均按照档案相关部门要求）。

b) 1) 2)

不需向档案部门移交时：

移交公司六套竣工图；

移交公司一套电子版（可编辑电子文件及带签章PDF/TIF扫描文件）。

6.4.2.4

竣工图更新由技术服务部门向文控中心移交1套纸质版原件和1套

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电子版文件（可编辑电子文件及带签章PDF/TIF扫描文件）。 6.4.2.5

日常移交的文件，业务部门向文控中心原则上移交原件，无原件的

文件需进行说明。 6.4.3 6.4.3.1 6.4.3.2

电子版移交要求

移交文控中心的文档须提供电子版文件。

归档的电子文件应提供可编辑版本及带签章的扫描版本（PDF/TIF

格式）；如没有可编辑版本须特殊说明。 6.4.3.3

项目竣工资料电子版特殊要求：

a) 文件材料必须组卷编页号才能进行扫描； b) 扫描的文件以PDF/TIF格式存储，；

c) 一份文件存储一个扫描文件，并以该文件的文件编号及名称命名（无

文件编号的文件可忽略，只以文件名称命名）,每卷扫描的文件按照卷内目录的顺序用阿拉伯数字从1开始排列，每卷中附上相应的卷内目录；

d) 每卷扫描文件设置一个文件夹，并以卷号及卷名命名文件夹名称，

每个文件夹下存储本卷扫描文件及目录；

e) 竣工图CAD电子文件（下简称CAD文件）必须采用dwg的格式,

在模型空间窗口存储每一个CAD文件，对使用外部引用块内容的,必须将外部引用块捆绑固定在所在的CAD竣工图中；

f) CAD竣工图必须与修改完整的竣工图纸内容及版本完全一致，一个

CAD文件存储一张竣工图,与竣工图纸数量一致(包括封面和图纸目录)；

g) 竣工图须提供带竣工图章的PDF/TIF格式和CAD文件格式； h) 扫描文件装载到优质的光盘中，可读性必须达到百分之百。

6.4.3.4

在EDMS线上提交的电子文档须按照《电子文档管理细则

GDHiPAL-DCC-P3-005》的要求进行移交。 6.5 6.5.1 6.5.1.1

文件移交时间 总则

文件移交时间是指文件材料形成的部门按照一定要求整理后向文控

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