提升效-将Excel客户通讯工作表导入导出Outlook联系人

图6

6. 通过该对话框可以看到，如果“客户通讯数据”中和Outlook联系人完全相同的字段，Outlook会自动建立映射。如“姓名”字段和“单位”字段(图 7)。没有自动建立映射的，就需要我们手动建立，否则导入的数据就不完全。

图7

7. 自定义映射的方法为：在左边的列表框中选中一个字段如“手机”，按住鼠标左

键不放，拖拉到右边列表框中与该字段含义相同的字段的右边，“手机”字段应该拖动到“移 动电话”字段右边。用同样的方法建立其它自定义字段，完成后的效果如下图(图 8)。

图8

8. 检查一下，确定无误之后，依次单击“确定”按钮和“完成”按钮，立即出现导入数据的进度提示，一会之后完成。我们进入“联系人”选项卡，可以看到Excel“客户通讯数据”已经成功导入Outlook联系人(图 9)，以后就可以方便地使用它们和客户进行联系了。

图9

二、将Outlook联系人信息导出到Excel打印和备份

应用目标：实际工作中，有时需要将联系人信息导出到Excel打印或备份，同样利用Outlook的“导入与导出”功能可以实现。

操作所需文件：在前面操作的基础上进行 操作方法：

1. 启动Outlook 2003，选择菜单“文件→导入和导出”命令，打开“导入和导出向导”对话框，由于是需要导出数据，因此在列表框中选择“导出到一个文件”项，单击“下一步”按钮(图 10)。

图 10

2. 在“导出到文件”对话框中，选择创建文件的类型为“Microsoft Excel”，然后单击“下一步”按钮(图 11)。

图 11

3. 接着选择导出文件夹的位置为“联系人”,单击“下一步”按钮(图 12)。