D3-02-01-50 采购部管理制度

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中国电子系统工程第三建设有限公司10）合同签订应按照ZDⅢ-J-19-05（合同评审记录）的格式对合同进行汇签审查；11）合同汇签审查通过后，合同应由公司领导签字，加盖公司公章后方可生效； 12）采购合同及附件由采购部按照《文件控制程序》进行管理，并负责将有关信息 录入材料管理数据库，填写“材料、设备信息台账”（D3-J-02-51）。

七、付款及合同执行 1．付款规定

（1）按照合同约定达到付款条件的合同由采购部（或其它采购单位）结合现场材料

验收人员对材料质量、数量的确认单据和供应商开具的发票，按照D3-J-02-64（项目付款申请书）的格式填写项目付款申请书，（分公司、事业部和合作单位填写分公司/事业部/合作单位项目付款申请书D3-J-02-102），进入公司付款程序（见《资金管理办法》），领导签字批准后提交财务部付款；

（2）财务部在接到付款申请书（审批同意）后应在3个工作日内付款，以免影响合

同的执行和供货周期，遇特殊情况需延期付款的应及时通知采购部并汇报公司领导。

2．合同执行

（1）已签订合同由采购员和项目部负责跟进（监造和催货），由采购部进行监督，

如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门（项目部）及公司领导；

（2）已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情

况，跟踪并督促其保质保量，按时履约。采购人员必须在合同签订后及时与供应商联系，对于需要退换货的，必须及时处理，尽量减少双方的损失。

（3）合同在履行期间应按照双方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订

补充合同。

（4）根据项目结算安排和工程实际情况，及时做好合同关闭工作。

八、报验与入库 1．报验

（1）供应商已经履行完毕的合同，采购部应提前一天通知项目部进行验收； （2）对于不同类型合同的材料的验收标准参照国家相关规定执行； （3）用于公司生活和办公的物资由党群工作部组织验收。

2．入库

（1）所有的生产材料、设备及外协加工件入库前均应通过项目部的检验或验收；材

采购部管理制度 2-1-50-5

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中国电子系统工程第三建设有限公司料的数量由库管配合项目部共同验收签字。对不合格的物资按照《不合格品控制程序》处理，并对有质量问题的下发“交期延迟通知单”（D3-J-02-52）；

（2）合同标的物出货后，采购部应及时通知请购部门（项目部），由请购部门（项

目部）及时安排卸货、搬运和收货；

（3）质检合格后的固定资产按照公司规定入库。

九、材料的资料和信息管理

1、物资供方评审资料、物资采购文件和材料样本（书）由采购部负责收集保管。 2、有关材料质量证明文件的保管，由项目部资料员（质检员）妥善保存，为工程交工提供资料，工程竣工后将其建档，档案文件保存期至少为七年。

3、采购员应及时将采购信息上报采购部。由采购部数据管理人员进行汇总录入数据库，并每季度对数据库进行更新、发布，确保数据的有效性（参见数据库录入、管理操作流程图）。 十、记录

1、固定资产购置申请表 ZDⅢ-J-10-01（借用） 2、采购谈判比议价记录汇总表 D3-J-02-31

3、合同评审记录 ZDⅢ-J-19-05（借用） 4、材料、设备信息台账 D3-J-02-51 5、交期延迟通知单 D3-J-02-52 6、项目付款申请书 D3-J-02-64 7、项目付款申请书（分公司/事业部/合作单位） D3-J-02-102 十一、附件 采购合同（格式） 本文件：

编写： 年 月 日

审核： 年 月 日

批准： 年 月 日

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