Word中常见问题及解决方法

第二章 基础段落、字体设置

Word 排版中最常见的问题之一是很多人都在使用“无所不能”的空格键对文字进行定位。中文中习惯每一个段落的第一行开头都空两格，很多人热衷于通过按几次空格键来任意定位文字的位置。这一操作看起来很方便、无所不能，然而在重新调整格式时就会变得非常棘手，因为空格的数量可能各不相同，这就导致在修改格式时必须逐一检查这些空格后进行手工处理。如果使用正确的方法为段落设置缩进，就能以逸待劳，免除日后维护格式的繁琐以及由此引发的一系列排版问题。

1. 段落

（1）认识硬回车（Enter）与软回车（Shift + Enter）

段落标记【】是通过按下【Enter】键得到的，这种标记俗称硬回车。按下【Shift +

Enter】组合键，将会得到形如【】的标记，这种标记俗称软回车。这两种标记看似都产生了一个新的段落，但是有本质区别。

如下图所示说明了这两种标记在段落格式上的不同之处。首先对同一段内容分别使用【Enter】键和【Shift + Enter】组合键将其从中间位置分成两部分。然后对第一部分分别设置1.5倍的行距，结果如下图所示：硬回车之后的内容并未受1.5倍行距的影响，而软回车之后的内容责变为1.5倍行距。由此可知，按下【Enter】键分出的是真正的段落，而按下【Shift + Enter】组合键，看似分出两段，其实这两部分仍属于同一个段落，因为它们共享相同的段落格式。

（2）段落的基本设置

打开【段落】对话框即可对各项参数进行设置，如【首行缩进】、【左缩进】、【有缩进】、【段前】、【段后】、【行距】等。

在【段落】对话框的【行距】中，有两个选项在设置时需要格外注意——【最小值】和【固定值】。假如现在要对一个字号为“小四”（大小为12磅）的段落设置行距。下图为该段落设置为单倍行距时的外观。

A. 段落之行距中的最小值

打开【段落】对话框，在【行距】中选择【最小值】后，在右侧将自动显示一个数值，该值即为当前单倍行距的值，即是当前段落中最大字体的大小，如下图所示。现在修改这个值，将它改为一个小于12磅的数值，比如6，单击【确定】按钮后段落行距没有变化，与设置前一样。

再次打开【段落】对话框，将【最小值】改为一个大于12的数值，比如20，单击【确定】按钮查看结果，段落的行距明显增大了。这说明，如果设置的【最小值】数值大于单倍行距的值，那么此设置值将起作用。否则，以单倍行距的值为准，如下图所示。

B．段落之行距中的固定值

对于【固定值】而言，无论【固定值】为多少，word都会将其作用到段落的行距上。但是当【固定值】小于单倍行距时，每行文字的顶部将会倍“砍”掉一些，砍掉多少取决于单倍行距与固定值的差值。下图为将固定值设置为10磅的小四号字体的段落的行距效果。也就是每行文字顶部将被砍掉12-10=2磅。【ps：这种情况就是我们通常所见的字体显示不全的问题，同理用在图片显示不全上。当出现图片或字体这种显示不全问题时，首先要查看它的段落设置中行距是否设置出现问题】

（3）显示文档中空格标记的方法：

单击【文件】?【选项】命令，打开【word选项】对话框，在【显示】选项卡中勾选【空格】复选框，如下图所示。也可以按【Ctrl+Shift+8】组合键显示包含空格在内的所有格式标记，该方法通用于Word的各版本。

（4）段落首行键入空格时自动套用首行缩进的设置。

【文件】?【选项】?【校对】?【自动更正选项】?【自动套用格式】

将【自动套用格式】下面的“段落开头空格采用首行缩进”和“用Tab和Backspace设置左缩进和首行缩进”前面的勾“勾上”。