电子版体系文件管理指导书

广东肇庆丰和电器有限公司 批准日期2010-3-5 电子版体系文件管理指导书 文件编号 版本号 修订号 页次 VQO006008 A 1 第 1 页，共 2 页 1、 目的

确保公司体系的正常运行和电子版体系文件的规范管理 ，满足公司体系要求。 2、 适用范围

适用于丰和电器公司所有相关资料的管理 3、 定义

无 4、 职责

工作或职责 体系文件电子版归档 体系文件电子版修改 体系文件电子版删除 体系文件电子版管理和维护 5. 程序细则

5.1 各部门在归档文件时,按文件资料控制程序将电子版本和纸版本同时提交给信息中

心，须先把体系文件上传到PDM文件管理系统，经过指定的审核程序，此文件由工作区发布到发布区。信心中心按程序进行将文件转化PDF并保存,同时将纸版本下发给相关部门。

5.2各部门在需要修改电子版体系文件时，如果此文件在工作区未经发布并未提交审核，

各文件的创建人可以修改；如果文件一经发布，必须经过指定的文件修改审批程序才可以从发布区调回工作区，进行修改。修改后的文件归档和发布按上面程序进行;并根据实际情况进行收回旧版本的文件;。

5.3各个部门在进行更新文件的同时对旧版本文件的处理进行规定, 处理方式主要有;

作废, 存档参考两种;信息中心根据相关部门的文件更改通知单上的要求进行对旧

负责部门 各相关部门 各相关部门 各相关部门 财务部温控中心 广东肇庆丰和电器有限公司 批准日期2010-3-5 电子版体系文件管理指导书 文件编号 版本号 修订号 页次 VQO006008 A 1 第 2 页，共 2 页 文件进行处理; 如参考的:盖参考章并存档,作废的文件,使用碎纸机进行粉碎报废; 各部门在需要删除电子版体系文件时，如果此文件在工作区未经发布并未提交审核，各文件的创建人可以删除；如果文件一经发布，必须经过指定的文件销毁审批程序才可以从发布区调回工作区，进行删除。针对服务器上的PDF版本的电子文件,信息中心进行删除处理,(作为参考作用的旧文件只留纸版本).。

5.4财务部负责PDM系统管理，为各部门使用人设置使用权限，保证文件的安全，不被拷贝，不丢失。PDM系统的存档文件都已进行加密；财务部每天对数据进行备份并带离办公区域。定期对系统文件杀毒--防毒软件,具体系统管理参考计算机管理制度.

6，相关文件

<<文件和资料控制程序>>； <>； <>, <<计算机管理制度>> ７．相关记录

无

编制：潘超庭、丁燕梅

审核：黎志航、李赛力、薛金刚、刘培华、肖雄图、贾雪、岳修富 批准： 王继金