（房建）工程跟踪审计方案

第十章 审计档案资料管理措施

1、管理应坚持集中统一管理的原则，档案管理员应积极收取各种门类和载体的档案资料，存档案室集中统一管理。

2、装订成册的档案必须按规定立卷，填好案卷目录，然后按不同业务成果类别、载体分别上架保管，并写明载体名称，以便查找利用。

3、随时保持卷面清洁、整齐、保证档案的完整齐全。 4、档案管理员必须保证档案安全。档案管理员离开档案室时，必须关停电器，拨掉电源插头，上好门锁，管好钥匙，节假日离开前必须严格检查，必要时可打封条。

5、档案管理员对所保管档案每半年要全面、仔细地检查一次，作好记录，做到账物相符。对破损和褪变的档案要进行修复和复制，并做好档案的防霉及防蛀措施。

6、档案工作要充分利用电子计算机等先进设备来加强科学管理，提高档案工作的管理水平和服务质量。

7、做好档案信息开发利用工作。档案管理员要绘制档案分类大纲和存放示意图，编制检索工具和参考资料，认真编好档案目录。档案管理员要熟悉所藏档案情况，方便快捷提供利用。

8、坚持履行档案借阅手续，经相关领导批准后方可借阅并认真做好登记及催还档案工作，严格区分开放与控制使用的档案。

9、档案管理员必须认真负责管理档案。查阅档案必须由档案管理员查找、调取。

10、档案接收、移出、销毁及档案管理员工作变动，必须进

行档案交接，逐一清点核对，履行交接签收手续，及时记入《档案移交和接收登记薄》，对接收的档案，原则上应保持原卷册原貌，以分清责任。

附：各类档案归集资料清单目录

1 工程量清单及控制价编制

1.1 资料收集内容

1.经审查并加盖图审章后的施工图纸质文本（若纸质文本未提供，可要求提供图审报告和与之相符的施工图电子文档）

2.立项批复 3.地勘报告

4.委托方资料移交清单及要求 5.委托方与联系人及联系电话 1.2归档应收集的资料 1．工程造价咨询合同 2．三级复核表

3．清单及控制价编制成果文件纸质文本（注：纸质文本可不打印分部分项工程量清单计价分析表）

4．电子文档（光盘）存档内容应当包括但不限于：

① 工程量清单及招标控制价编制内容（全套） ② 工程量计算书（包括图算软件、自制电子表格） ③ 图纸电子文档

5．计算过程中相关责任方（如委托方、设计方等）的来往函件、答疑等。

6．若同一项目有修改，应将所有修改编制文件一并存档，应将每次定稿内容（并附修改原因）移交档案室存档保管。 7．财评报告复印件 8．其他应归档资料 9．项目经理及经办人签字表

2 工程结算编制

2.1资料收集内容： 1． 招标文件

2． 投标文件（包括投标报价书或预算书） 3． 施工合同及相关补充协议 4． 施工图和竣工图（含电子文档）

5． 工程设计变更、工程技术经济核定单、现场签证、收

方记录

6． 经批准的施工组织设计（含专项施工方案）、图纸会审

记录、会议纪要、甲乙双方往来函件。

7. 隐蔽工程验收记录、自检资料、开（竣）工报告。 8．监理日志（若有）

9．影像资料如：图片等（若有） 10．委托方与联系人及联系电话 11．委托与移交清单

2.2归档资料： 1．工程造价咨询合同

2．结算编制成果文件及电子文档（含报告正文、结算书等）、三级复核表。

3．其他资料：

① 工程相关责任方（如委托方，设计方，监理等）的来往函件，会议纪要 ② 计算底稿（含电子文档） ③ 影响工程造价的相关重要签证 ④ 其他应该归档资料 4．项目经理及经办人签字表

3 预算评审（财政评审）

3.1资料收集内容：

1．初步设计施工图或经审查并加盖图审章后的施工图纸质文本（若纸质文本未提供，可要求提供图审报告和与之相符的施工图电子文档）

3．立项批复 3．地勘报告

4．委托方资料移交清单及要求

5．送审的初步设计慨算或工程量清单及控制价（含电子文档） 6．委托与联系人及联系电话 3.2归档资料