行政办公物品管理制度

海南恒源嘉盛酒店管理有限公司

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备 忘 录

MEMORANDUM

致 To : 董事长 由 From : 办公室 抄报 Copy to : 各部门办公室

编号 No. : 办公室【2012】007 页数 Page : 6 日期 Date : 2012年08月21日

事由 Subject : 筹备期行政办公物品管理制度 一．总则

1、为了使酒店筹备期间行政办公物品管理规范化，保证公司财产完好无损，根据企业管理的一般要求，结合本公司具体情况，制定本制度。

2、公司行政办公物品由办公室统一采购、配发、管理，严格实行先入库、后领用的制度。

3、公司各部门所领用一切非原材料性质的办公物品，严格实行“以旧换新”制度。

二．适用范围

1、本制度适用于筹备期间公司所属各部门。

2、本制度所指行政办公物品为员工日常办公所用文具（含水笔、笔记本、钉书器等）、办公自动化所需用的耗材（含U盘、录音笔、墨盒等）、办公设备（含电脑、复印机、打印机、传真机等）以及办公家具（含桌、椅、柜等）。

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三．行政办公物品的分类

行政办公物品分三类：办公固定资产、办公低值资产、办公用品。

1、办公固定资产指使用期限在两年以上，在使用过程中保持原有的实物形态的各种办公家具及办公设备。

2、办公低值资产指使用期限较长，在使用过程中不易消耗的各种办公家具及办公设备。

3、办公用品指使用期限较短，价值较低，在使用过程中容易消耗的各种办公类资产。

四．办公室筹备期的职责：办公室是行政办公物品的综合管理部门，负责对行政办公物品费用支出情况进行监督、控制，其职责主要包括：

1、每月25日汇总各部门的《办公物品申请单》并报入下月资金计划； 2、供应商的选择及采购； 3、办公物品的验收、入库； 4、办公物品的配发、调拨和维修；

5、配合财务部对行政办公物品进行盘点、建立《行政办公物品台账》、月度《办公用品出入库台账》。

五．资产负责人的主要职责：认真贯彻执行公司的行政办公物品管理制度；负责公司资产的保管和资产出入库、调拨、维修与监督记录、建立《行政办公物品台账》、月度《办公用品出入库台账》、《个人台账》、《部门台账》；合理调配各部门

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的办公设备等资产。严格执行《办公用品领用登记单》登记、做到出库必录。

六．筹备期办公物品采购

1、每月25日公司各部门上报下月度的《办公物品申请单》，交由办公室审核后编制统一采购计划和资金使用计划，纳入公司全面预算，报公司财务部列入每月全公司资金计划。

2、全公司认真贯彻办公用品“以旧换新”制度，资产负责人需向申请部门回收申请单中已耗用、损坏的非原材料性质的办公用品。并根据回收数量以及库存数量在申请单上备注合理的采购数量。

3、办公资产的采购由办公室按货比三家的方法进行询价后，连同《办公物品申请单》和询价后的《办公资产采购询价单》上报董事长，经审批后方可到财务部领取支票进行购买。 4、办公物品验收：

（1）办公室主任与资产负责人共同验收采购办公物品，并按照申请单核对。验收完毕后填写《办公物品验收单》并签字，上报董事长审批。审批通过后，办公室登记《行政办公物品台帐》、《办公用品出入库台账》。

（2）若验收发现与申购要求不符、或办公物品质量不合格，则物品不可入库。由采购人员负责与供应商交涉、进行退换货。办公资产退货后，由采购员在《办公资产采购询价单》中选择供应商另行采购。

（3）固定资产由财务部根据入库单和购物发票进行账务处理。《办公物品申请单》和购物明细复印件、以及固定资产的照片由办公室统一保管。

3、采购员持购买办公用品的相关票据及《办公物品申请单》根据公司财务规定

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报销。

七．筹备期办公用品配发

1、办公用品每月领用一次，由办公室资产负责人于每月5日配发。办公室负责办理领用手续，严格填写《办公用品领用登记单》，并进行《办公用品出入库台帐》登记，写明物品的编号、名称、规格、单价、领用人、领用时间等。 2、办公用品每月一次领清，不再另行申领。如有特殊需求提前与办公室申请，如无库存需要购买的并且不在资金计划范围内的，必须做出资金追加计划，报董事长审批方可购买。 3、个人办公用品的发放

(1)新员工入职按标准配备铅笔一支、笔筒一个、签字笔(可更换笔芯)两支、笔记本一本。

(2)资产负责人根据个人办公用品领取情况详实填写《个人台账》并对应记录《办公用品出入库台账》。 4、部门办公用品的发放

(1)部门办公用品：剪刀、胶条、胶棒、橡皮、回形针、直尺、订书器（订）、涂改液等，按区域分配，每个办公区分配一套（至少两人一套）。 (2)计算器除必备部门（如财务部）按区域分配。

(3)资产负责人根据《办公用品领用登记单》将部门办公用品记录进《部门台账》。 (4)电话、计算器、订书器、文件夹、笔筒、打孔机、剪刀、直尺、起钉器、鼠标、键盘等耐用办公用品，已于员工入职时按标准发放，原则上不再增补，如重复申领，应说明原因或凭毁损原物以旧换新。如出现人为损坏或丢失由个人负责

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