GMP对文件系统的要求

一、建立一套完备原文件系统

文件(documentation)又称为软件,制药企业的文件是指一切涉及药品生产、管理的书面标准和实施中记录结果。贯穿药品生产管理全过程，连贯有序的系统文件称为文件系统（documentation system）。

1、 药企业为什么要建立文件系统：

从企业管理的角度看,各类文件建立的目的是取代传统的、以口授靠回忆形式来进行管理的模式，是一种从人治到法治的变革。一切行为以文件为准，没有文件的要按GMP标准建立，从无到有，从不完善到完善。建立一套完备的文件系统，它的好处在于： （1） 行动可否进行以文字为准；

（2） 一个行动怎样进行都只有一个标准；

（3） 可以避免语言上的差错与误解而造成的事故；

（4） 任何行动后均有文字记录可查，为追究责任、改进工作提供了依据。

从国家药品监督管理局GMP认证中心所下一发的制药企业实施药品GMP认证的文件中也不难看出对文件系统的重视程度，向管理要效益不仅是一句口号，而是许多成功者（或失败者）经验教训的总结。在现代管理中，一个最突出之点就是用书面的程序进行管理，这是由单一管理到全面质量管理，由强制管理走向科学管理。

药品生产汲及的范围很广，但最主要的是要管好人和物，文件系统从不同的侧面规定了每个人的岗位责任，规定了操作人员的操作程序，规定了物料从采购到成品形成及售后服务整个过程的详尽要求。使企业上到负责人，下到每一操作工，知道自己应该做什么，怎样去做，什么时候在什么地方去做，这样做的依据是什么，能达到什么结果。

文件系统还制定了一旦产品出现质量问题的补救措施，可追踪责任者，查清事故原因，有利于总结经验教训。

制药企业建立完备的文件系统，不但可以避免因口头传达引起的失误，而且能使管理走上等程序化、规范化，使产品质量和服务质量有了切实的保证。

2、 药企业文件的类型：

制药企业的文件很多，管理规范的先进企业用于生产控制的各类文件上千种，大体归类可分为标准类和记录（凭证）两大类。 （一）根据标准的不同可分为下列三种：

（1） 技术标准文件 是由国家、地方行业及企业所颁布和制定的技术性规范、准则、

规定、办法、标准和程序等书面要求。如药典规定的注射用水质量标准等。 （2） 管理标准文件 是指企业为了行使生产计划、指标、控制等管理职能，使之标

准化、规范化而规定的制度、规定、标准、办法等书面要求。如操作人员卫生

制度、原辅料的取样制度等。

（3） 工作标准文件 是指以人或人群的工作为对象，对工作范围、职责、权限以及

工作内容考核等所提出的规定、标准、程序等书面要求。如岗位责任制度、标准操作程序等。

（二）记录（凭证）文件

记录（凭证）文件是反映实际生产活动中标准情况的实施结果。 （1） 记录 如报表、台账、生产操作记录等。

（2） 凭证 是表示物料、物件、设备、房间等状态的单、证、卡、牌等。

3、 怎样制订有关文件：

1、 起草文件的组织机构

企业应有总工程师、技术副厂长或其他负责人负责的文件起草筹备机构，此机构可以是临时的，根据企业的实际出发确定文件制定的运作程序，挑选合格的文件的人员，提出编制文件的相关规定和要求。只有组织机构确定下来，文件的制定工作才能真正起到高效、协调、运作良好。 2、 起草文件人员要求

GMP强调人员素质第一要素，不论起草文件还是落实文件，关键在于岗位人员如生产部门、质量控制部门、客户服务部门的负责人和授权人员应具备必须的教育和实践经验资格，树立和保持对产品要有高标准和持续改进的概念，懂技术，敢管理，勇于承担责任，善于与他人合作，这些是文件起草人应具备的基础素质。 3、 文件的起草

文件的起草主要由文件使用部门择人负责起草，以保证文件内容的全面性和准确性。草稿交QA（负责部门）初审后，由办公室分发与文件有关部门审核并签发意见，再交起草人修改，最后由QA负责人定稿。如有不同意见，由QA负责人裁定。一定要杜绝文件的片面性，增加文件的可行性。起草文件应达到以下要求： （1） 文件标题、类型、目的、原则应有清楚的陈述。 （2） 文件内容准确，不可模棱两可，可操作性要强。 （3） 条理清楚，易理解，便于使用。

（4） 文件如需记录，应有足够空间。

（5） 提倡实事求是，可借鉴别人的先进经验，但绝不能生搬硬套，一时难形成的文件，如某些SOP（标准操作程序）可待时机成熟后再期完成，切记编文件是为了使用文件，而不是摆花架子。

4、 文件的生效

文件定稿后，需有起草人、审核人、批准人签字，并注明日期方能生效。涉及一个

车间的文件由车间负责人审核，QA负责人批准；涉及全公司的文件，由QA负责人审核，总经理、总工程师或技术副厂长批准，以保证文件的准确性和权威性。定稿文件不得使用手抄，以防差错。

企业内部已定稿的文件宜统一格式、统一编号，便于查找。 5、 文件的形成、修正和废除

（1） 目的

建立一个用于生产管理和质量管理文件的形成、审查、批准、生效、修正和废除的程序。

（2） 范围

所有用于生产管理及质量管理文件

（3） 责任者

各有关部门的经理、管理人员对实施本SOP负责。

（4） 程序

定义，本SOP所称的文件是指：处方、物料单耗表、生产原始记录、标准

操作（工作）程序（SOP）、配制指令及包装指令、各类用于生产的表格、检查记录、测试标准（原辅料及包装材料的质量标准）、其他用于生产管理和质量管理的文件。

（一）文件的形成和审查

各部门负责人应负责组织编写或设计本部门用于管理的文件，其内容必须根据现行的GMP标准。

② 编写过程中应与文件涉及的其他部门讨论协商，征求意见，使文件一旦实施后，具有可行性。

③ 文件形成后，交QA审查的要点是：

A、 与现行GMP标准是否相符；B、文件内容的可行性；C、 文件应简练、确切、易懂不能有两种以上的解释；D、 同公司已生效的其他文件没有相悖的含义。 ④ 经QA审核后的文件，如需改正，交回原编写人员所属部门的负责人进行修改，直至符合要求。

（二）文件的批准和生效

①经修正确定之文件，由QA按标准的格式打印，经QA负责人签名后，分别送至执行该文件有关的部门经理签名，再送交总经理或总工程师批准。

②总经理或总工程师审批后应在规定的空格内签署姓名和日期，该日期即为文件生效日。

③QA部门将总经理或总工程师审核批准的文件打印若干份，分送于总经理及有关部门各一份，收到文件复印件的各部门应在文件原稿上签上姓名用收文日期，原稿由QA部门归存。

④文件收到后，各部门应当即执行文件有关规定。E、用于生产管理及质量管理的表格等，如无批准生效，物资供应部门不得予以印刷，否则财务亦不予以报销。

（三）文件的修正和废除

本SOP所称的修正和废除其定义是：修正为文件的题目不变，不讼内容改变多少均称修正。废除为文件的题目改变，内容不论变或不变，原文件即称废除。改题后的文件应按新文件程序进行审批。

（1） 因不能符合现行管理的要求，或工艺改变，设备更换，环境及生产用房的

变更等，需对现行文件进行修改，按下列程序进行； （2） 有关部门对原文件需作修改时应填写“技术文件修改申请表”，交QA审核，

按照程序（4）中的1~2规定进行审核、批准、生效；

（3） 文件的废除由部门提出书面意见交QA审核，由总经理工总工程师批准； （4） QA将修正后文件之复印件发至有关部门后应同时收回原文件关销毁，不

再在现场出现； 经批准废除的文件，应由QA书面通知有关部门，在分发通知的同时，收回被废除的文件，使其不得在现场出现。

4、 如何管理和使用文件：

文件的管理是指包括文件的设计、制订、审核、批准、分发、执行、归档以及文件变更等一系列过程的管理活动。文件的保管与归档应符合国家、地方有关法律要求。各种生产记录应保存三年或产品有效期（负责期）后一年。

（1） 文件的编码

文件形成以后，所有文件必须有系统的编码及修订号，文件编码实例请参阅附录。并且整个企业内部应保持一致，以便于识别、控制及追踪，同时可避免使用或发放过时的文件。文件编码应注意下列要求：

第一、 系统性 统一分类、编码，并指定专人负责编码，同时进行记录。

第二、 准确性 文件应与编码一一对应，一旦某一文件终止使用，此文件编码即告作废，并不得再次启用。

第三、 可追踪性 根据文件编码系统的规定，可任意调出文件，亦可随时查

询文件变更的历史。

第四、 稳定性 文件编码系统一旦确定，一般情况下不得随意变动，应保证系统的稳定性，以防止文件管理的混乱。

第五、 相关一致性 文件一旦经过修订，必须给定新的编码，对其相关文件

出现的该文件编码同时进行修正。

（2） 文件的发放

文件批准后，在执行之日前发放至人员或部门，并做好记录，同时收回旧文件。

（3） 文件的执行与检查

文件起始执行阶段，有关管理人员有责任检查文件的执行情况，这是保证文件有效性最关健的工作。同时文件管理部门应定期向文件使用和收阅者提供现行文件清单，避免使用过时旧文件。所文件应定期复核。如果文件采用自动控制

或管理系统，应仅允许授权人操作。

（4） 文件使用者培训

文件在执行前应对文件使用者进行专题培训，可由起草人、审核人、批准人进行培训，保证每个文件使用者知道如何使用文件。

（5） 文件的归档

文件的归档包括现行文件和各种结果记录的归档。文件管理部门保留一份现行文件夹或样本，并根据文件变更情况随时更新记录在案。各种记录完成后，整

理分类归档，保留至规定期限。对于批生产记录，用户投诉记录，退货报表等定期进行统计评价，为质量改进提供依据。

（6） 文件变更

文件一经制订，未经批准不得随意更改。但文件的使用及管理人员有权提出变

更申请，并提出理由，交给该文件的批准人，批准人评价了变更可行性后签署意见。变更文件再按新文件起草处理程序执行。文件管理部门负责检查文件变更引起的其他相关文件的变更，并将变更情况记录在案，以便跟踪检查。 总之，制药企业文件是推行GMP的重要组成部分，高质有效的文件系统，能保证企业健康的有序动作，从而保证产品质量。

（7） 文件管理应不断持续改进

文件管理并非一成不变，其改进的方向是：

第一、简化 文件管理工作应持续改进，其目标是简化工作流程，减少中间环节，文件管理程序化、规范化，使之有效控制，有效管理。

第二、计算机化 实现文件管理无纸化，这是现代文件管理的目标，它的好处在于文件的起草、审核、批准更加快速方便，缩短文件形成周期，能自动贮存，减少定员，提高效率。

（8） 需要填写数据的文件（记录）

第一、 内容真实，记录及时，不得超前记录和回忆记录。

第二、 字迹清晰，不得用铅笔或圆珠笔填写。

第三、 不得撕毁或任意涂改文件，需要更改时不得用涂改液，应划去后在旁边重写，签名并标明日期。

第四、 按表格内容填写齐全，不得留有空格，如无内容填时要用“----”表示，

以证明不是填写者疏忽。内容与上项相同时应重复抄写，不得用“””