EXCEL表格排序的三种实用方法

步骤/方法

一、数值排序

1、RANK函数

RANK函数是Excel计算序数的主要工具，它的语法为：RANK(number，ref，order)，其中number为参与计算的数字或含有数字的单元格，ref是对参与计算的数字单元格区域的绝对引用，order是用来说明排序方式的数字(如果order为零或省略，则以降序方式给出结果，反之按升序方式)。

例如要计算E2、E3、E4单元格存放一季度的总产值，计算各车间产值排名的方法是：在F2单元格内输入公式 =RANK(E2，$E$2:$E$4)，敲回车即可计算出铸造车间的产值排名是2。再将F2中的公式复制到剪贴板，选中F3、F4单元格按 Ctrl+V，就能计算出其余两个车间的产值排名为3和1。美文坊提醒大家如果B1单元格中输入的公式为 =RANK(E2，$E$2:$E$4，1)，则计算出的序数按升序方式排列，即2、1和3。需要注意的是：相同数值用RANK函数计算得到的序数(名次)相同，但会导致后续数字的序数空缺。假如上例中F2单元格存放的数值与F3相同，则按本法计算出的排名分别是 3、3和1(降序时)。

2、COUNTIF函数

COUNTIF函数可以统计某一区域中符合条件的单元格数目，它的语法为COUNTIF(range，criteria)。其中range为参与统计的单元格区域，criteria是以数字、表达式或文本形式定义的条件。其中数字可以直接写入，表达式和文本必须加引号。

仍以上面的为例，F2单元格内输入的公式为=COUNTIF($E$2:$E$4，;&E2)+1。计算各车间产值排名的方法同上，结果也完全相同，2、1和3。

此公式的计算过程是这样的：首先根据E2单元格内的数值，在连接符&的作用下产生一个逻辑表达式，即;176。7、 ;167。3等。COUNTIF函数计算出引用区域内符合条件的单元格数量，该结果加一即可得到该数值的名次。很显然，利用上述方法得到的是降序排列的名次，对重复数据计算得到的结果与RANK函数相同。

3、IF函数

Excel自身带有排序功能，可使数据以降序或升序方式重新排列。如果将它与IF函数结合，可以计算出没有空缺的排名。以上例中E2、E3、 E4单元格的产值排序为例，具体做法是：选中E2单元格，根据排序需要，单击Excel工具栏中的降序排序或升序排序按钮，即可使工作表中的所有数据按要求重新排列。

假如数据是按产值由大到小(降序)排列的，而您又想赋予每个车间从1到n(n为自然数)的排名。可以在G2单元格中输入1，然后在G3单元格中输入公式=IF(E3=E2，G3，G3+1)，只要将公式复制到G4等单元格，就可以计算出其他车间的产值排名。

二、文本排序

选举等场合需要按姓氏笔划为文本排序，Excel提供了比较好的解决办法。如果您要将上例数据表按车间名称的笔划排序，可以使用以下方法：选中排序关键字所在列(或行)的首个单元格，单击Excel数据菜单下的排序命令，再单击其中的选项按钮。选中排序选项对话框方法下的 笔画排序 ，再根据数据排列方向选择按行排序或按列排序，确定后回到排序对话框。如果您的数据带有标题行，则应选中有标题行(反之不选)，然后打开主要关键字下拉列表，选择其中的单位，选中排序方式(升序或降序)后确定，表中的所有数据就会据此重新排列。此法稍加变通即可用于第一名、第二名等文本排序，请读者自行摸索。

三、自定义排序

如果您要求Excel按照金工车间、铸造车间和维修车间的特定顺序重排工作表数据，前面介绍的几种方法就无能为力了。这类问题可以用定义排序规则的方法解决：首先单击Excel工具菜单下的选项命令，打开选项对话框中的自定义序列选项卡。选中左边自定义序列下的 新序列 ，光标就会在右边的输入序列框内闪动，您就可以输入金工车间、铸造车间等自定义序列了，输入的每个序列之间要用英文逗号分隔，或者每输入一个序列就敲回车。如果序列已经存在于工作表中，可以选中序列所在的单元格区域单击导入，这些序列就会被自动加入输入序列框。单击添加按钮即可将序列放入自定义序列中备用。

使用排序规则排序的具体方法与笔划排序很相似，只是您要打开排序选项对话框中的自定义排序次序下拉列表，选中前面定义的排序规则，其他选项保持不动。回到排序对话框后根据需要选择升序或降序，确定后即可完成数据的自定义排序。

需要说明的是：显 示在自定义序列选项卡中的序列(如一、二、三等)，均可按以上方法参与排序，请读者注意Excel 提供的自定义序列类型。