商务应用文复习资料2013年1月

第一次授课

名词解释 商务应用文 填空（10）

1、商务应用文写作是信息社会不可缺少的 沟通 工具，是确保买卖双方交易不受阻碍和为商务活动的成功铺平道路的有效工具。

2、商务应用文是指 工商企业 在市场经济环境中，经营运作、贸易往来、发展开拓等一切活动中所记录、总结、交流、传播信息和处理各类事务的文书。 3、“笔札杂名，古今多品。……朝市徵信，则有符契券疏；……虽艺文之末品，而政事之先务也。”（《文心雕龙》）。这里所谓的“符契券疏”均属 签约凭证 的商务应用文书。

4、元代《新编事文类要〃启札青钱》收有《典卖田地契式》、《典卖房屋契式》。此类书籍出现说明：随着商务活动的开展， 相关的商务写作如何做到规范性 逐渐被人重视。

5、写作从根本上说是一种沟通，所有的（商务）写作行为，目的都是为了达到企业内外部的有效沟通。而沟通是人与人之间一种借助 语言文字 等方式进行联系、交换信息的行为。

6、商务活动中，企业与公众沟通的方式很多，奈良旅馆运用 书信 这一方式不仅消除了旅客的怨气，还起到了柳暗花明的效果。

7、在策略性沟通中，沟通者应进行三方面思考：第一确定沟通目的，第二选择适宜沟通形式，第三考虑自己的 可信度 如何。

8、在策略性沟通中， 读者或听者 策略是成功的商务写作的关键之处。 9、在策略性沟通中， 文化背景 策略决定了沟通中应该使用何种语言、表述的风格、招呼的礼节，还包括在不同社会规范下，人们对交流空间、装束的要求。

10、在具体的商务活动中，有效交流意味着在 商务沟通 中最终达到相互理解、信任与合作。 判断

在商务活动中，客服人员说“公司政策规定赔偿顾客”比说“您会得到赔偿”效果更好，理由是“语言表达亲切、礼貌。”（错）

在商务活动中，客服人员说“请把支票和表格放在信封里”比说“支票和表格放在指定的信封里”效果更好，理由是“口气亲切不生硬”（ 对 ）

在商务活动中，客服人员说“感谢您在7月8日信中所提及的友好建议”比说“您7月8日的批评我们已收到”效果更好，理由是“表达婉转，语气亲切、礼貌”（ 对 ） 在商务活动中，客服人员说“由于您的门牌号从地址上漏掉，我们的司机将包裹送回我店”比说“由于您未把您的门牌号给我们，我们的司机不得不将包裹送回，因此使您的货物耽搁了3天”效果更好，理由是“表达婉转”（ 错 ）

在商务活动中，客服人员说“我们别无选择，只有坚持要求你付款”比说“我们希望你现在能够付钱”效果更好，理由是“语气委婉，注意礼貌。”（ 错 ）

第二次授课

填空（10）

一切文章的写作都是内容和形式的统一，其中，主旨、材料是构成文章 内容 的基本要素，结构、语言是构成文章 形式 的基本要素。 “单一、集中、明确”是应用性写作对 主旨 的基本要求。 “真实、典型、与主旨一致”是应用性写作对 材料 的基本要求。 “合理、严谨、程式化” 是应用性写作对 的基本要求。 “准确、简明、平易、规范” 是应用性写作对 的基本要求。 写作的第一阶段是 ，它对商务写作来讲尤为重要。

列提纲是整理思路，使文章定型化的凭借，完整的提纲可以由标题、观点句和 等几个项目构成。

起草文稿就是“打草稿”，是写作中一种创造性思考阶段。要做到有效写作，在起草阶段应该做到 的起草。

文章的表达方式主要有叙述、议论、说明、描写、抒情五种，在商务应用文的写作中，运用较多的是 。 判断

语句“虽然我们公司的政策同意收回完好的退货，但是我们无法同意收回再也卖不出去的退货”因为词语重复，可改为“我们只接受可以再度销售的退货”。（ ） 语句“星期四上午10:00钟开会”因为“词语冗长、不简练”可改为“周四上午10：00开会”。（ ）

语句“眼睛无法看见的”因为“不简练”可改为“看不见的”。（ ）

语句“新的程序即将开始被起用”因为“有错别字，不简练”可改为“新的程序即将启用（或生效）”。（ ）

语句“合约式的协议书”因为“语意不明”可改为“合约或协议书”。（ ） 语句“直到写这封信的时候”因为“不简练” 可改为“至今”。（ ） 语句“免费附赠的”因为“语意不明” 可改为“免费或附赠的”。（ ） 语句“那个时候”因为“不简练”可改为“当时”。（ ）

语句“制造成本相当可观，低于我们任何一个人原先所预期的”因为“不简练、表达不准确”可改为“制造成本比预期的还低”。（ ）

语句“希望在可能的范围内，你能在短时间内作成决定”因为“不简练”可改为“希望你能尽快决定”。（ ） 改错（1）

以下为某新村派出所制发的告居民书，请指出文书存在的毛病并提出修改意见。 阅读下面的文字，回答文后的问题

联想集团告顾客书

参见教材34——36页

第三、四次授课

名词解释

商务计划，总结，报告，简报，企业社会责任报告，一页纸报告，规章制度 填空（10）

随着目前国际竞争的日益激烈，社会普遍要求企业在创建品牌、争取效益的同时更多地承担社会责任，管理类文书写作也要求采用更加规范的国际标准，并涌现出一些配合这些需求的新型文种，例如 、一页纸报告等。 企业的商务活动是围绕计划开展和进行的运动过程， 、安排落实计划、计划进度控制构成了商务管理系统的三大支柱。计划在商务活动中扮演着极其重要的角色。

是商务管理工工作中的重要环节。通过它，可以了解“计划的完成情况、取得的成绩及存在的问题”，为指导下一阶段工作提供规律性建议。 文种的起源最早可以追溯到古代的“上书”，有“书、奏”（秦）、“疏、状”（汉代），“启”（魏晋）、“申状、呈状”（宋）等名称，到民国才最终定名。 商务报告的类别很多，除常规报告种类外，随着我国对外交流的深入，在诸多股份公司、合资大型公司，现阶段还出现一些新颖的报告种类，如企业社会责任报告、 。

现行的企业社会责任报告的基本格式多采用书籍、手册目录形式分章节表述，运用 文件编制和浏览。

从缘起讲， 报告源自日本丰田汽车公司。丰田倡导的“精益精神”原则要求杜绝浪费，丰田公司严格控制员工在沟通中长篇大论，要求员工以一张A3格式纸呈现汇报的必要信息。

日常工作中常见的“简讯”、 “快报”、 “动态”、 “情况交流”、 “信息通讯”、 “内参”等，其性质都属于 。

是一种使用极其广泛的应用文种，也是一种有效的管理手段，通常包括章程、条例、规定、办法、守则、公约、须知等。

随着数字化技术的推进和互联网的发展，不少公司企业推出了 简报，它的编排格式与传统文字简报比，具有信息量大、图文并存、视觉冲击力强等特点。 判断

报告的行文方式主要以概括叙述和说明为主。（ ∨ ） 内容简单、条文较少的规章制度多采用条文并列式。（ ∨ ）

如果“试行”或“暂行”等字样标在法规、规章标题的文种后，其要用圆括号括上。（ ∨ ）

正文的条文，每一条表达一个完整的意思，不能一条规定中写几个规范。（ ∨ ） 附则对章断条连式的章程可有可无。（ × ） 每一篇简报都要配写按语。（ × ）

简报正文的主体一般都是对前言的具体展开。（ ∨ ） 每篇简报都必须在正文后面右下角具名。（ × ） 总结既要报喜，又要报忧。（ ∨ ）

写总结一定要按照完成工作的时间先后顺序来写（ × ）

改错（1）

读下面这篇病文，分析其在占有材料、分析材料、找出规律性的东西方面存在的问题并提出修改意见。

××公司上半年工作总结

半年来本公司在精神文明和物质文明方面做了许多工作，取得了很大成绩。半年来，主要做了以下工作：动员组织公司干部和广大群众学习中央文件；安排、落实全年生产计划；推行、落实工作责任制；修建子弟小学校舍；建方便面生产车间厂房；推销果脯、食品、编织产品；解决原材料不足问题；美化环境，栽花种草；办了一期计算机技术培训班；调整了工作人员，开始试行干部招聘制。 半年来，在工作繁杂，头绪多而干部少的情况下，能做这么多工作，主要是： 一、上下团结。公司领导和一般干部都能同甘共苦，劲往一处使。工作中有不同看法，当面讲、共同协商。互相间有意见能开展批评与自我批评，不犯自由主义。例如有干部就经理未作商议，擅自更改果脯销售奖励办法，影响产量一事有意见，经当面提出，经理做了自我批评，并共同研究了新的奖励办法，又出现了增产势头。

二、不怕困难。本企业刚刚起步，困难很多，技术力量薄弱，原材料不足；产品销路没有打开等等。为此，领导干部共同想办法，他们不怕跑路，放弃自己的休息时间，忍饥挨饿受冻，四处联系，终于解决了今年所需要的原料，推销了一些产品。

三、领导带头。公司的几位主要领导带头苦干，实干。他们白天到下边去调查了解情况、解决问题，晚上才开会研究问题，寻找解决的办法。领导干部夜以继日地工作，使公司工作上了台阶。

××公司 ××××年×月×日 一、材料不足、不具体，更谈不上有典型材料本来。

文中首段所写的一些做法，如“推行、落实工作责任制；修建子弟小学校舍；建方便面生产车间厂房”等做法，客观上必定存在许多材料和思路的，由于作者未作收集，也就更不可能进而对材料作起码的分析、展开了。由此导致的结果，是使人对该公司上半年的工作情况不明。 二、经验体会缺少特点。

文中所写的三条“经验”，即“上下团结”、“不怕困难”和“领导带头”，基本上任何单位都可以用，而且任何时候都可以用。这也是由于作者对工作和材料未能有所占有和无法施行分析所带来的结果。 三、结构内容不完整。

比照总结正文的结构和写法，本文漏写“问题与教训”、“今后的工作和努力方向”等内容。 阅读（1）

阅读下例总结，并按要求完成下列问题。 参见86——87页