实物档案的数字化探索（5稿）

处理，同时为了节省存储的空间，一般将其进行缩小，并确保图像无多余的边角，维持数字化图像的整体性。

（2）条目录入

将整理好的图像按照有关规定录入档案信息，并在档案管理系统中录入相关数据，同时需严格控制录入数据的差错率。录入信息之前必须先将所需要的信息进行备份，以防出现因停电、系统奔溃、病毒等其他原因造成的不必要的损失。录入结束后，应将所有录入信息与录入前信息仔细核对，无误后方可保存。

（3）数据挂接

在数据进行挂接前，需要仔细核对实物的图像与目录保持一致。如果有条件的话，使用专用的服务器，将所有信息一次性导入相应的服务器。经确认合格后，通过互联网技术传输至相关服务器进行汇总。

（4）信息关联

以纸质档案为例，每一份纸质档案扫描后将产生一个或者多个电子图像信息，将电子图像信息储存到对应的盘区，同时也核对每一份电子图像信息的名称与档案数据库中的对应编号是否相同，电子图像信息的数量与档案目录数据库中的对应档案数量是否一致等，通过单独的电子图像信息与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起来一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。

（5）数据核验

以部分抽查的方式核查已经完成的所有数据，一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于5%。验收“通过”的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。

（三）数字化的实物档案管理检索

一般来说，实物档案具有载体形态多样的特点，因此在查询以及利用过程中，仅凭一个实物档案的名字很难精准的判断该实物的外形或特征，这就需要管理人员去库房实际查看原件，尤其是一些展览的调查，还需周而复始的进出库房开盒装盒进行一次次的调查，不仅要耗费大量的时间和精力，同时也为实物档案的磨损带来了不必要的损失。而实物档案的数字化正好弥补了这一缺陷，进而实现实物档案的保管与利用。

数字化的实物档案可以通过计算进行高速的信息检索。一般检索分为全文检索、智能检索、高级检索。

全文检索，因为要提供诸如题目、作者、时间、主题词、分类号等许多检索条件，且需同时满足，因此查阅不是很便捷。

智能检索，只需要用书输入相关的关键词或者关键时间段即可搜索出大量的相关信息，这种方式便于使用，但因为检索出大量不需要的信息，需要使用人费时进行甄别。

高级检索，需要选择要检索的著录项、选择逻辑运算符、输入要查询的内容等，通过组合定义多项条件。这个使用有一定难度，需要一定的专业培训。

（四）实物档案数字化实施标准

首先，要确定实物档案的扫描分辨率，原则上是应高于300万像素，扫描色彩模式需采用彩色扫描，维持图像的真实度。其次，要确保扫描以后的图像的排列顺序与实物档案原件保持一致，不能出现漏扫、错扫以及重扫的现象发生。

四、 实物档案数字化发展远景

（一）数字档案馆实物档案管理的可视化

物联网的出现很好的解决了实物档案的可视化，其被称为继计算机、互联网之后世界信息产业发展的第三次浪潮，推动了世界信息的进一步发展。将现有的数字档案存储在计算机或相关服务器内，通过互联网技术和相关的网络通信协议，将实物档案进行保管、定位、跟踪、可提高管理效率，大大节约成本，提升档案的利用率。

（二）数字档案馆实物档案的可视化利用 （1）与信息化的管理手段相结合

档案馆可以把实物档案数字化成果、实物图片收入到办公自动化系统中，方便浏览和在线搜索。例如，天津档案局在其主板的天津档案网上近期推出的建国初期的公粮票资料照片中照片网上展，将各个种类的粮票通过照片展示在网页上，同时，通过照片链接进行分类解释说明。

（2）推动实物档案的网上利用

把实物档案通过3DMAX、JAVA、FLASH等技术制作出的三维立体影像，电脑在网络上展示，这样不但可以使人们更加直观的接触到大量实物档案，而且成本低、交互度高，提高实物档案的利用。比如，

天津档案局主办的天津网档网首页上就设网上展厅、照片展示、档案查阅等多个项目来展示馆藏的音像档案，进入到视频观看区后，视频上方显示该档案的档号、资料号以及详细介绍。并将青岛这个城市的回顾历程与展望通过连载视频的方式呈现，这样不仅让人们在短时间内对青岛这座城市有了深刻的认识，还扩大了可利用的空间。

21世纪是一个信息化占主导地位的时代，这就意味着数字化将成为各项工作的必然趋势，当然也包括档案的数字化的发展，我们可以想象数字档案在档案比例中会占有越来越大的比重，因此还需要档案工作者不断加强自身的建设，逐渐提升计算机的操作水平，让档案资源充分发挥出前所未有的功效。

参考文献

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