秘书学概论

秘書學概論

1沟通协调方法。在管理过程中出现矛盾或失调，有不少是因为信息沟通不畅或受阻，或信○息传递中出现某种干扰产生的。这时可采用沟通协调方法。 2变通协调方法。在实际工作中，有时在一些非原则性问题上，有关各方各执一词，互不相○让，结果使矛盾激化，这时可采取变通协调方法。 3事例协调方法。对于因局部的权力冲突和利益冲突而引起的各方在整体的失调，可采用融○合协调方法。

4政策法规协调方法。在实践中某些失调现象，是由于理解或执行有关政策、法规出现偏差○造成的，对此类失调问题，宜用政策法规协调方法。 5计划协调方法。若在执行中措施不当或客观条件发生变化，就有可能出现失调现象。对此○类问题，可采取计划协调方法。

6节奏程序协调方法。若出现各局部、各子系统步调节奏不一致，进展程序混乱，全局的整○体运转就会出现失调。这时要运用节奏程序协调方法。

7会稿协调方法。在制发文件的过程中，由于各部门仅从自身的职能管理需要出发，在执行○中就可能与相关部门的文件内容发生矛盾，使执行过程中出现失调和混乱现象。

8会商协调方法。当某个矛盾或问题波及几个管理部门的职权范围时，可以约请相关管理部○门共商协调办法。

2. 简述秘书工作进程调度方法。 ABC分类处理方法；集中办理与分段进行相结合的方法；统筹计划法 3. 主辅配合有哪几种类型？ 和谐共振型（最佳状况）；领导牵引型；秘书促动型；配合失调型。 4. 如何正确运用秘书工作的一般规律？

从目标把握坚持主辅配合的正确方向；从主辅加深理解提高辅助的有效性；从主辅配合协调提高综合辅助的效率；从主辅增强素质提高综合辅助的效能。 5. 论述对立统一规律在秘书工作中的表现。（详见书193-198页） 7. 简述秘书工作的规律性准则。 1）一般性准则 1正面效益准则； ○2以领导工作为核心的准则（是由秘书工作的性质特点及“三服务”的根本宗旨所决定的，○秘书工作最直接、最主要的具体任务就是为领导工作服务） 3具体工作流程闭环运作原理：是指在各项业务活动中，各秘书岗位的分工，各工作环节必○须有序衔接、稳定性和连续性，充分发挥整体功能。

? 注：“三服务”即为直接领导服务（最直接最主要）；为与本机关相关的各级领导服务；

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为人民服务。 2)專門性準則 1受权理事双重角色准则 ○2综合协调强化整体功能准则 ○3有效信息沟通准则 ○第八章 秘书的精神素养

1. 简述秘书政治思想素养的主要内容。

树立正确而高尚的世界观；树立法制观念；树立政策观念。 2. 怎样理解秘书的职业道德与作风修养？

3. 怎样理解秘书容易出现的不良心理现象及其危害？

不良心理现象：畏上心理；自负心理；厌倦心理；讨好上司心理；焦虑心理。 4. 什么是秘书的气质？

? 气质是个人心理活动的动力特征。

? 在心理学上，人们一般把气质分为四种类型，即多血质、胆汁质、黏液质和抑郁质。 第九章 秘书的知识能力素养 1.构建秘书知识结构的原则是什么？

适应性原则；比例性原则；层次性原则；个性原则；动态性原则 2. 秘书的知识结构由哪几部分内容组成？

? 基础知识：科学文化基础知识；政治经济理论基础知识；法律法规基础知识。 ? 专业知识：秘书职业知识；秘书所在部门的业务知识 。

? 相关知识：管理学知识；心理学知识；公共关系学知识；经济学知识；其他相关知识。 3. 什么是秘书的专业能力？秘书的专业能力由哪几部分内容组成？

专业能力，是指秘书人员从事秘书工作所应具备的职业能力，是秘书能力结构的核心部分。专业能力是完成秘书工作的重要保证，也是秘书区别于其他职业人员的重要方面。 ? 表达能力：口头表达能力；书面表达能力；身势表达能力。

? 办事能力：明确职责范围；通晓办事程序；区分轻重缓急；善于社会交往。 ? 协调能力；掌握协调的依据；掌握协调的原则；讲究协调方法。

? 管理能力：辅助决定能力；辅助计划能力；辅助沟通能力；辅助控制能力。 ? 应变能力：要善于观察；要反应敏捷；要从容镇定；要随机应变。

? 社交能力：知己知彼，准确定位；文明礼貌，讲究方法；充实知识，加强修养。

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浅谈对秘书工作的认识

一、秘书工作的定位

? 秘书是领导者的综合辅助人员，负责沟通信息、辅助决策、综合协调、会议、草拟文件、

时间管理等主要职能。秘书既是管理人员，也是业务人员。秘书工作的主要目的是为领导者提供及时、真实、准确的信息，让领导者的决策依据更为充分、科学，并推动决策有效地落实。

? 秘书工作，是秘书群体围绕领导者进行管理过程中所开展的一系列辅助性和服务性的工

作。

二、对秘书的要求

? 秘书工作的特殊性要求秘书一定要有过硬的文化素养和较高的工作能力。首先，作为领

导的秘书，应该稳重干练，坚持正确的政治方向。一个秘书要有清醒的政治头脑，在重大原则和大是大非面前不能糊涂，不能人云亦云，更不能见风使舵，左右摇摆，随随便便发表议论。《省委书记》一书中为我们展示了一位年轻秘书，郭立明，在一念之间的失误，使他的前途毁于一旦，因为省委副书记宋海峰帮他给父母找到房子，所以他与宋海峰走的较近，后来宋海峰出事他也被牵连了。本来这位秘书也是很认真负责的，他有一本很厚的工作日记，记录贡开宸书记的每一点活动。但就因为没有把持住自己，以贡开宸的名义替宋海峰传话，违反了组织纪律，而受到了惩罚。

? 其次，作为领导的秘书，要想领导所未想，时刻替领导着想，保持清醒的头脑。《省委书

记》中还有一位优秀的秘书——焦来年。他不仅成熟稳重，还把与贡开宸有关的事情都记得清清楚楚。比如有一次贡书记自己都忘记了“11·14”家庭聚会，但焦来年却记得，并且为之做了准备。还有一次贡书记在办公室想事情，焦来年就一直等着，因为他明白贡书记的心思，他预料到贡书记会有事要他去办。

? 第三，作为一个秘书，要知道什么该说，什么不该说，要严格遵守保密性原则。由于秘

书往往跟领导走得很近，不仅在许多方面直接参与领导决策，而且还掌握着包括领导个人隐私的一些鲜为人知的秘密。所以，秘书在公共场合活动时要注意内外有别、把握分寸，对什么该说什么不该说，必须心中有数，不能为了哗众取宠、一时兴起而口无遮拦。否则，不仅会泄露一些工作秘密，而且还可能损害领导者的形象，于工作、于己都不利。郭立明之所以被免去秘书的职务就因为他没有坚持原则，因为一点小恩小惠就立场不坚定了，所以他不能成为一名优秀的秘书。因此作为一个秘书，要经得住考验，纯净自己的心灵，端正自己的人生观与价值观。

? 第四，作为一个秘书，要具备良好的人际关系和协调能力。秘书每天都要和上司、同事、

来宾、部门等接触和打交道，因此必须乐业敬群，以优雅的举止谈吐和高素质的涵养创

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造良好的人际关系，从这个意义上说，秘书应当是一位出色的公关人员。 特别是和领导的相处中，更应该处理好自己和领导的关系。理顺与领导的关系，尊重而不奉承吹捧，主动而不越位脱轨，服从而不盲从附和。

? 最后，作为一个秘书，要有一定的智谋，工作要积极，要有思想，能为领导出谋划策。

焦来年总是能够给贡开宸一些好的建议，他很清楚地知道什么时候该说话，什么时候不该说话，他在“大山子”的问题上给贡开宸的帮助很大。因此，焦来年应该称得上是一位称职的好秘书。 三、秘书工作的任务

秘书工作的任务主要分为三类：

? 第一类是日常程序化工作。接听电话，向电话询问者提供信息，记录留言，转接电话；

收发与回复日常邮件；撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作报告；会谈、会务安排；安排商务旅行，做好预订工作；将信件及其他记录归档；备份信件及其他文档；接待访客；采购、分发和控制办公用品等等。

? 第二类是领导临时交办的工作。在日常工作中，有时遇到重大事件时，领导要经过深思

熟虑才能做决定，而这种决定往往是临时性的，此时就需要秘书积极地响应领导，使领导的决定落实下来。

? 第三类是智囊性的辅助工作。作为一个秘书，应是领导工作的辅助者。秘书人员应具备

辅助决策的意识，提高辅助决策的能力，做领导的参谋和助手。当领导遇到比较困难的问题时，秘书应迎难而上，及时为领导者排忧解难。

总的来说，秘书其实是一项很有挑战性的工作，要做一位合格的秘书是需要付出巨大地努力的。因此，我们这批未来的秘书应该勇敢的迎接挑战，努力学习，为将来的工作打下坚实的基础。在当今这个发展较快的时代，我们要想在社会上有立足之地，就一定要有足够的能力，机会永远只会给有准备的人。我们要适应社会的发展，就要不断地学习，提高自身的能力。

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