秘书学概论

秘書學概論

门机构的办案不同。一方面，秘书部门的督查，是代表领导，或受领导之托，或在获得了领导授权的前提下进行的；另一方面，秘书部门的督查工作，应着重围绕重要管理指令和中心工作，抓大事、要事和久拖不决之事，并不能代替上述专门机构和基层部门的具体工作。 3协调 ○? ? 特点：权力的授予性；非职责限定性；认同疏导性。 秘书协调的类型 ------纵向关系的协调。这里所说的纵向关系是指本组织与上下级组织之间的关系、秘书部门及秘书人员与所在组织领导班子及领导人之间的关系、秘书部门及秘书人员与群众的关系。 --------横向关系的协调。秘书协调活动中面临的横向关系，包括本组织与平级的关系、领导班子成员间的关系、秘书部门与平级职能部门间的关系、秘书部门内部人员间的关系等。 5. 为什么说参谋辅助是秘书的深层职能。 第五章

1. 简述秘书职能环境的要素及其与秘书工作的关系。

秘书职能环境要素关系，主要是指的是秘书职能活动中与各有关方面的联系与关系。 1）秘书与部门的关系 ? 表现形态：辅助形态；协调形态

? 两种情况：一是秘书与纵向层次机构的关系；二是秘书与横向部门机构的关系。

1纵向层次机构的关系，指的是与本组织领导层的关系、与上级领导组织的关系、与本○组织下属机构的关系。秘书与领导的关系是在秘书职能环境中是主要、最本质的、对秘书工作起关键性作用的关系。 如何处理与上级领导组织的关系和本组织下属机构的关系（详书97页）

2横向层次机构的关系，既包括与本组织内各职能部门的关系，也包括与上级组织职能○

部门及不相隶属的有关部门的关系。

明确三条原则：一是有效地提供综合服务；二是要做好协调工作；三是尊重和依靠职能部门。

2）秘书与群众的关系 3）秘书与新闻媒介的关系 2. 秘书职能环境的作用有哪些？

秘书职能环境对秘书工作具有规定作用、导向作用和激发作用。

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1）规定作用： ? 从总体看，社会环境决定了秘书工作与秘书职业的存在。 ? 从行业系统来看，不同行业的环境决定了秘书工作特定的辅助对象、工作内容及运作方式，以及对秘书的知识能力素质也有不同的规定和要求。

? 从组织层次看，不同层次的机关环境决定了秘书工作的不同运作方式与工作任务的深度、广度；

? 从秘书岗位看，不同的岗位环境决定了秘书工作的不同服务对象和工作目标。 2) 导向作用：不同的职能环境有不同的组织目标和领导工作目标，且在发展变化中。秘书工作必须适应职能环境的需要，遵从组织目标和领导工作目标，并且顺应职能环境变化发展的趋势。

3) 激发作用：人们从事社会工作的动力来自于社会组织对其需要的满足。秘书职能环境能具体地满足秘书的需要。因此，秘书职能环境对秘书工作具有激发性。 4) 职能环境对秘书工作的机遇性和风险性 3. 如何理解秘书职能场

秘书职能场是在秘书职能环境中秘书职能活动的影响力范围 。 1）秘书职能场的构成（详见书105-107页）

秘书职能场的大小；秘书职能场的运作方向；秘书职能场的能量 。 2）秘书对职能环境的适应

适应职能环境特征；满足职能环境需要；顺应职能环境发展；开发职能环境资源。 3）秘书对职能环境的优化 1优化职能环境的立足点 ○ 一是必须从客观实际出发，正确地面对职能环境。 二是立足本职工作，在本职岗位上积极发挥作用。 三是必须立足于现实需要，处理好现实与长远发展的关系。 2优化职能环境的着力点 ○秘书优化职能环境的着力点，主要是优化开发具体工作的环境。其关键是优化与领导的主辅配合关系，与领导主辅配合、在领导身边发挥综合辅助作用，是秘书发挥职能作用的基本形式。

3优化职能环境的主要途径 ○4）排除环境障碍与优化职能场 ? 排除职能环境障碍 1信任障碍的排除：○一是要排除失误造成的信任障碍；二是要排除工作态度方面的信任障碍；6 秘書學概論

三是要排除思想动机方面的信任障碍；四要排除误会造成的信任障碍。

2理解障碍的排除：一是要使领导理解秘书工作；二是要使部门和群众理解秘书工作；三是○秘书要善于理解别人。

3沟通障碍的排除：一是错误的功利观造成的虚报信息障碍；二是管理信息网络结构不全造○

成的运作低效状态；三是人际关系隔阂造成的沟通障碍。 4利益障碍的排除。 ○

? 优化职能场：职能场大小的优化；职能场方向；职能场能量 5）优化秘书的物质环境

4 秘书与领导关系的多维性与本质特征是什么？

? 秘书与领导的关系不是一种平面关系，而是一种多层次的多面关系。

? 多维性：政治上的同志关系；人格上的平等关系；组织上的上下级关系；角色地们上的

从属关系；工作上的主辅关系。

? 最能体现其角色关系本质特征的应该是秘书与领导的工作关系，即辅助与决策的关系，

辅助性是秘书工作的本质属性，这是规范秘书角色行为的出发点，也是秘书工作的出发点。

5. 简述秘书人际交往的类型、特征、意义。（详见书128-130）

? 类型：公务交往与私人交往；领导交往和群众交往；口头交往与书面交往。 ? 特征：公务性；代表性；多向性。 ? 意义：有利于提高效率；有利于信息的收集；有利于经贸往来；有利于心理健康。 6. 简述秘书人际交往的原则（详见书130-132页） ? 关系对等原则；互利互惠原则；诚实守信原则；宽容忍耐原则。 7. 简述秘书人际交往中感情投资、求同存异与换位思考三者的意义。 第六章 秘書與組織管理 1. 怎樣理解組織管理的職能？

? 本质：组织管理的本质就在于放大所管理的系统的功效，并产生各单一子系统所不具备

的新功效。

? 职能：计划职能；组织职能；领导职能；控制职能；协调职能；激励职能。 2. 秘书与组织管理有怎样的关系？ ? 秘书管理，指的是在履行秘书职责、实现秘书职能活动中，秘书的管理理念及管理的方

法与手段。 1组织目标为秘书选用工作方法指明方向； ? 关系：○7

秘書學概論

2组织规范为秘书选用工作方法提供依据； ○3组织需要是秘书选择工作方法的基础； ○4组织管理方法要应用于秘书工作。 ○3. 理解秘书与组织管理效率。

1）组织效率：是各级各类社会组织及其管理人员从事管理活动的产出同所消耗的人力、物力、财力等要素间的比例关系，是管理职能的具体体现。

2）提高组织效率的管理方法 任务管理方法；人本管理方法；目标管理方法；系统管理方法 3）秘书与组织管理效率

工作制度的建立；程序化与规范化的实现；现代化手段的采用；学习型组织的培养。 4. 怎样理解领导的秘书观与秘书的秘书观？

? 领导的秘书观，就是从领导角度对秘书的职能、价值、工作方式以及秘书与自身关系的

认识和评价。领导的秘书观，对自身与秘书的关系状态具有主导作用，也深刻地影响着秘书自身的角色定位。

? 秘书的秘书观，就是秘书对自己的职能、价值、工作方式以及秘书自身与领导关系的认

识和评价。秘书的秘书观尽管会受到领导秘书观的深刻影响，但归根结底，它是秘书自身的角色意识，具有相对的独立性，秘书个人修养的高下，对此有着决定性的作用。 5. 当前和今后，秘书需要具有什么样的管理理念？ 人本观念；系统观念；效能观念；主动服务意识 6. 理解秘书对领导工作的价值体现

为领导工作做铺垫；为领导工作代劳；为领导工作拓展延伸；为领导工作拾遗补缺 7. 决策程序。 1确定决策目标。在决定的这一程序中，秘书的主要任务是协助领导者进行调查研究，搜集○信息，发现需要决定解决的问题，为领导者正确确定决定目标服务。 2拟订方案 ○3评估和选择方案（关键步骤） ○4典型试验 ○5普遍实施 ○6追踪控制 ○第七章 秘书工作方法与规律 1. 简述秘书协调方法的类型。

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