秘书学概论

秘書學概論

第一章 绪论

1. 秘书学研究的对象和范围是什么？

秘书学作为一门独立的学科，其研究对象只能是秘书事务及其运动规律，也就是秘书工作和秘书活动的特性和规律。

秘书学就是研究秘书工作和秘书活动的特性与规律的科学。 2. 怎样理解秘书学的学科归属与学科性质？

秘书学属于管理科学的范畴，领属于公共管理学科。 3. 理解秘书学与主要相关学科的关系。 （1） 管理学：是秘书学的领属学科；

（2） 领导科学：熟悉并掌握领导科学的知识，是秘书配合并服务于领导工作所必需的； （3） 文书学、档案管理学：秘书学、文书学、档案管理学既是密切相关的学科，又是有

明确的、各自独立的学科。

第二章 秘书职业

1. 什么是秘书？对秘书的定义应该怎样理解？ 秘书是身处领导机构或领导者身边，以处理信息和综合服务的方式辅助领导者实话管理工作的工作人员。

理解：（1）秘书的主要活动范围是领导机构或领导者身边。 （2）秘书的主要工作方式是处理信息和综合服务。 （3）秘书工作的根本性质是辅助管理。

2. 秘书的分类方法有几种？各是什么？ 横向分类；纵向分类。 3. 秘书职业的特点是哪些？ 1社会化、行业化；○2专业化、知识化；○3自动化、高科技化；（1）国外秘书职业的特点：○4制度化、科学化；○5年轻化、性别化。 ○1人数众多，分布广泛；○2位居中枢，直接辅助；○3全面综合，（2）我国秘书职业的特点：○服务领导。 （3）从工作内容看秘书的特点：

1从属性。秘书从属性的特点，是由其自身的地位所决定的。秘书不能脱离领导而独立存在，○

这就是秘书的从属性。秘书的从属性地们决定了秘书从属性的特点，而这一特点又决定了秘书的辅助性、服务性和被动性等其他特点，也决定了秘书工作的原则、方法和规律。 2辅助性。辅助性是秘书工作的根本属性，也是秘书的重要特点，秘书人员的从属地位决定○

了秘书工作的全部内容都是对领导工作起辅助作用。

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3服务性。服务性是秘书从属性和辅助性特点的集中体现。 ○

4被动性。被动性是秘书的从属性和辅助性特点在秘书人员身上的直接体现。 ○

5全面性。秘书的基本职能概括为“辅助管理，综合服务”○，这些都决定了秘书工作具有鲜明

的综合性和全面性的特点。

6机密性。 ○

4. 在我国，申报不同级别的秘书资格证书应具备的具体条件是什么？ 5.结合实际，谈谈你对秘书职业的认识和理解。 第三章 秘书机构

秘书机构，又称秘书部门，是指在各级各类社会组织中为领导机构和领导者处理综合事务、辅助管理的综合性机构。 1. 秘书机构具有什么特点？

1附属性；从秘书机构所处的位置看，具有明显的附属性特点。 ○

2综合性；从秘书机构的活动内容看，具有明显的综合性特点。 ○

3辅助性；从秘书机构的活动性质看，具有辅助性特点。 ○

2. 秘书机构设置必须遵循哪两条原则，怎样理解设置秘书机构要科学合理？ 规范化、科学化

3. 政府机关秘书机构是怎样设置的，机构的名称有哪几种？ 综理制、分理制 4. 秘书机构的功能

1 基本功能：助手功能；参谋功能 ○2 特有功能：沟通协调 ○5. 秘书团体建立需经历哪几个阶段，其形成特点是什么？组建期、激荡期、规范期、执行期 6. 什么是绩效测评，对秘书进行绩效测评的意义是什么？、

? 绩效测评：是指一个组织的成员完成某项任务，以及完成该项任务的效率与效能。 ? 意义：有效的测评，不仅可以帮助掌握团队成员对组织的贡献或不足，更在整体上为人

事管理提供可靠的评估资料。 7. 秘书绩效测评的内容包括哪些？（书59页）

（绩效测评通常从个体素质评价和业绩评定两方面入手。） 1工作能力。工作能力是秘书个体业绩的基础。 ○

2工作态度。工作态度是秘书人员对组织的敬业乐业、奉献与责任的一种精神，直接影响工○

作能力的发挥。

3工作业绩。工作业绩是秘书个体完成工作的最终成果。 ○

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第四章 秘书职能

秘书的职能，是在秘书机构、秘书职位功能的框架内，领导根据组织目标与管理工作的需要而明确赋予秘书机构或秘书职位的具体职责权限。 1. 秘书的基本职能有哪些？

办理文书；信息管理；督促检查；综合协调；参谋辅助；后勤保障；“不管部”

1办理文书的职能。办理文书是种类社会组织的一项经常性与基础性的工作，也是秘书部门○

的传统职能。

2信息管理的职能。是一种自谋性的助手工作。 ○

3督促检查的职能。督促检查，是领导赋予秘书机构的一项重要职能。 ○

4综合协调的职能。秘书机构的综合协调职能，是由领导授权、自身工作性质以及参谋辅助○

的职能。

5参谋辅助的职能。属于秘书部门及秘书人员更为重要的秘书工作和深层的职能活动。 ○

6后勤保障的职能。是秘书机构保证领导机构正常、高效运转的一项重要职能。 ○7“不管部”的职能。 ○? 秘书机构为领导工作拾遗补缺，消灭领导及组织管理工作中的空白点，是“不管部”职

能的集中体现。秘书机构工作的全面性、综合性和相对超脱性，它可以成为处理“不管”事务的最佳部门。

? 需要拾遗缺的事务是“有限无穷”的。所谓有限，是指它不得超越本级领导的职责范围，

不得代替其他职能部门行使职权；说它无穷，是指具体事务可大可小，可能很多，秘书部门都应该将其视为分内之事。 2. 秘书的一般事务性职能有哪些？

办公用品管理；接待；安排领导活动；值班；通讯工作；印章管理；机要保密。 3. 理解有关秘书专项职能的特点与要求。

信息管理；调查研究；会务工作；公文处理；档案管理；信访工作 1信息管理 ○

? 信息道德是指秘书人员在获取和使用信息过程中应遵循一定的伦理规范。

? 信息能力：信息获取能力；信息选择能力；信息预测能力；信息处理能力；信息运用能

力。秘书信息能力的重点是信息的加工，可分为初级加工和高级加工。 2调查研究。 ○

? 特点：秘书部门作为各级各类社会组织的综合部门，具有接触并处理种类信息的独特优

势；但同时又客观地存在着与具体业务的方位差距，工作面宽，综合性强，针对性差，不可能花费集中成块的时间全力以赴开展调查研究工作，这就形成了秘书部门研究工作

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的基本特点。

? 要求：（1）调查研究前的准备工作：一是确定调查研究的目的和对象；二是学习并准备

有关资料。三是制定调查计划，拟写调查提纲。（2）调查研究的实施过程。（3）调查研究的完成阶段。

3会务工作 ○

? 特点：秘书部门的会务工作是指有关会议的各项辅助工作。

? 要求：会前要认真负责地做好准备工作；会中要严密正确地组织好各项活动，热情周到

地搞好服务工作；会后要妥善地处理一切有关事宜。 4公文处理 ○

? 特点：公文处理工作就是运用科学的原则、程序和方法对社会组织公文的拟制办理、管

理以及立卷归档所进行的一系列衔接有序的工作。 ?

质量。

要求：1）公文处理必须准确而周密，确保

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2）公文处理必须迅速而及时，注重时效。 3）公文处理必须做到安全可靠，切实保密。 4）公文处理工作必须加强集中统一管理。

5档案管理 ○

? 特点：内部性强；业务性强；与文书工作的联系性强；行政性强。 ? 要求：（书79页） 6信访工作 ○

4. 理解秘书受权职能的内容、特点与要求。 公文写作；督查；协调；谈判。 1公文写作 ○?

内容：是指公文的起草与修改，是秘书人员根据领导授意

代组织立言，体现领导意图和愿望的写作活动。包括起草初稿、讨论修改形成定稿的整个过程。 ?

特点：被动写作，遵命性强；对象明确，针对性强；集思

广益，群体性强；决策之作，政策性强；急迫之作，时限性强；讲究格式，规范性强。 2督查 ○? ?

督促检查成为在领导授权下秘书部门的一项新的职能。 秘书部门开展督查工作，与监察、审计、纪检、司法等专