ISO27001：2013信息沟通管理办法

信息沟通管理办法

为提高工作效率，建立公司内部正常、顺畅的沟通渠道，根据公司管理要求及公司实际工作的需要，特制定本办法。 一

沟通渠道

会议沟通

1. 会议种类及要求 （1） 例会

A 部门例会：每周一各部门召开部门例会，由部门负责人召集，进行部门工作总结并确认本周工作计划安排。

B 公司例会：每周一 9:30召开公司例会，由行政部召集，进行上周工作汇报及本周工作计划沟通。

（2） 临时性会议：由总经理或相关权责主管依需要临时召集，包含经营会议、

工作汇报、项目会议、各评审会议等。

2. 会议管理

（1） 例行性会议如有变更原则上应提前半个工作日通知，如无变更则不另行通

知。

（2） 发起非常规临时性会议原则上应至少提前1小时通知与会人员,并且应采

用邮件及口头并行方式通知（邮件中须明确会议时间、地点、与会人、会议主题及会议议程）。

（3） 与会人员应依据本职工作做好各种准备(包括资料、数据)，确保会议效果；

在公司级会议中未按要求提交资料者，将依照规定通报并给予行政处罚； （4） 主持人及会议室管理人员应提前进行会场布置。

（5） 与会人员须准时出席并签到，因故无法到会者,须提前向主持人请假并取得

许可，或派代理人出席(代理人应向主持人报备)，迟到、早退者须向主持人报备,取得谅解及同意。

（6） 由会议主持人把控整体会议进度，讨论范围需紧扣主题，并尽量在规定的

时间内结束会议。

（7） 各类会议由主持人指定人员做《会议记录》，（副）总经理主持召集的会

议原则上由总经理秘书负责《会议记录》；重要会议的《会议记录》，经主持人签名确认后，由会议记录者发放给与会人员及相关人员。 （8） 会议决议及相关工作安排，应由会议记录者在会议结束一个工作日内发布

《会议决议事项追踪表》，明确责任人及追踪人，并及时将事项结果反馈给相关人员。

（9） 会议决议的落实实施情况，应作为下次会议议题之一。 文件

1. 规章、制度类

（1） 此类文件包含红头文件、各种规章制度流程、规范、标准等，需统一使用

公司模板及标准格式并严格按照文控制度完成会签、审批流程。 （2） 此类文件须在受控条件下通过邮件及OA两种形式发布，并且仅限在受控级

别内流通，严禁外泄。

（3） 公司制定的制度规章等，由行政部统一颁布、发放，相关人员需仔细学习

阅读，并严格遵守。

2. 公告、联络、通知类

（1） 此类文书包含各种公告、通知、联络函、指令、呈报等，需按其级别完成

相应的签发流程，建议使用统一公司模板及格式。

（2） 公司范围的公告、通知类文书需同时通过公告栏、OA和邮件的方式通知到

相关部门及个人，尽量覆盖较为全面的范围，避免信息遗漏。

（3） 各部门之间、上下级之间的具体事务联络、指令传达呈报等事宜建议使用

电子文件进行沟通、传递。

3. 签（呈）、报告、报表类

（1） 此类文件包含下级呈报上级，下属部门呈报直接主管部门，各级主管向公

司或总经理的述职报告、专项工作汇报、签呈及各项业务报表等，分为定期及不定期的呈递。 （2） 须定期呈报有：

报告/报表 形式 提报周期 报告对象 级别