水利工程施工档案管理、归档与移交

3)记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有参考价值的建设电子文件的不同稿本均应保留。

4)凡属于收集积累范围的建设电子文件，收集积累时均应进行登记。登记时应按照表1-6和表1-7的要求，填写建设电子文件(档案)的案卷级和文件级登记表。

5)应采取严密的安全措施，保证建设电子文件在形成和处理过程中不被非正常改动。积累过程中更改建设系统业务管理电子文件或建设工程电子文件应按要求填写建设电子文件更改记录表(表1-8)。

6)应定期备份建设电子文件，并存储于能够脱机保存的载体上。对于多年才能完成的项目，应实行分段积累，宜一年拷贝一次。

7)对通用软件产生的建设电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的建设电子文件应转换成通用型建设电子文件。

8)对内容信息是由多个子电子文件或数据链接组合而成的建设电子文件，链接的电子文件或数据应一并归档，并保证其可准确还原；当难以保证归档建设电子文件的完整性与稳定性时，可采取固化的方式将其转换为一种相对稳定的通用文件格式。

9)与建设电子文件的真实性、完整性、有效性、安全性等有关的管理控制信息(如电子签章等)必须与建设电子文件一同收集。

10)对采用统一套用格式的建设电子文件，在保证能恢复原格式形态的情况下，其内容信息可不按原格式存储。

11)计算机系统运行和信息处理等过程中涉及与建设电子文件处理有关的著录数据、元数据等必须与建设电子文件一同收集。

表1-6 建设电子文件（档案）案卷（或项目）级登记表 内 容 文件特征 归档时间 载体类型 硬件环境(主设备环境特征 软件环境(型号、版本等) 机、网络服务器型号、制 造厂商等) 操作系统 数据库系统 相关文件(文字处理工具、 浏览器、压缩或解密软件等) 文件记记录结构(物理、逻辑) 记录 类型 口可变长 口其他 总字节数 口定长 记录总数 形成单位 联系人 载体编号 联系电话 工程地点 名 称 录特征 记录字符、图形、音频、视频文件格式 型号： 文件载体 数量： 备份数： 填表人（签名）： 口一件多盘 口多件多盘 口一件一盘 口多件一盘 制表审核 ××年×月×日 审核人（签名）： ××年×月×日日

表1-7 建设电子文件（档案）文件级登记表 文件 编号 文 件 名 本代码 别代码 时间 编号 期限 文件稿 文件类 形成 载体 保管 备注

表1-8 建设电子文件更改记录表 序号 电子文件名 更改单号 更改者 更改日期 备注

⑶收集积累的程序

1)收集积累建设电子文件，均应进行登记，并应符合以下规定：①工作人员应按本单位文件归档和保管期限的规定，从电子文件生成起对需归档的电子文件性质、类别、期限等进行标记。②应运用建设电子文件归档与管理系统对每份建设电子文件进行登记，电子文件登

记表应与电子文件同时保存。

2)对已登记的建设电子文件必须进行初步鉴定，并将鉴定结果录入建设电子文件归档与管理系统。

3)对经过初步鉴定的建设电子文件应进行著录，并将结果录入建设电子文件归档与管理系统。

4)对已收集积累的建设电子文件，应按业务案件或工程项目来组织存储。

5)对存储的建设电子文件的命名，宜由3位阿拉伯数字或3位阿拉伯数字加汉字组成，数字是本文件保管单元内电子文件编排顺序号，汉字部分则体现本电子文件的内容及特征或图纸的专业名称和编号。建设电子文件保管单元的命名规则可按建设电子文件的命名规则进行。

6)建设电子文件与相应的纸质文件应建立关联，在内容、相关说明及描述上应保持一致。 3.电子文件的整理、鉴定与归档 ⑴整理

①建设电子文件的形成单位应做好电子文件的整理工作。

②对于建设系统业务管理电子文件或建设工程电子文件，业务案件办理完结或工程项目完成后，应在收集积累的基础上，对该案件或项目的电子文件进行整理。

③整理应遵循建设系统业务管理电子文件或建设工程电子文件的自然形成规律，保持案件或项目内建设电子文件间的有机联系，便于建设电子档案的保管和利用。

④同一个保管单元内建设电子文件的组织和排序可按相应的建设纸质文件整理要求进行。

⑵鉴定

①鉴定工作应贯穿于建设电子文件归档与电子档案管理的全过程。电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定归档范围和划定保管期限。

②归档前，建设电子文件形成单位应按照规定的项目，对建设电子文件的真实性、完整性和有效性进行鉴定。

③建设电子文件的归档范围、保管期限应按照国家关于建设纸质文件材料归档范围、保管期限的有关规定执行。建设电子文件元数据的保管期限应与内容信息的保管期限一致。

⑶归档

①建设电子文件形成单位应定期把经过鉴定合格的电子文件向本单位档案部门归档移交。

②归档的建设电子文件应符合以下要求：1)已按电子档案管理要求的格式将其存储到符合保管要求的脱机载体上。2)必须完整、准确、系统，能够反映建设活动的全过程。

③建设电子文件的归档方式包括在线式归档和离线式归档。可根据实际情况选择其中的一种或两种方式进行电子文件的归档。

④建设系统业务管理电子文件的在线式归档可实时进行；离线式归档应与相应的建设系统业务管理纸质或其他载体形式文件归档同时进行。工程电子文件应与相应的工程纸质或其他载体形式的文件同时归档。

⑤建设电子文件形成单位在实施在线式归档时，应将建设电子文件的管理权从网络上转

移至本单位档案部门，并将建设电子文件及其元数据等通过网络提交给档案部门。

⑥建设电子文件形成单位在实施离线式归档时，应按以下步骤进行：

1)将已整理好的建设电子文件及其著录数据、元数据、各种管理登记数据等分案件(或项目)按要求从原系统中导出。

2)将导出的建设电子文件及其著录数据、元数据、各种管理登记数据等按照要求存储到耐久性好的载体上，同一案件(或项目)的电子文件及著录数据、元数据、各种管理登记数据等必须存储在同一载体上。

3)应对存储的建设电子文件进行检验。

4)在存储建设电子文件的载体或装具上编制封面。封面内容的填写应符合表1-9的要求，同时存储载体应设置成禁止写操作的状态。

5)将存储建设电子文件并贴好封面的载体移交给本单位档案部门。

表1-9 建设电子文件(档案)载体封面

载体编号： 类别： 档 号： 套别： 内 容： 地 址： 编制单位： 编制日期： 保管期限： 密级： 文件格式： 软硬件平台说明： 6)归档移交时，交接双方必须办理归档移交手续。档案部门必须对归档的建设电子文件进行检验，并按照要求填写建设电子档案移交、接收登记表(表1-10)。交接双方负责人必须签署审核意见。当文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性时，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

表1-10 建设电子档案移交、接收登记表 载体编号 载体类型 载体外观检查 病毒检查 有无划伤 杀毒软件名称 载体标识 载体数量 是否清洁 版本