第四章电子表格软件在会计中的应用

第四章 电子表格软件在会计中的应用

【考点：常用电子表格软件的种类】★

Windows操作系统：微软Excel、金山WPS、Lotus Notes、FormulaOne Mac操作系统：Numbers

【考点：电子表格软件的主要功能】★ 1.建立工作簿 2.管理数据

3.实现数据网上共享 4.制作图表 5.开发应用系统

每一单元格最多可容纳32000个字符。

默认工作表数量 3张 1张 行数 65536（256） 1048576 2（256×64） 2版本 EXCEL2003 EXCEL2013 列数 256 16384 （256×64） 【考点：Excel软件的用户界面】★★ 1.Excel2003及以下版本的默认用户界面基本相同, 由标题栏、菜单栏、工具栏、编辑区、工作表区、状态栏和任务窗格等要素组成。

2.Excel2007及以上版本的默认用户界面基本相同, 主要由功能区、编辑区、工作表区和状态栏等要素组成。

3.工具栏可分为常用工具栏和格式工具栏。 4.单元格是工作表中最基本的存储单位。 5.任务窗格快捷键：Ctrl+F1。

【考点：启动与退出Excel软件的常用方法】★★ 一、Excel软件的启动

1.通过“开始”菜单中的Excel快捷命令启动 2.通过桌面或任务栏中的快捷方式启动 3.通过“运行”对话框启动 4.通过打开已有Excel文件启动 二、Excel软件的退出

1.通过标题栏的“关闭”按钮退出 2.通过任务栏退出

3.通过快捷键退出：Alt+F4

4.双击标题栏的控制按钮（Office按钮）退出 5.打开标题栏的控制按钮（Office按钮），点击退出。（单击） 【考点：Excel文件管理的常用方法】★★ 文件管新建 理 保存 关闭 打开 保密、备份 修改、删除 “文件”→菜单栏、“文件”→“保“文件”→“另存右键快捷“文件”→“文件”→“打开” 快捷菜存”或“另存为”→“工具”→菜单“删“新建” “关闭” 右键菜单单 为” “常规选项” 除” “打开” 工具栏 新建 保存 关闭 打开 Ctrl+F4、快捷键 Ctrl+N F12、Ctrl+S Ctrl+O Ctrl+W 其他方启动软件 自动保存 式 退出软件 双击Excel 文件 Delete

【考点：Excel图表的插入方法】★★

数据清单、列表和数据透视表可以生成图表。 “插入”→“图表” 1.设置图表类型 2.设置图表布局 3.设置图表样式 4.设置图表位置 5.设置图表大小

【考点：数据输入与编辑的常用方法】★★★

1.在单张工作表的多个单元格中快速录入完全相同的数据：Ctrl+Enter。 2.在工作组的一个单元格或多个单元格中快速录入相同的数据：按住Ctrl键,选取多张工作表,将其组合成工作组。 3. 类型 数字型以及不具有增或减序可能的文字日期型以及具有增或减序可能的文字型数据 型数据 Ctrl+拖动填充柄 直接拖动填充柄 相同数直接拖动填充柄 据 序列 Ctrl+拖动填充柄

4.自定义排序

Excel2003：工具→选项→自定义序列

Excel2007：Office按钮→Excel选项→常用→编辑自定义列表 Excel2013：文件→选项→高级→编辑自定义列表 5.复制（Ctrl+C）、剪切（Ctrl+X） 、粘贴（Ctrl+V）、Ctrl+F（查找）、 Ctrl+H（替换）

6.查找和替换时，Excel中的通配符“?”代替任意单个字符,“*”代替多个任意字符 7.数据的保护包括保护工作簿、保护工作表、锁定单元格。

8.数据保护通过“工具”→“保护”菜单或者“审阅”功能区操作。 9.保护工作簿的打开权限密码与Excel文件的保密方法相同。 “另存为”→工具→常规选项

10.锁定单元格必须启用保护工作表功能。 【考点：Excel公式及其运用】★★★

1.Excel中,运算符主要有四种类型:算术运算符、比较运算符、文本运算符、引用运算符。

2.文本运算符：“&”（连接运算符）,用于把前后两个字符串连接在一起,生成一个字符。 3.引用运算符包括区域运算符（冒号）、联合运算符（逗号）、交叉运算符（空格） 4.公式的编辑快捷键：F2

5.查看公式中某步骤的运算结果： 快捷键：F9（查看）、“Esc或Ctrl+Z”（恢复）

6.公式默认显示方式的改变

快捷键：Ctrl+`（数字1左边的按键） 7.单元格引用方式的改变 快捷键：F4

8.跨工作表单元格引用

工作表名!数据源所在单元格地址 9.跨工作簿单元格引用

[工作簿名]工作表名!数据源所在单元格地址 【考点：常用函数的使用】★★★

1.函数只能出现在公式中。除中文外都必须使用英文半角字符，参数无大小写之分。 2.统计函数：

MAX（number1,number2,??） MIN（number1,number2,??） SUM（number1,number2,??）

SUMIF（range,criteria,sum_range） AVERAGE（number1,number2,??）

AVERAGEIF（range,criteria,average_range） COUNT（value1,value2,??） COUNTIF（range,criteria） 3.文本函数： LEN（text）

RIGHT（text,num_chars）

MID（text,start_num,num_chars） LEFT（text,num _chars） 4.逻辑函数IF

IF（logical_test,value_if_true,value_if_fa1se） 5.查找与引用函数 向量形式

LOOKUP（lookup_value,lookup_vector,result_vector） INDEX （array,row_num,column_num）根据相对位置确定值 MATCH （lookup_value,lookup_array,match_type）匹配位置 6.日期与时间函数

YEAR（serial_number） MONTH（serial_number） DAY（serial_number） NOW（）

7.基本财务函数

SLN（cost,salvage,life）

DDB（cost,salvage,life,period,factor） SYD（cost,salvage,life,per）

【考点：数据清单的设计要求】★★★

1.数据清单中的列是数据库中的字段,数据清单中的列标志是数据库中的字段名称,数据清单中的每一行对应数据库中的一条记录。 2.列标志应位于数据清单的第一行。

3.同一列中各行数据项的类型和格式应当完全相同。 4.避免在数据清单中间放置空白的行或列，但需将数据清单和其他数据隔开时，应在他们之间留出至少一个空白的行或列。

5.尽量在一张工作表上建立一个数据清单。 【考点：记录单的使用方法】★★★

1.记录单又称数据记录单,是快速添加、查找、修改或删除数据清单中相关记录的对话框。

2.打开记录单对话框以后，无法直接在工作表的数据清单中进行相应的操作。 【考点：数据排序、筛选与分类汇总的方法】★★★ 一、数据的排序 1.快速排序 2.自定义排序 二、数据的筛选 1.快速筛选 2.高级筛选

高级筛选条件区域至少为两行,第一行为设置筛选条件的字段名,该字段名必须与数据清单中的字段名完全匹配。 三、数据的分类汇总

1.分类汇总时，先对字段进行排序。 2.清除分类汇总

“分类汇总”对话框→“全部删除” 四、数据透视表

1.数据透视表的布局框架由页字段、行字段、列字段和数据项等要素构成。 2.数据透视表的设置 （1）重新设计版面布局 （2）设置值的汇总依据：

求和、计数、平均值、最大值、最小值、乘积、数值计数、标准偏差、总体偏差、方差和总体方差

（3）设置值的显示方式：

无计算、百分比、升序排列、降序排列 （4）进行数据的筛选 （5）设定报表样式