保险经纪公司行政管理制度

行 政 管 理 制 度

1、件管理制度 2、档案管理制度 3、印章管理规定 4、财产使用保管办法 5、安全、保卫、保密制度 6、车辆使用管理规定

7、行政人事部(行政) 岗位职责 8、行政人事部(人事) 岗位职责 9、财务部职责 10、业务管理部职责 11、客户服务中心职责 12、财务部负责人岗位职责 13、会计员岗位职责 14、出纳员岗位职责

15、行政人事部(行政)负责人岗位职责 16、行政人事部(人事)负责人岗位职责 17、文员岗位职责 18、驾驶员岗位职责

19、业务管理部负责人岗位职责 20、业务员岗位职责

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文件管理制度

一、收文、办文

1、凡发给本公司的文件、书信、传真件、资料等，除亲启件外，一律由文印专职人员负责统一签收、分发登记、传送、管理，其它人员一律不得涉及，平件一般当天处理完毕，急件随到随送，做到及时收文，不积压、不延误。

2、文印工作人员收文后，应根据规定，统一登记编号，并填写文件办阅单，交办公室负责人签署处理意见、建议后，送总经理阅批。

3、所有文件由总经理室阅批后，需承办的依序交有关部门、有关人员阅办，并做好签收手续，文印专职人员负责对承办部门及承办人的办文情况的督促，催办紧急或重要文件的落实，并将催办结果及时反馈办公室负责人。

4、按规定需传阅的文件，做到准确、及时、安全、保密，交给传阅人并及时收回传阅文件。中层干部轮阅文件一般不超过一天，专办文件按限定时间完成，超出时限，扣阅办人和催办人部分奖金。

5、文件承办部门或人员，必须按总经理室批示的意见，认真负责，按时按质办理完毕，并将办文结果连同原件返回办公室统一归档保存。

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二、文件的查阅及销毁

1、查阅文件必须填写查阅单，须经征得办公室负责人同意；重要文件须经公司总经理室批准方可查阅。

2、查阅文件一般在办公室内进行，需复印的必须办理审批手续。如确需借出使用的，应填写借阅单，并经办公室负责人同意后才能借阅，重要文件须经公司总经理室批准方可借阅。办公室专职人员应督促借阅人及时归还，并在归还时检查文件是否完好无损。

3、文件的借阅须注意保密，凡属上级机关下发的保密文件或涉及公司业务机密的密级文件，须按国家密级文件管理的有关规定办理，不得随便传阅、外借。

4、对公司各类文件的销毁处理，由办公室定期统一办理，其他部门不得随意处置。

5、文件销毁必须编制清单，经办公室负责人审核，总经理批准才能销毁，同时办公室须将销毁文件目录登记存档。

三、文件打印、签发

1、打印的文件、材料，须由经办人填写《打印单》并经相关部门的领导签名同意。不符合规定的，文印工作人员可以拒绝打印。

2、根据文件缓急程度，合理调剂，及时打印，急件按时限完成。

3、文印工作人员要做好打印材料的登记制度。

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4、文印工作人员须不断提高专业水平，美化排版格式，严格控制错字、漏字。

5、凡以公司名义发出的签报文件、传真函件，须由总经理或分管领导签发。

6、文件起稿、修改和签发一律使用公司文稿纸，用毛笔、碳素墨水或档案专用圆珠笔写作。

7、公司发文由分管领导签发后，文印室工作人员要坚持打印材料的登记制度，经核校格式后，填明文件编号和份数后打印。

8、公司向上级部门的签报、报告、请示及向有关单位的函件的起草、缮印、登记、送发，由办公室统一办理。由领导自行起划办理的签报文件、传真函件，应交一份给办公室登记存查。

四、文件的归档

1、文件签发单、文件草稿及正式文件全套交办公室存档。 2、按规定做好文书档案的整理、立卷、归档以及档案管理工作，做到组卷科学、划期正确、保管可靠，查找便捷。

3、公司内部各类音像、摄影材料，各部门办理后须及时交办公室整理归类。

4、公司及各部门的文件、资料，包括人事、财务、统计、业务资料，应及时整理归档，一般应在每年第二季度前，将上一年度的文件资料整理完整，交办公室统一归档。

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