行政事务管理制度

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阅或请示办理，不得耽误；

（6） 收文件全部传阅办理完毕后，注明承办情况后及时分类存放文

件柜，并认真保管，借阅的要及时督促归还，保证文件资料完整、齐全。 2. 发文管理

（1） 凡公司总部、财务部、行政人事部、销售部、公司领导部门起

草的文件，负责起草的员工必须按照公文规范及时认真起草，交行政人事经理审核公文格式、发文字号、行文规则、文字表述、文种使用等进行核查监督，再报分管领导审核把关，最后总经理审核。

（2） 文件签发后，要及时登记、打印、再次校对核实无误后，方交

行政人事部盖章分发。公文用章坚持上不压正文，下骑成文时间；

（3） 需要发送的文件，安排专人及时发送，及时登记挂发文号，需

要签收的按要求签收，准确送达有关人员和部门，不得延误和积压；

（4） 发文要登记，填写发文登记表。公司行文统一编号为：

公司正式文件【名称】文（2011）第001号 公司会议纪要【名称】会（FZ-2011-001）号 密级文件应在文件首页右上角标注密级标识。

第六条 档案管理 1. 归档范围：

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公司的规划、年度计划、统计资料、专业技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。 2. 档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议，行政人事部经理核定密级。 3. 立卷归档要求：

（1） 归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完

整；

（2） 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与

定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。

（3） 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材

料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；

（4） 卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案

卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号；

（5） 按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的

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格式逐渐填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有提名应拟写提名，有的虽有题名无实质内容的也应该重新拟写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目； （6） 声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中

心内容和责任者。

4. 档案管理期限

（1） 文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为三

年至六年左右，短期为三年以下，一年以上。

（2） 凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有

长远利用价值的档案，列为永久保管。

（3） 凡是反映公司一般活动，在较长时间内对公司工作有查考利

用价值的文件材料，列为长期保管。

（4） 凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期

保管。

5. 档案的借阅与外调：

（1） 各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导

批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记薄，方可借阅。 （2） 公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门领

导同意或行政人事部批准。

（3） 借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、

清点，并在登记薄上注销。

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（4） 借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带

档案外出，如有特殊情况需要转借或携带外出时，须经总经理批准。

（5） 有密级档案只许在行政部翻阅，不许带离行政部；有密级档

案复制时，须经副总以上领导批准。

（6） 有密级档案只限归档人使用，其他人员使用须经副总以上级

领导批准。

（7） 对已到保密期限的档案要请相关部门领导和行政人事部鉴

定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。 （8） 借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过六

天。

（9） 借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。 6. 档案的鉴定与销毁：

（1）行政人事部定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。

（2）任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。 （3）档案鉴定工作由行政人事部经理主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。 （4）档案材料鉴定小组审定，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁；一般内部档案，须经公司行政人事部经理批准后方可销毁。 （5）销毁档案材料，经批准销毁公司档案，要由二人以上并在指定地点进行监销。档案人员要认真填写、编辑销毁清单，有专人监督销