资料库制度

xxxx资料库管理办法实施细则

一、 目的

公司策划部在市场调研、项目分析、撰写报告的同时，必然产生大量的地域信息，不同类型产品信息，及其它统计资料。在过去，公司对这些统计资料的收集保管是采取分散的形式，这些资料存在于每个分公司、每个策划部、每位策划师的手里，而这样管理存在着很多漏洞，不仅存在于个人电脑里信息没有足够的安全保障，而且杂乱无章，当某个项目需要一些资料时，我们公司手里有一些已经付出过劳动所得到的的资料，却由于没有过统一的整理，而付出第二次无用劳动，不仅耽误了时间以及精力，还浪费了公司的财力，所以建立企业资料库不仅保证了公司资料的安全性，更为公司项目储备粮食，让公司团队更加专业化，服务更加高效化。

建立企业统计资料库的意义主要有：

①集中保管，可防止资料的散失与损坏。

②集中利用，便利发掘资料的整体效用。

③集中处理，适应运用现代化管理手段。

④集中分类，方便再次利用已有信息。

二、 制作及流程

1、 建立资料库

① 第一周从总公司电脑用专门配备的移动硬盘拷贝出所有需要备份

的资料，存储到资料库专用电脑中，保证工作中需要资料的安全性，并推广此方法到每个子公司。（作为短期资料保护，子公司用移动硬盘就可以了） ② 对资料进行整理分类

? 制作资料库目录，以word形式存储在资料库首页，并随着

资料库的定期管理保持更新。 ? 公司管理制度。 ? 公司人员信息。

? 与公司合作过的项目、企业信息。

? 项目报告：包括本公司成功案例（文件名格式：区域名+项

目名；文件内容：项目调研信息，调研照片、视频、录音资料，项目成果等关于项目的所有资料），以及各种其它公司经典案例。

? 培训资料：包括公司内部培训资料（分类别进行文件夹分类：

房地产基础知识、建筑学、建筑材料、户型、房地产开发流程、市场调研、个案撰写，营销等等，有所忽略，实践中慢慢补充）以及他山之石（其他公司或者企业培训资料，分类同上）

? 模版：积累公司内部所需模版（请假、出差、借用等申请表，

调研表，个案撰写等模版）

? 工作、活动记录：总公司以及各子公司分别进行记录，包括

出差、外出市调、公司拓展、请假以及公物借用信息记录。 ? 公司常用软件备份：包括office2007、photoshop、Auto

CAD 等常用大型软件备份。（可推广至每个分、子公司进行备份）

2、

管理员选定及制度

? 首先资料库管理员这个职位除了前期建立资料库工作量较大

之外，后期维护、信息收集、管理工作量不是很大，一周可占用一天到两天，可以作为兼职来做。

? 作为管理员首先应该对项目资料库全面了解，根据资料库内

容来看，适宜顾问部的人员管理，缺点就是当公司做项目时会对资料库的更新进度上产生一定影响，可以在项目赶进度期间暂时停止资料库的更新，这不代表我们的资料库更新慢了，而是考虑到在每个项目过后不管是策划师，还是助理策划师，都会从中了解、学习到更多知识，这种好处也许会更大程度上的带来实战经验和学习资料。具体人员待定。 ? 管理员应按期认真完成本制度中列出的工作任务，以严肃的

态度对待这份兼职工作，并针对这部分工作进行一定的奖惩措施。

3、

信息定期收集

? 时间结点：每周四上午进行信息采集汇总，周五进行顾问部

信息交流会，保证知识的严谨性，并加以推广，在周五下班之前完成资料整理并存入资料库，同时同步目录的更改。

? 人力：管理员作为资料库主管，要作为信息收集的第一负责

人，保证自己每周的工作任务，并且负责联系其子公司顾问部人员进行推广，鼓励其配合资料库的完善，为调动大家的积极性，采取一定的奖励措施。 ? 信息收集方式：（待定细化） ? 信息内容：

1) 针对市场：定期收集市场更新信息，北京新盘信息以及

全国有名新盘信息，了解市场概况。

2) 针对培训学习内容：每月向每个子公司顾问部征求遇到

问题板块或者最想深入的板块，针对所征集上来的知识点，分期每周进行知识学习与整理，整理好的部分存入资料库，并以邮件的形式进行知识普及，将资料下发至每个子公司，子公司顾问部每个人有义务对资料内容进行审阅学习并对有有问题的部分提出意见。

? 信息量：每周针对板块内容整理出一份不限形式的资料，大

小长短不限，但要表达清楚预想中要了解的问题。由总公司顾问部总监进行审核。

? 资料录入制度：所有资料统一交由管理员，进行登记（登记

表见附件1），并录入，以保证信息统一性，条理分明。信息登记表作为翻看目录之一，放到资料库电脑桌面，以方便查阅。

? 资料名称：资料信息主题+收集整理日期+采集人姓名。以保

证寻找信息时的方便和准确性。