秘书资格证会议管理大题

背景说明：你是明裕有限公司行政秘书晓红，下面是行政经理王明给你布置的几项工作任务，需要你来完成。 1.

便条 晓红： 我公司将于7月5日上午9点召开销售工作会议，主要内容包括：上半年工作总结；部署下半年销售任务；销售部人员的调整；销售部介绍上半年的销售工作经验；宣读公司销售人员的招聘方案。请你设计一份会议议程表，并用文字说明会议议程表的正确设计方法，完成后用备忘录的形式发给我。 谢谢。 行政经理王明 2007年6月25日 2． 电子邮件 寄件人：Wangming@sina．com 收件人：Xiaohong@sina．com 日 期：2008年3月10日 主题：关于日程安排 内 容： 公司将于2008年3月20日召开科技成果研讨会，会议内容包括：上午9：00—10：30在二楼会议室听报告，10：30—12：00科技成果演示，12：00—13：00公司餐厅用餐，下午13：30—15：00专家专题讲座，15：00—17：00现场观摩科技成果的应用，17：30—18：30用晚餐，20：00—21：30联谊活动。请你设计一份会议日程安排表，并说明设计日程表的要求及其与议程表的联系和区别，用传真的形式发给我。 谢谢。 3． 便条 晓红： 公司拟定于2008年12月16日至20日召开公司年会，各分公司经理以上人员全部参加，会议规模150人，会期5天，王总经理希望安排在一处安静、封闭且环境较好的会议中心开会。请你给我发一封电子邮件，介绍一下选择会址的技巧，并介绍一至两家好的开会地址(请说明你的理由)。 谢谢。 行政经理王明 2008年9月9日 4． 便条 晓红： 下周一召开公司人事制度改革会议，主要内容是推出人事制度改革方案，组织与会人员充分讨论方案的实施问题。此次会议很重要，我已安排新来的秘书王璐担任会议记录，请你根据经验给她提供一些关于如何做好会议记录的资料，用电子邮件的形式直接发给她。 谢谢。 行政经理王明 2009年1月13日 5． 便条 晓红： 我们将在8月15日召开客户咨询联谊会，请你列出发送会议通知应注意的问题，并拟写一份带回执的会议通知。 谢谢。 行政经理王明 2009年7月20日 6． 便条 晓红： 历次组织的会议在经费结算时都比较混乱，有些项目的付款时机总是把握不好，造成一些误会和时间的延误。为保证下个月宣传工作会议的顺利进行，请你就会议经费的结算工作提一些具体的方法，用传真的形式发给我。 谢谢。 行政经理王明 2009年11月22日

系统解析:

1．答： 备忘录 发给：行政经理王明 发自：秘书晓红 日期：2007年6月29日 内容：金泰公司销售工作会议议程表 公司销售工作会议将于7月5日上午9点在公司二楼会议室召开。 (1)宣布议程。 (2)说明有关人员缺席情况 (3)上半年工作总结报告。 (4)销售部经验介绍。 (5)销售部人员的调整。 (6)销售人员招聘方案。 (7)下半年销售任务。 会议议程有正确的设计方法： (1)首先应注意议题所涉及各种事务的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。 (2)议程表中，第一项是宣布议程，之后再安排要讨论的问题，尽量将同类性质的问题集中排列在一起。 (3)保密性较强的议题，一般放在后面。 2．答：金泰公司科技成果研讨会日程安排

会议的日程表一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，并将会议的议题具体化。 会议议程表与会议日程表的联系与区别： (1)会议议程与会议日程的功能是不同的，会议议程是对会议议题的细化，是会议内容的具体体现，并冠以序号编写出来；会议日程是会议议程在时间上的具体安排和分配。(2)会议议程的编制应在前，议程一旦确定，就不应再变了；会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇到一些变化，可相应调整。 (3)会议议程与会议日程的安排必须吻合。 (4)会议议程、日程表制定后，必须经主管领导审核方可实施。 3．答： 电子邮件 寄件人：Xiaohong@sina．com 收件人：Wangming@sina．tom 日期：2008年9月12日 主题：关于选择公司年会会址事宜 内容：要选择合适的会址，需注意以下问题： 1．根据以往的办会经验，应先从报纸、杂志、广播和网络的广告中获取信息，也可通过同事、朋友提供的信息在市郊寻找几家宾馆或会议中心。这些会址要尽量远离闹市区，位置要安静封闭，环境最好为依山傍水，空气清新。 2．通过电话、传真、上网等方式让入选的三四家宾馆或会议中心提供包括会议室、客房、餐饮等方面的报价表，并问清折扣比例，再进行比较。 3．在此基础上选择两家会议中心或宾馆，这两家应和会场大小与会议规模相符，各种会议设备齐全，食宿方便，价格适中合理，娱乐设施齐全，环境封闭安静；然后与之进行具体的洽谈。 4．在此之前一定要亲自去实地察看，参观一下客房和餐厅，品尝一下饭菜，亲眼看一下会场设施，检查一下环境和卫生，再做决定。 5．要注意会议地点有无充足的停车位，，并在回来后画出会议地点的详细路线图。 6．将两处会址的租借费用、环境交通状况、客房、餐厅、会议室等各方面的情况和报价细目表用报告的形式上报公司领导，由领导决定选择哪一处。 7．我建议选择郊区的X×会议中心，这里环境好，价格便宜，设施齐全，并与我公司有过合作关系，能够给予较优惠的条件。 (以上意见仅供参考) 4．答： 电子邮件 寄件人：Xiaohong@sina．com 收件人：Wanglu@sina．com 日期：2009年1月15日 主题：关于会议记录 内容： 1．为会议记录做好准备工作 (1)准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和记录用纸。 (2)准备好录音机和足够的磁带以补充手工记录。 (3)要备有一份议程表和其他的相关资料、文件。 (4)提前到达会场，了解与会人员的座位图，便于识别会议上的发言者；在利用录音机的同时，必须手工记录，以防止录音机中途出现故障。 2．会议记录的内容 (1)会议描述，包括会议类型、时间、日期、地点。 (2)与会者姓名，主席的名字在最前面，记录员的名字在最后面。 (3)会议过程：宣读上次会议记录，由会议记录中产生的问题、通讯情况、一般事务、其他事务、