浅谈收缴物业费的内部控制和核算方法

浅谈收缴物业费的内部控制和核算方法

浅谈收缴物业费的内部控制和核算方法2008-11-25 18:35摘要 : 规范收缴物业费内控制度，正确计算各会计期间的物业费，已是物业管理公司财务管理、会计核算工作中一项重要内容。做到完善收缴物业费流程，加强企业内部控制制度，已是现代物业管理企业必须遵循的基本管理法则，更是物业管理企业提高防范风险能力和经营管理水平的内在要求。

构建系统、严密、完善的内部控制体系，是现代企业必须遵循的基本管理法则，更是企业提高防范风险能力和经营管理水平的内在要求。内部控制有助于管理层改善经营方式，实现经营目标 ; 保护企业各项资产的安全和完整，防止资产流失 ; 保证业务经营信息和财务会计资料的真实性和完整性 ; 保证企业财务活动的合法性。

物业费收入作为物业管理公司的主要经营业务收入，其收缴情况很大程度上决定公司的经营业绩。而物业管理公司作为一种新型的服务性企业，一般资产总量和规模都不大，从交易的特点来看 : 交易频繁、每次交易量少而且多用现金交易，从而导致货币资金管理困难且复杂。规范收缴物业费的内控制度，正确计算各会计期间的物业费，已是物业管理公司财务管理、会计核算工作中一项重要内容。

一、收缴物业费和会计核算的现状

现在大部分收缴物业费的工作是小区管理员或物业管理公司专职人员承担的。业主收到物业费收据（收据联）后向收费员缴款、收费员将“物业费”（记账联）和“现金”或“银行借款单回单”交财务部门入账，并由物业费台账记账员（以下简称记账员）记账。这样的业务流程从内控角度考虑还有不完善的地方。第一，收费员收到的物业费是否按时、全部、足额上缴，有否拖缴，甚至挪用现象，财务会计无法进行有效的监控。第二，记账员登记的台账，记载是否正确，缺少行之有效的稽核制度，物业费台账登记收入与财务会计账面物业费收入可能出现不一致的现象。第三，物业费台账中应收未收的物业费在会计核算账户上没有正确信息的记载。第四，各会计期间物业费的收入按收付实现制方法结算当期损益，不能客观、真实地反映各会计期间的收入，甚至出现将当期物业费收入，通过银行调节表转入下期会计期间，使已收缴物业费和应收未收物业费成为调节企业利润的蓄水池。这样既不符合 《 企业会计准则 —— 收入 》 所规定的收入确认原则，也增加了纳税风险。

二、完善收缴物业费流程，加强企业内部控制制度

企业内部控制制度是保护企业资产安全，保证会计资料真实完整，及时发现、纠正错误和防止舞弊的有效管理手段。建立和完善收缴物业费的内部控制制度和流程，能够使物业费按时、足额入账，杜绝挪用公款现象发生，降低资产流失的风险，及时发现业主拖欠物业费，正确记载物业费收入，真实反映企业经营业绩。

为加强内部控制，不少物业管理公司在实践中都规定了操作流程，北京顺天通物业管理有限公司的具体流程是：

1. 安装专业的物业管理收费软件，将所有业主资料信息全部输入系统，由系统自动生成每户业主应交纳金额。

2. 管理处房管员通过电话、上门等方式进行催费，业主到所在区域的收费台账室交款。台账员根据每户的应交金额开出发票，业主按照发票金额付款，发票联交业主，台账室根据记账联在收费系统中作收款处理。这样就杜绝了房管员拖交或挪用资金的现象发生，减少了企业资产流失的风险。

3. 如业主不能或不愿意到台账室交费，则由房管员办理借票手续（北京顺天通物业管理有限公司规定借票时间不能超过三个工作日），台账室根据应收金额先开出发票，将发票联交房管员到业主家（单位）收款，记账联连同借条留台账室。房管员收款后在规定的时间内将款交到台账室，台账室收款后将借条还给房管员并在收费系统中作收款处理。

4. 与广东发展银行合作专门推出了可以代扣代缴物业费的“广通卡”，先由银行与业主签订一个 《 代扣代缴物业费协议 》 。业主在交费前将款存入卡中，房管员根据业主应该交费时间和协议规定，填制各业主应交费用代扣清单，经台账室核实签字后由财务部门向银行提供代扣清单，银行将相应金额划入公司账户。待款项到账后，财务部门通知台账室开出发票并在收费系统中作收款处理，由房管员将发票送交业主。这样既保证业主及时交物业费，也节省了业主时间；既减少了台账室收费的工作量，也降低了房管员催费的难度；既降低了企业的资金风险，也符合现代人消费的方式 ; 对促进物业管理企业收费方式改革也起着重要作用。

5. 台账室每天结账前，将发票记账联与电脑收费系统进行核对后，编制“收款汇总表（一式二联）”和“收款明细表（一式三联）”。将“收款明细表”其中一联交管理处房管员登记收费台账 ; “收款汇总表”和“收款明细表”各一联随同“现金解款单”、“ POS 机划卡单”或“支票”交财务部门审核后进行财务记账处理。

6. 台账室月末编制“收入月报表”（一式二联）报财务部门。月报表的主要内容包括 : 上月末累计欠交数，本月应交数（其中 : 调整本月前应交数） ; 本月实交数（其中 : 实交下年度数） ; 本月核销数，本月末累计欠交数。经财务部门稽核确认，本月财务账反映的物业费实收数与月报表实交数无误，财务部门签字后退回一份由台账室保管存档。

7. 财务会计按稽核后的“收入月报表”对“应收物业管理费”、“预收物业管理费”等科目进行账户处理。

三、物业费的核算方法

目前大多数物业管理公司是按收付实现制来核算物业费的，每月的营业收入与当期的费用不配比，年末预收下年度的物业费没有列入“预收账款”科目，本年内应收未收物业费也没有列入当年收入。这样就不能正确核算当期损益，影响了会计核算的真实性和正确性。

我国的 《 企业财务通则 》 、 《 企业会计准则 —— 基本准则 》 和分行业财务会计制度规定，各类企业都应以权责发生制作为营业收入的确认原则。 《 物业管理企业财务管理规定 》 第十五条中规定：“企业应当在劳务已经提供，同时收讫价款或取得收取价款的凭证时确认为营业收入的实现。”也就是说，企业与业主委员会或者物业产权人、使用人双方签订的付款合同或协议，应当根据合同或者协议所规定的付款日期，作为营业收入的实现。

在这一日期，无论企业是否实际收到价款，均应作为营业收入处理。这就要求物业管理公司应按权责发生制原则进行物业费收入核算。为了简便操作，建议采取如下方法：

1. 当月收到物业费时借记“现金”、“银行存款”等科目，贷记“应收账款 — — 物业管理费”科目（退回多交物业费按相反科目处理）。

2. 月末按“收入月报表”中“本月应交数”借记“应收账款 —— 物业管理费”科目，贷记“经营收入 —— 物业管理费”科目。

3. 年末按“收入月报表”中实交下年度数，贷记“预收账款 —— 物业管理费”科目，红字贷记“经营收入 —— 物业管理费”科目。下年度初按上述会计分录冲回：红字贷记“预收账款 —— 物业管理费”科目，贷记“经营收入 —— 物业管理费”科目。

参考文献：

①《 企业财务通则 》

② 《 企业会计准则 —— 基本准则 》

③ 《 物业管理企业财务管理规定 》