PMBOK知识重点电子笔记 - 图文

第十章 项目沟通管理

【本章知识重点】

★ 项目沟通管理的4个过程 ★ 沟通管理计划 ★ 沟通技术：（沟通的要素与类型） ★ 沟通渠道

★ 信息检索系统 ★ 信息发布系统 ★ 绩效报告 ★ 行政收尾：（与合同收尾之间的定义与区别）

【电子笔记】

项目沟通管理：确保及时与恰当地产生、搜集、传播、贮存与最终处置项目信息所需的过程。

它提供了取得成功所必须的人、思想与信息之间的关键联系。它的四个过程是：

10.1 沟通规划：确定干系人的信息与沟通需求：谁需要何种信息、何时需要、如何传递。 10.2 信息分发：将所需信息及时提供给项目的干系人。

10.3 绩效报告：搜集与发布项目绩效信息，包括状况报告、进展量度和预测。 10.4 行政收尾：产生、搜集与传播阶段或项目正式完成的有关信息。

10.1 沟通规划 (Communication Planning)

认清干系人的信息需求，确定满足这些需求的恰当手段，是项目成功的重要因素。沟通规划往往与组织规划密切相关，因为项目的组织结构对项目的沟通要求有重大影响。

10.1.1 沟通规划的投入

1. 沟通要求（communication requirements）

沟通要求为项目干系人信息要求的总和。要求的定义是：所需信息的类型与格式以及该项信息价值的分析两者的结合。

2. 沟通技术（Communications technology）

项目干系人之间来回传递信息的技术和方法有可能大相径庭，影响项目的沟通技术因素： ◆对信息需求的迫切性 ◆技术是否到位 ◆预期的项目人员配备 ◆项目时间的长短

3. 制约因素（Constraints）

制约因素指限制项目团队选择的因素。例如，如果有大量的项目资源需要采购，就要更多注意合同信息的处理。当项目按合同实施时，往往有影响沟通规划的具体合同条款。 4. 假设（Assumptions）

10.1.2 沟通规划的工具与技术

1. 干系人分析（Stakeholder analysis）

对各类干系人的信息需求进行分析，把满足这些需求的源泉形成方法论与逻辑观点。

分析要考虑方法与技术对提供所需信息的项目是否合适，注意不要把资源浪费在不必要的信息或者不恰当的技术上。

10.1.3 沟通规划的产出

1. 沟通管理计划（Communicaitons management plan）

沟通管理计划是提供以下内容的文件：

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? 信息搜集、存放、归档的结构。 ? 信息流向、传递、分发的结构。 ? 对要分发的信息的描述。 ? 沟通发生的时间进度表。

? 沟通之间调用信息的方法。

? 对沟通计划更新（Update）与细化(Refine)的方法。

10.2 信息分发

10.2.1 信息分发的投入 1. 工作结果（Work result）

2. 沟通管理计划（Communications management plan） 3. 项目计划（Project plan）

10.2.2 信息分发的工具与技术 1. 沟通技能（Communication skills）

沟通的几个要素：

1. 信息的发送者：保证信息内容清晰明确、完整无缺，以便让接收者能正确接收，并确

认信息的接收者理解无误；

2. 信息：信息发送者想要传达的思想、意见、感觉或其它信息； 3. 沟通的渠道：用来传达信息的方式、工具或路径；

4. 信息的接收者：保证信息接收完整无缺，信息理解正确无误。 沟通过程有多种方式：

? 书面与口头，听与说。

? 对内（在项目内）与对外（对顾客、媒体、公众等）。

? 正式（如报告、情况介绍会等）与非正式（备忘录、即兴谈话等）。 ? 垂直（上下级之间）与水平（同级之间）。

2. 信息检索系统（Information retrieval systems）

信息可由项目班子成员与干系人通过多种方式共享，包括手工归档系统，电子数据库，项

目管理软件以及可调用工程图纸、设计要求、实验计划等技术文件的系统。

3. 信息分发系统（Information distribution methods）

项目信息可以用多种方式奋发，包括项目会议，硬拷贝文件分发，联网电子数据库调用共享、传真、电子邮件、电话信箱留言、可视电话会议以及项目内联网。

10.2.2 信息分发的产出

1. 项目记录（Project records）

项目记录可包含函件、备忘录以及描述项目的文件。这些信息应尽可能地以适当方式有条理的加以保存。项目班子成员也往往在项目笔记本中保留个人记录。 2. 项目报告（Project reports）

关于项目状况与/或问题的正式项目报告。

3. 项目介绍演示（Project presentations）

项目班子正式或非正式地向任何或所有项目干系人提供信息。这些信息要切合听众需要，介绍演示的方法要恰当。

过滤器（filtering）：大量信息在上行或下传的过程中损失掉的现象，起因是语言、文化、智力等原因； 障碍（barriers）：影响信息传递的因数。沟通障碍会增加冲突。

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