行政物流类标准化工作流程1

目 录

岗位：行政内勤 ............................................................................................................................... 2 岗位：行政助理 ............................................................................................................................... 8 岗位：督导..................................................................................................................................... 14 岗位：采购..................................................................................................................................... 16 岗位：票务..................................................................................................................................... 25 岗位：后勤..................................................................................................................................... 34 岗位：物资..................................................................................................................................... 37 岗位：客户服务 ............................................................................................................................. 51 岗位：外联专员 ............................................................................................................................. 79 岗位：审计专员 ............................................................................................................................. 81 岗位：秘书..................................................................................................................................... 90 岗位：安监员 ................................................................................................................................. 93

岗位：行政内勤

第一部分 标准化体系

一、 标准流程

1. 一般文件、通知草拟和发布 1.1了解文件大体内容

1.2参照之前类似文件拟好初稿（格式见文书表格）

1.3反复修改，填写发文审批单（见文书表格5），校队打印后逐级签批 1.4根据领导签批意见再次修改后通过OA系统和告示栏发布 2. 公司OA系统的维护及管理 2.1新增OA账号

2.1.1填写OA账号申请单（见文书表格12） 2.1.2部门主管签批 2.1.3行政部主管签批

2.1.4注册新账号（登陆OA系统，从右上角进入系统配置库，从左侧找到申请人的部门，点击个人，点击注册，在新页面填好姓名和账号，账号以dh+姓的全拼+名的拼音第一个字母，点击注册及成功。） 2.1.5教会申请者简单常用的操作方法和使用注意事项

2.2删除OA账号。职员离职或者不能使用OA账号时，需要及时删除其OA账号 2.2.1职员办理离职签批手续时，确认其有OA账号时，签字后立即删除账号

2.2.2删除OA账号（登陆OA系统，从右上角进入系统配置库，从左侧找到其所在公司和部门，点击个人选项，找到其名字和账号后选定，点击右上角删除键，账号删除，从新进入检验账号是否删除） 2.3发布OA新闻和文件

2.3.1确保发布内容经过行政主管或总务板块经理审核

2.3.2登陆OA系统发布公司新闻（登陆OA系统，点击任意专栏抬头弹出新窗口，点击右上角新建按键，在新弹出的窗口选定公司和发布内容所属的专栏，在弹出的新窗口中发布文字文件点击Word文档选项和阅读时用word展现选项，在下面的附件中添加需要发布的文件即可，发布图片文件点击HTML编辑选项，在下面

选项中选定

选项添加文件，所有资料添加完毕后，在窗口的最上面填写好标题，再

次检查后点击右上角提交即可发布）

2.3.3发布分子公司新闻加链接全域（登陆OA系统，点击任意专栏抬头弹出新窗口，点击右上角新建按键，在新弹出的窗口集团总部选项中选定分子各公司新闻，在弹出的新页面中如2.3.2所示添加文件即可发布一般分子公司新闻，发布链接全域时到该页面最下方审批流程栏中点击

选项，在新弹出的

窗口中节点名称选定审批、处理方式选择抄送、点击处理人员选择键，在弹出的新窗口常用地址本中选择全域群发组，在待选列表中选定全域群发组1确定即可，如此反复选定4个全域群发组后即可发布全域链接新闻）

2.3.4点击刷新OA系统，回到主页再次检查发布的文件。

2

2.4修改OA新闻和文件 2.4.1点击相应的新闻和文件

2.4.2在弹出的新窗中点击右上角编辑选项 2.4.3按照2.3的要求重新添加文件

2.4.4点击右上角保存即可修改OA新闻和文件 2.5删除OA新闻和文件

2.5.1在OA系统主页左侧选定新闻系统 2.5.2在弹出的新窗口中选定所在公司和专栏 2.5.3选定需要删除的资料点击右上角取消键删除所选 2.5.4回到主页刷新页面，检查需要删除的资料是否已删除 3. 公司名片的制作事宜 3.1名片的制作

3.1.1申请人按名片模板填写个人资料 3.1.2打印出电子版请部门主管签字确认

3.1.3收取确认的纸质档后，把其名片电子版发给名片印制公司印制 3.1.4名片印刷好后发给申请制作人 4. 公司印章的使用和保管

4.1公司公章、合同章等一类印章的使用

3

4.1.1需要使用人填写用印申请单（文书表格8） 4.1.2逐级签批直至公司总经理签字同意 4.1.3按照申请单上列明的文件盖章

4.1.4需要加盖一类印章的文件上有公司总经理的签名可以直接盖章 4.1.5在相应的印章使用登记表上登记 4.2一类印章的借用

4.2.1需要使用人填写印章外借申请单（文书表格9） 4.2.2逐级签批直至公司总经理签字同意

4.2.3安排第二人随同用印申请人一同外出使用印章 4.2.4在申请单列明的时间内收回相应印章

4.2.5借用和归还时在印章借用登记表上详细登记使用情况

4.3二类印章（部门章）经过管理部门主管同意即可使用，使用后登记好使用记录

4.4公司其他部门印章的管理。每半年检查一次各部门印章的使用情况，检查需留下印模和检查记录 4.5公司印章的刻制。需求部门打请示签批，行政内勤收到请示后请外勤到专门机构刻制相应印章，刻回后在印章管理登记表上登记印模和使用部门，使用责任人签字确认后交付使用。

4.6印章的销毁。当印章失去使用的价值需要销毁时，填报印章销毁申请单（见文书表格11），逐级签批后由外勤拿到公安机关销毁，公安机关开据的销毁证明和印章管理登记表上一起妥善保存。 5.招投标管理

5.1邀标书的发布。招标部门标书经过签批后，邀标书电子版挂到OA系统相应专栏 5.2收取标书。需要交投标保证金的在确定其足额缴纳保证金后收取并登记好标书 5.3开标时把相应的标书交付给开标工作人员

二、文书表格

1、公司发文(主要用于重大事件，如公司架构调整、管理层任命等)

2、公司通知（主要用于全公司级的重要事件通知，如节假日放假通知等）

3、东虹商管通字（主要用于人力资源类每月积分奖励通报）

4、行政发文（主要用于公司各种表扬、处罚通报）

5、发文审批表

6、衔接函

7、请示(关于较大事件向领导的批示)

4