关于“5—15报告”法的案例分析

关于“5—15报告”法的案例分析

摘要：当今社会已处于信息经济时代，在企业组织中，如何进行企业内部沟通，是企业管理的重要内容。在企业组织内部，企业管理者必须与员工进行有效的沟通，使他们了解企业的战略目标，听取他们对企业目标的看法和建议，并最大程度地让他们支持企业目标。这样，企业才具备制定和实施战略规划的可能性，战略目标才能够顺利实现。本论文根据沟通的原理分析麦克尼利斯集团“5—15报告”法是怎样有效的消除沟通障碍、促进沟通的。

关键词：企业内部沟通 沟通障碍 有效沟通 信息传递 反馈

一、相关概念界定

1．沟通：是指某种信息从一个人、群体、组织传递到另一个人、群体、组织的过程。发出信息的人、群体、组织叫做信息的发送者，信息所到达的人、群体、组织叫做信息的接受者。

2．企业内部沟通：是指发生在企业内的沟通，包括企业内的人际沟通、团体沟通、个人与团体的复杂沟通等。一般来说，这几种沟通不能截然分开，它们往往是一个集合体。

3．沟通障碍：影响信息有效传递和理解的一切负面因素，可能存在于沟通过程的各个环节。

4．“5—15报告”法：这是麦克尼利斯集团采用的为促进企业内部沟通的一种工作程序。其方法是：每位职员每周须提交一份报告，报告必须能在15分钟内写完，能够让读报告的人在5分钟内读完。

二、企业内部沟通的重要性

在企业当中，良好的沟通往往能使信息得到有效的传递，使工作得以有效的完成，而缺乏沟通或者无效的沟通，则常常妨碍了企业的正常运行。因此，沟通对组织的重要意义是显而易见的。正是认识到了这种重要性，麦克尼利斯集团采用了“5—15报告”法的工作程序来保证企业内部的沟通与联系。 1、沟通能使企业员工获得必要的信息以完成工作目标； 2、沟通也使得企业员工之间相互理解，避免冲突； 3、沟通是传递企业的规范、文化、观念的途径； 4、沟通是企业员工交流感情的方式。

三、企业内部沟通的障碍

1、来自信息发送者的障碍

主要包括四个方面:①目的不明确，导致信息内容的不确定；②表达不清，导致信息传递失真；③选择失误，导致信息误解；④形式不当，导致信息失去时效性。

2、来自信息接收者的障碍

主要有六个方面：①过度加工，导致信息的模糊或失真；②知觉的选择性，

导致对信息理解的偏差；③心理定势，导致对信息的理解片面和极端；④思维差异，导致信息交流的困难和中断；⑤文化差异，导致对同一信息有不同的理解和认识；⑥忽视反馈，导致信息传递受阻和重复。

3、沟通双方的不同背景特征导致的障碍

主要有六种:①地位性障碍；②观念性障碍；③失真性障碍；④认知性障碍；⑤语言性障碍；⑥心理性障碍。

4、信息传递过程中的障碍

宏观方面包括:①不能保证信息的流动性；②随着信息时代的到来，信息变得越来越复杂；③沟通渠道不严密；④语言的多样性和媒介的多样性；⑤外部干扰；⑥信息归纳不准确；⑦时间限制；⑧自我防御。微观方面包括:①发送者对情况的错误认识；②发送者对接收者的错误认识；③相关信息的干扰；④媒介选择不当；⑤接收者的错误认识；⑥不恰当的编码；⑦不恰当的解码；⑧缺乏反馈。

四、企业内部有效沟通的对策

1、从沟通的类型角度分析

①言语沟通与非言语沟通。本案例主要涉及言语沟通，它是指借助语言文字符号系统所进行的沟通，如报告、会议等。麦克尼利斯集团采用的“5—15报告”法工作程序就是通过要求员工定期提交报告来达到企业内部有效沟通的目的。

②正式沟通与非正式沟通。本案例主要涉及了正式沟通，它大多以书面形式进行，同时其沟通发起者通常是组织上层成员，接收者是下层成员。麦克尼利斯集团的员工向其管理者提交报告就是正式沟通中的上行沟通，管理者阅读并批示报告则采用了下行沟通的方法。此外，员工也可读到这些报告，了解同事之间的个人生活，则体现了水平沟通和斜向沟通，而这些都使得企业中的沟通效率大大提高。

③单向沟通与双向沟通。本案例主要涉及了双向沟通，它是指发送者将信息发送给接受者，接受者要给发送者以反馈。麦克尼利斯集团的管理者在阅读完员工提交的报告后做出批示，并发还给提交人，这样就形成了双向沟通。

2、高效的信息传递 沟通是企业存在的基础，沟通的关键在于信息传递。信息传递涉及到企业的每一个成员，个体或群体彼此之间信息传递对企业的发展产生着重要影响。信息传递是指人们通过有声语言、无声语言或称非言语的形式向对方或公众传递具有一定内容和意义的信息的过程，从而使交际双方能够达到交流思想、建立感情、互通经验、互助行为等目的。“5—15报告”法中汇报员工工作生活中出现的问题和新的计划，分享成功经验或传递一些大家感兴趣的信息，这很大程度上促进了信息的传递，提高了信息沟通的质量。

3、有效运用反馈

反馈是企业中沟通的重要形式，如果在沟通中能够有效运用反馈，就会改善沟通效果。管理者经常要对员工进行反馈，如关于员工工作绩效的反馈。“5—15报告”法常常能够促使员工进行深层次的个人交流，同时管理者阅读这些报告并作出批示，然后发还给报告提交人，这样就形成了一个快速有效的反馈循环。

此外，企业要实现内部有效沟通还需做到：①建立合理的沟通制度，保证必要的沟通，同时提供良好的设施，方便员工沟通；②塑造有利于沟通的组织文化，营造平等、理解、信任的组织文化氛围；③掌握沟通技巧；④在特定的场合，高

层应该公开出面，以身作则；⑥与员工沟通要有重点，向员工传递他们最需要最关注的信息。

五、企业内部沟通的发展趋势

1、使用即时通讯的沟通

传统的沟通方式渐渐不能完全满足企业内部沟通的需要，所以迫切的需要新的解决方案，引进电子解决方案不失为一个好办法。企业使用即使通讯的沟通是价值的沟通，麦克尼利斯集团如若能合理利用企业版的即时通讯软件，将会给企业的管理特别是在企业内部沟通方面带来新的思路和手段。

2．沟通满意度

沟通满意度与工作满意度成显著正相关，与离职意向成极其显著的负相关。沟通满意度作为反映企业管理状态的一个重要指标，做好以沟通满意度为基础的管理沟通研究，对企业管理的实践有极其重要的意义。因此，麦克尼利斯集团在采用“5—15报告”法进行有效沟通的同时，也要注重沟通满意度。通过不断的有效信息反馈，提高沟通满意度，增加员工满意度及组织承诺，来直接提高企业的生产能力，从而使该集团获得较高的工作效率和竞争能力，提高集团的整体绩效水平。

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