上海交通职业技术学院易班工作站工作规范（2015年3月修订）

上海交通职业技术学院易班工作站工作条例

一、工作证管理制度

1、凡易班工作站成员均配发工作证，工作证限本人使用，不得转借他人。 2、凡在办公室区域及参与易班工作站各项工作时，持证人均需佩戴工作证。 3、持证人自觉接受全院师生民主监督，不得利用职权、佩戴工作证进行不正当活动。 4、工作证需妥善保存，如有损坏或遗失应立即向易班工作站报告并补办，工本费5元。

5、易班工作站负责制证工作，并实行统一监督管理。凡发现违反制度者，视情节轻重分别给予打扫卫生、书面检查、大会通报批评处分（最高为开除处分）。

6、工作证制证时需加盖“上海交通职业技术学易班工作站”印章方才有效。

7、易班工作站成员职务调整、被开除、自动退出或任期届满时，需将工作证交还易班工作站办公室。如要保留，需经易班工作站批准。

二、请假制度

1、易班工作站成员因事请假：站长需向指导老师请假，各部部长需向站长请假，副部长及干事需向部长请假。各部部长必须在活动或会议前将该部门所有请假条交到易班工作站，经签名批准后方可生效。假条将交易班工作站存档。 2、请假超过一学期所召开会议和所组织活动总数三分之一者，取消评优资格。 3、凡易班工作站的会议及活动，应出席而未出席者，作无故缺席处理。

4、易班工作站成员无故缺席一次，提出口头警告；缺席三次者视为自动退出易班工作站。 5、每次会议或活动后，易班工作站应及时将考勤情况登记在会议记录本上。

三、值班制度

1、易班工作站日常办公时间为每周一至周四（12：20――21：30）、周五（12:20——14:20，国家法定节假日除外）。办公地点为易班工作站办公室。

2、各部门成员按规定按时值班。值班人员打扫办公室，保持环境整洁，并负责易班网上值班、失物招领、有信必达等易班工作站相关工作，礼貌接待来访人员，遇到职权内无法处理的事情应及时向上级汇报。

3、办公期间进入易班办公室的成员应穿着整齐，佩戴工作证。日常办公时间内应保持安静，不得抽烟，不得从事与学习、工作无关的活动。

4、各值班人员应根据值班表依时值班，不得无故缺席值班，如因临时变动不能出席值班，应以书面形式提前向易班工作站请假，或口头请假过后补交假条，以便易班工作站做好值班人员调配（此种请假形式只适用于紧急情况）。 5、值班人员可以利用办公区域进行工作及其他信息的交流，以加强沟通联系。

6、易班工作站电脑是为易班工作站工作而设立的，不得私人随意使用；因工作需要使用电脑时，要注意杀毒。 7、办公室的一切财物归易班工作站所有，出入人员应自觉爱护公共财物，注意节约用电，办公室财物不得外借（站长签字同意的除外）。

8、最后离开办公室的值班人员应注意关好电源和门窗。

9、凡发现违反制度者，视情节轻重分别予以打扫卫生、书面检查、大会通报批评等处分（最高为开除处分）。

四、材料上交制度

1、工作计划、联系表：各部门需在学期初正式开始工作一周内，将部门学期工作计划和干事联系表的电子档和纸质档送

交易班工作站存档。

2、学期末工作总结：各部门需在学期末结束工作一周内将学期工作总结的电子档和纸质档送交易班工作站存档。 3、活动简报：易班记者团若无特殊原因需在活动结束后当天内完成该活动的简报，交于上级部门审核后发布。 4、月度工作小结：易班工作站各部门负责人需在每月月底将本人月度工作小结交至易班工作站。工作小结内容要求简单介绍该月的工作内容、工作心得、下月计划等方面的情况，体裁不限。

5、活动档案：各类活动完成一周内将活动策划书、活动结果、活动总结交至易班工作站存档。 6、会议记录：易班工作站各部门需于每月28号上交本月的部门会议记录，由易班工作站整理后存档。

五、印章管理制度

1、凡是易班工作站上报、下发和对外交流的正式文件均需加盖易班工作站公章。

2、公章由易班工作站站长负责保管，其他干部需使用印章时，必须获得站长批准方可使用。 3、公章加盖方法：

1）各类通过易班工作站例会讨论通过后的文件，由易班工作站加盖印章。

2）易班工作站大型活动正式文件和对外交流正式文件，必须由指导老师审阅并无异议后，工作站方可加盖印章。 4、盖章前易班工作站办公室人员必须仔细阅读文件，对一些行文不规范（格式错误、字迹潦草、有明显涂改痕迹、表达不清、落款单位不明）的文件，可以拒绝加盖印章。

六、例会制度

1、部长例会制度

1）部长例会定于每周星期一晚上20:30由站长召集各部门部长、副部长召开。

2）会议由站长主持，交流讨论信息，安排本周的工作任务，并由各部门汇报上周工作内容。 3）站长因事不能到会，则需要委托一位部长或副部长召集各部门开会，会后需向站长汇报开会内容。 4）重大工作、活动决策，应由各部门集体讨论决定，并由站长负责向指导老师请示批准。 5）如有特殊情况应根据实际需要召开部长会议。 6）站务中心负责考勤工作，并做会议记录。

7）与会人员必须穿戴整齐、佩戴工作证，提前十分钟到场。

8）会前征得易班工作站同意的前提下，各部部长可安排本部门其他成员列席会议。列席会议的干部对会议所讨论的问题皆可提出自己的看法。 2、部门例会制度

1）部门例会出席人员为该部门正副部长及相关干事。

2）会议原则上每周召开一次，时间、地点由部长确定，并可邀请站长和指导老师出席。 3）会议目的是对部门内部工作进行总结，布置近期工作任务。

4）若站长或指导老师不能参加部门例会，会议之后，部长应及时向分管副主席汇报会议情况。 5）参会人员必须穿戴整齐，佩戴工作证，提前十分钟到场。

6）参会人员不得无故缺席、迟到或早退。如有特殊情况，应以书面形式向部长请假，否则一概以缺席处理。

七、校级账号管理制度

1、校方账号发布的内容需符合《网络安全管理条例》等相关法律文献的要求。 2、校级账号未经易班工作站站长及相关负责人许可不得私自登录。

3、线上值班应由易班工作站站长或相关负责人输入账号密码登入后交由当日线上值班人员使用，未经许可不得私自利用易班账号发送任何内容，推荐内容应由讨论通过后方可发布。

4、RSA推送口令牌由指导老师负责保管，若有特殊需要由易班工作站站长至指导老师处借用，并及时归还。

5、校级账号只允许在易班工作站办公室区域登录，不得私自在办公室以外区域登录使用，如有特殊需求需向易班工作站站长、相关负责人或指导老师申请，批准后方可登录使用。

6、凡发现违反制度者，视情节轻重分别予以打扫卫生、书面检查、大会通报批评（最高为开除处分）。

八、档案管理制度

1、易班工作站档案分四类：

1）学生干部档案：主要汇载易班工作站各届、各部门干部的基本情况，包括工作业绩、考评成绩、表现、任职及奖惩等情况。同时还收录易班工作站部门设置、部门干部职务等情况。

2）易班工作站活动档案：收录易班工作站各类活动计划、活动实施方案、活动总结及反映活动的图片、摄影、摄像资料和录音资料。

3）易班工作站文件档案：收录易班工作站各类管理制度、有关政策、文件及其他文书材料（如活动通知、会议文件、工作指示、决定、决议、意见等）。

4）有信必达及失物招领档案：收录学院同学遗失物品或无人认领信件的各类信息。 2、活动档案提交办法： 1）内容要求：

①活动策划书 ②活动策划评审报告 ③活动总结 ④活动总结评审报告 ⑤活动新闻稿

2）形式要求：对于各活动档案，应一式两份，并将其中一份提交易班工作站备案，另一份留存于指导老师处，以备学期工作鉴定用。

3）档案上缴日期：在该项活动结束后1周内。

4）档案上交时由易班工作站站长签字登记，然后装订成册后存档。

九、财物管理制度

1、易班工作站各部门在消费之前需先向相关负责人提出申请（购置的物品价格在100元以内的由部门负责人审核；价格在100~200元的需报站长批准；价格在200元以上者需上报指导老师老师批准），消费后应尽快将发票、收据交到站长处汇总。20元以上要求上交正式发票。（发票、收据背面应注明消费时间和消费原因，要有经手人签名、部门负责人签名、站长签名）。

2、易班工作站只报销各部门的日常办公经费开支，专项活动经费应按照活动流程报指导老师审批。 3、外出工作车费、餐饮费按学院要求进行报销，并出具学院抬头及发票。

4、打印需先在工作时间内到易班工作站办公室向站长申请打印，若有大数量文件需打印先可在易班工作站办公室打印，经指导老师批准后去学工部（处）复印。

5、专项活动需要制作喷绘、横幅、刻字等宣传材料的，需通过指导老师开具证明，到指定地点制作，擅自制作的一律不予报销。

6、各部门如需添置办公用品，需递交书面申请报告，经站长审核，报指导老师批准后方可购买。 7、购置办公用品后需及时向易班工作站报告，易班工作站做好财产登记工作。

8、每学期初由易班工作站对办公室进行财产登记与核对，财产登记表经站长确认签字后存档。

9、每届任职期间如有财产丢失，需原价赔偿。如有财产损坏，需尽力修缮，无力修缮时应尽快向学院后勤老师汇报，以

待学院安排人员修理。

10、在活动开展过程中需向学院申请借用场地或器材的，应填写好场地借用申请表，由活动负责人签字后，到学院审批。数码相机、DV、音响等特殊器材需由易班工作站指定专人负责，不得擅自使用。

十、工作汇报制度

1、活动策划中途应及时向上级汇报活动进度。

2、活动开展前几个小时应及时向上级汇报活动相关事宜的最后准备情况。

3、活动结束后应及时向上级逐级汇报活动开展情况以及活动结果，并填写《活动总结报告》及编写简报。 4、在日常工作中所有学生干部均应养成及时反馈的习惯，加强联系沟通，防止工作脱节。

上海交通职业技术学院易班发展中心上海交通职业技术学院易班工作站

二〇一五年三月