关于重庆区域公司常用函件的管理规范

关于重庆公司常用函件的管理规范

各部门：

为规范重庆区域内外函件的管理，提高报文质量，加强函件严谨性，现对重庆区域所有对外函件格式和内容要求统一规范，请各部门按以下规定认真执行。 一、函件类型

按照内容，目前暂划分为：追欠公函、 撤柜公函、罚款公函、促销公函、通用公函、委托书、限期整证书、收入证明。

（范本格式详见附件） 二、函件格式要求

1、纸张规格：函件纸张必须使用A4打印纸。不得使用二次纸或其它不符合规格的用纸。

2、文号：凡对外发送的公函，均必须按照以下要求编写文号。

1）以“重庆茂业百货有限公司”名义发函的，编号为：渝茂百外函字[200X

年] 号

2）以“重庆迪康百货有限公司”名义发函的，编号为：渝迪百外函字[200X

年] 号

3）以“重庆成商百货有限公司”名义发函的，编号为：渝成百外函字[200X

年] 号

4）以“重庆茂业地产有限公司”名义发函的，编号为：渝茂地外函字[200X

年] 号

5）以“重庆东方时代物业管理处”名义发函的，编号为：渝崇物外函字[200X

年] 号

6）以“重庆崇德实业有限公司”名义发函的，编号为：渝崇司外函字[200X

年] 号

7）以“重庆富春勋业房地产开发有限公司”名义发函的，编号为：渝富司

外函字[200X年] 号 3、字体

文件标题统一选用黑体二号加粗字体，文号选用5号黑体字体，正文及收文

单位名称选用宋体小四号字体。

4、正文间距：固定值28磅。 三、函件内容要求

1、函件抬头：应为收件者的法定全称，不得减写或缩写。

2、函件正文：发函部门根据实际情况参照相应的函件类型拟稿（用电脑打印，不得用手写）；内容可根据不同的情况（不同供应商、不同的欠款金额、不同的活动内容、不同的要求与处罚程度）而定，做适当修改与调整，无需对照本公函照搬全用；

3、落款：对供应商发函的函件，落款公司名称须与合同签订时我公司使用的名称保持一致；

4、函件内容中涉及财务数据的（如销售数据或欠款数据等），必须由财务部核实金额；涉及合同条款的必须核实合同原件；

5、日期一律用中文数字，不可用阿拉伯数字；

6、可能涉及到诉讼的必须特别注意措辞，务必经法务室审核。 四、函件的签收

部分函件必须由收件方签收确认（详见各函件范本的使用说明），签收确认的方法：

1）发函人员在秘书处领取盖章函件；

2）在无法正常递送或对方无法亲自签收的情况下，采取特快专递的方式，由档案室向发函人员确认收函人准确名称及地址，及时有效地投递，并在第一时间内收回对方签名回执，并将其与公函一并存档。

3）将盖章函件及时发送给收件方，并清楚告知此函需对方盖章确认，对于必须返回的确认函件，需在5个工作日内予以收回，并返回给公司秘书处存档。 五、函件的签收工作督办

如函件需经对方签收的，必须在一周内将有效证据交秘书处档案室存档，秘书处应按月度统计未及时交回对方签收件的责任人，转人力资源部兑现考核；

此通知自下发之日起，公司审批此类函件将不再接收其他形式的文本！

重庆区域秘书处

二○○七年四月十六日

渝 外函字【2007】 号

公 函

：

截止 年 月 日，贵公司在我公司 店所设专柜，累积拖欠各项费用共计￥ 元，连续欠款时间已经超过 个月。

如贵公司对欠款数额有异议，请在收函后 日内与我公司对帐，如无异议，请贵公司于 年 月 日前交清所有拖欠费用，逾期不交清，我公司将采取相关措施维护我公司的合法权益。请贵公司严格履行应尽的义务，否则，将承担合同约定的不利后果。

特此函告！

公司 二○○ 年 月 日

本函使用说明：

1、此函为我司对外催欠公函，内容必须明确、准确欠款数据及欠款时间； 2、由需求部门自行拟函；

3、由需求部门自行转财务部会计和经理签字确认金额； 4、函件盖章后由秘书处留一份存档；

5、由需求部门送达公函给收函方，并取得有效送达证据交秘书处档案室保存； 6、本函件有效的送达方式为：交对方盖章后收回、交对方授权人员签收后收回、 用特快专递邮寄，并取得签收回执。

渝 外函字【2007】 号

公 函

：

首先感谢贵司对我司的支持与配合。

贵司在我 店所设 专柜进场以来，销售业绩持续低

迷， 专柜连续 月的销售额均未能达到双方合同约定的标准。 专柜单位营业面积销售额连续 月均排在同类专柜的末 名之内，令我司十分遗憾，根据贵我双方合同约定及双方长远利益考虑，我公司决定：

暂停与贵公司合作，待时机成熟后再与贵公司继续合作。

请贵司在 月 日前派人前来办理撤柜手续，逾期，我公司将按合同约定处理。

特此函告！

公司 二○○ 年 月 日

同意贵公司处理意见。

公司（盖章） 代表人： （签名）

本函使用说明：

1、此函为我司通知供应商撤柜公函，内容应尽量阐明要求对方撤柜原因或依据； 2、由需求部门自行拟函；

3、函件盖章后由秘书处留一份存档；

4、由需求部门送达公函给收函方，并取得有效送达证据交秘书处档案室保存； 5、本函件有效的送达方式为：交对方在指定位置盖章后收回或交对方授权人员 在指定位置签收后收回。