秘书实务复习资料

议取消行文。(2)要符合国家现行的法律、法规。秘书在撰拟文稿时，一定要确保其内容同国家现行的法律、法规保持一致，不得与之抵触，更不得违法行文。(3)要符合党和国家的方针、政策。秘书所撰拟的文稿，一定要体现党和国家的方针、政策，不得另立规矩，更不得违反政策规定。(4)要符合实际情况。秘书在撰拟文稿中，必须以事实为依据，如实地反映实际情况，不得违背事实，更不得歪曲事实。(5)要符合领导意图。秘书在撰拟文稿时，必须正确地领会和体现领导意图，即领导机关或领导者对行文目的、内容及注意事项所提出的要求。不得自以为是，更不得与领导意图背道而驰。(6)所提措施和办法要切实可行。秘书在撰拟文稿时，凡涉及对某一问题的处理，一定要提出切实可行的措施和办法，不得空发议论，更不得凭想象发号施令。(7)涉及其他部门或地区的问题要协调一致。秘书在撰拟文稿的过程中，要主动同文稿涉及的有关部门或地区充分协商，求得一致。不得我行我素，更不得强加于人。(8)文字表达要合乎语法、修辞、逻辑。秘书在撰拟文稿时，一定要在语法、逻辑、修辞上多下功夫，不要出现语法问题和逻辑错误。(9)格式、标点符号、数字和计量单位要符合现行规定。

4.1．试述校对的方法和要求。答：校对的方法主要有三种：(1)对校法，就是将原稿放在桌上左侧或校样上方，校样放在右侧或原稿下方，先看原稿，后看校样，逐字逐句核对下去，发现错误立刻改正。(2)折校法，就是把原稿放在桌面上，用两手的拇指和食指各持校样的一边，压在原稿上，逐字逐句校对，发现错误，立刻改正。(3)读校法，就是两人合作，一个人朗读原稿，包括朗读标点符号，一个人核对校样，发现错误，立刻改正。．校对必须符合以下要求：既要忠实于原稿，又要善于发现和纠正原稿中的差错。校对要达到一定的次数要求。一般要经过初校、二校、三校，次数少了，很难保证校对质量；校对一定要全面；不仅要校对正文，而且要校对标题、发文字号、密级，主送、抄送单位，发文机关和发文时间，页码和附件等，不能有遗漏；要正确使用校对符号，不可随意乱用；校对完毕，校对人员在校样上签字，以示负责。 4.2．试述阅文的方法和基本要求。答：阅文的方法很多，主要有以下三种：一是泛读法。这是一种浏览式的阅文方法，即随手翻翻，大略地看看，以便对全文大意有一个总的印象；有助于正确办文和进一步钻研。二是跳读法。就是不看全文，读一部分，舍一部分，视觉过程呈现跳跃式。当文件很多、秘书工作繁忙的时候，可采用跳读法。三是精读法。就是对文件一字不漏地细读，并对内容和结构深钻细研，以求透彻，对于重要的文件，秘书应采用精读法。阅文的基本要求是：弄清文件的性质和大体内容，区别轻重，确定办文重点；弄清文件的制发机关和主送机关，对主送机关要抓好文件精神的贯彻落实；弄清文件的缓急程度和时限要求，对急件、特急件的办理要争分夺秒，越快越好；弄清文件的秘密等级和保密期限，对机密文件、绝密文件的办理，要严格执行保密法规，确保党和国家核心秘密的安全。

4.3．试述筛选的方法。答：筛选的方法很多。一般情况下，按文件的性质和内容筛选，可分为必阅件、批办件和参阅件三类。(1)必阅件。是指领导者必须看到的文件，也是秘书必须呈送的文件，主要包括：上级机关有关重大方针政策和涉及全局性工作部署的文件，以及与本机关工作有关的文件；同级机关下发的与本机关工作有关的文件；所属部门及下级机关重要的情况报告；上级机关和同级机关召开的重要会议文件；机关主要领导人批送其他领导人传阅的文件等。这类文件应及时呈送领导者阅读，以便做出部署。(2)批办件。指需要领导者审阅和批示的文件。主要包括：上级机关下发的专项业务文件；上级机关查询并要求答复的文件；所属部门或下级机关呈报的专项请示；非隶属关系部门商洽工作必须表明意见的来函等。这类文件可根据领导分工，及时呈送主管领导阅批，不得积压、延误。(3)参阅件。指仅供领导者作为工作参考的文件和材料。主要包括：上级机关下发的、下级机关和所属部门上报的一般文件、简报及其他参考材料。这类文件可根据其内容和领导人的时间、精力情况，适时呈送，不是很急。

4.4．试述催办的方式。答：催办的方式可以多种多样，一般说来，主要有以下四种方式：(1)电话催办。当需承办的文件发出一定时间后，秘书人员便可用电话向有关单位或部门询问办理的情况。电话催办的间隔时间，各机关可根据具体情况而定。电话催办应有电话记录，将催办单位、接话人姓名、催办事项、答复情况、时间等内容记录在案，以备查考。(2)发函催办。对外催办一般应采用发函催办的方式。各单位在催办工作实践中已总结出许多好的经验和方法。普遍实行《催办文件通知单》的形式，一式两份，一份寄给

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承办单位，一份留作备查。(3)登门催办。对内催办经常采用登门催办的方式。即秘书人员亲自到承办部门，当面了解和询问文件办理的情况，督促尽快办理。登门催办的好处是，可以及时发现问题，加强情感交流和思想沟通。如发现承办部门在办理过程中遇到阻力或困难，应帮助搞好协调，设法克服困难，争取及早落实。(4)会议催办。这种方式对内对外都适用。尤其是对那些内容涉及几个单位的交办文件，因单位之间有意见分歧，迟迟未作处理，应请示机关主管领导人，召集有关单位的承办人开会，一起研究解决办法，以达到沟通思想，增进了解，统一认识，协商解决的目的。

4.5．试论文书工作的重要作用。答：(1)做好文书工作，可以提高文书的质量。(2)做好文书工作，可以控制文书的总量。(3)做好文书工作，可以加快文书的运转。文书在办理阶段，有一个运转周期问题，即由收文到办复期间所耗费的时间总量。一般由两部分组成：一是文书在各个环节上传递的时间之和；二是文书在各个环节上办理的时间之和。(4)做好文书工作，可以确保文书的安全。安全的含义有两层意思：一是文书在运转过程中完整无损；二是文书在运转过程中守密不泄。(5)做好文书工作，可以促进档案的管理。 4.6．文书工作应遵循哪些基本原则?答：(1)准确无误。这是文书工作的质量要求。首先，文书的撰制要准确。其次，文书的传递、分发、投送要准确。再次，文书的办理要准确。(2)及时迅速。这是对文书工作的时效要求。(3)安全保密。这是对文书工作的可靠性要求。安全包括两方面的含义：一是指政治上的安全，即保守文件内容的机密，防止失、泄密现象的发生；二是指物质上的安全，即保护文件完好无损。(4)力求精简。这是对文书工作的数量要求。主要指控制发文数量，克服官僚主义、形式主义和文牍主义。(5)集中统一。这是对文书工作的组织要求。一是要实行统一领导；二是要实行统一的公文处理制度；三是实行统一的公文处理渠道；四是实行统一的公文格式。(6)党政分开。凡属本级党委决定的问题，应以本级党委名义行文；凡属本级政府工作范围内的问题，应以本级政府的名义行文；凡文件内容，既涉及本级党委的工作，又涉及本级政府的工作，可由党委和政府联合行文；党委向政府发文，凡内容涉及政府工作范围的，应以建议的形式出现；禁止政府向党委发布指令性文件。

5.1．试论秘书部门信息工作的重要作用。答：(1)辅助领导者正确决策。决策是领导活动中最重要的环节。信息是决策的基础和依据。领导决策的过程，实质上是一个对信息的处理过程。领导在决策前、决策中和决策后，都离不开信息。秘书部门是为领导决策提供信息的主要渠道，秘书做好信息工作，为领导决策提供及时、准确、适用的信息，对辅助领导正确决策，具有极为重要的作用。(2)协助领导者科学管理。信息是现代管理者实行调节控制的必要条件。信息还是领导者实施指挥、协调的媒介，是沟通领导者与被领导者之间、上下级机关之间的纽带。秘书部门作为承上启下、联系内外、综合协调的枢纽机构，做好信息工作，可以协助领导者进行科学管理，从而提高管理的效能。(3)开阔领导者与秘书的思路。领导工作是一种极其复杂的创造性活动，面对飞速发展的科学技术和层出不穷的新情况、新问题，领导者只有不断吸收新知识，随时了解新信息，才能开阔思路，增强创新意识，做出正确决策，开创新局面。秘书部门为领导机关提供及时、充足、适用的管理信息，对开阔领导思路，增强创新意识，具有重要的作用。同时，秘书做好信息工作，对于开阔自己的视野和思路，提高自己的创新思维能力、分析判断能力、综合概括能力和参谋咨询能力，也具有重要作用。(4)提高秘书工作效率。秘书部门的绝大部分工作实质上都是在处理信息。如果秘书人员具有很强的信息意识，用信息观念来看待的处理各项秘书工作，就能在为领导工作提供信息服务的同时，提高秘书工作自身的效率。

5.2．试论开发高层次信息的方法。答：(1)中心跟踪法。即围绕中心工作，跟踪开发高层次信息。一般应抓住四个环节：首先，在决策实施之初，要立即反映社会各方面的动态，使领导掌握各界对政策的满意程度和参与态度；其次，要尽快反映各单位贯彻落实的情况和采取的措施；第三，要适时地反映工作的进展情况；第四，要发掘贯彻落实中典型情况和深层次问题，以便使领导根据实际情况调整决策。(2)热点扫描法。一般说来，热点问题都与群众的切身利益有关，对这些问题了解得多少，处理得好坏，直接关系到党和政府的威信，关系到社会的稳定。秘书对热点问题进行扫描，反馈信息，要对准两个方面：第一是对准广大群众对党的方针政策以及重大部署不理解、有缺点的地方和因决策失误带来的问题；第二是对准群众反映

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强烈的问题。(3)难点突破法。“难点”问题主要有两类：一类是政策性难题。秘书把这方面的初级信息综合起来，开发出政策在基层进行中遇到困难、阻力、形成原因、解决办法的高层次信息，对进一步抓好政策落实十分重要。另一类是实践难题。即各级领导机关在实践中遇到的突出矛蒋和难以解决的问题。秘书应在这方面多加关注，通过开发高层次信息，帮助领导排忧解难。(4)光点放大法。就是从初级信息中发现“闪光点”，做到沙里淘金，从而开发出高层次信息。许多初级信息看似平淡，实际上都隐含着较高的价值。从这类初级信息开发出高层次信息，需要秘书人员具有较高的政治和业务素质，独具慧眼，否则，就不能发现“闪光点”。(5)超前预测法。秘书部门要积极发挥“气象站”的作用，努力开发高层次信息，为领导决策提供超前服务。开发高层次信息应从三个方面人手：一是要注意从偶然中发现必然；二要从个性中发现共性；三要从苗头中发现倾向性。开发预测性信息，要求秘书人员具有超前意识，提前进行调查研究，预测出可能发生的情况，提出对策意见。(6)拓展延伸法。就是对基础信息进行横向拓展，纵向延伸，从而变成高层次信息。“拓展”就是扩大反映面，提高信息的覆盖范围；“延伸”就是进行纵深发掘，提高信息的深刻性。这样，信息的潜在价值就显现出来了，从而为领导决策提供高层次的信息服务。

6.1．试论秘书调研的重要意义。答：(1)调研是做好秘书工作的基础。秘书部门的各项工作，大到收集加工信息，研究和贯彻政策，辅助领导决策，起草文件、报告，小到处理一件群众来信，安排一次会议或会见，都离不开对实际情况的调查研究，调查研究贯穿于秘书工作的各个方面和各个环节。(2)调研是发挥秘书参谋作用的基本途径。领导的任务是了解情况，科学决策。调查研究是秘书辅助领导决策的关键环节。秘书部门只有搞好调查研究，才能在辅助领导决策中充分发挥参谋作用。(3)调研是锻炼秘书能力的重要方法。秘书通过调查研究，可以加深对党的路线方针政策的理解，可以向群众学习新鲜经验，以锻炼和提高观察能力。可以说，调查研究是全面锻炼和提高秘书工作能力的一所“高校”。

6.2．分析调研与秘书职能发挥的关系。答：所谓调研工作，指秘书人员为有效辅助领导活动而开展的调查研究业务，它是调查研究在秘书活动中的具体体现。调查研究作为一种科学的认识方法和工作方法，具有多方面的功能和作用，也是秘书部门的一项经常性工作任务和重要工作方法。首先，它是做好秘书工作的基础，秘书只有始终搞好调研，才能提高工作效率，避免和减少工作失误。其次，随着知识经济时代的到来，领导决策科学化、民主化已成为必然趋势，对秘书部门调查研究、发挥参谋作用的要求也越来越高。秘书部门和秘书人员只有走出领导机关，经常深入基层，搞好调查研究，才能为领导工作提供高质量的调研成果，在辅助领导决策中充分发挥参谋作用。再次，秘书人员通过调研，可以加深对党的方针政策的理解，可以向群众学习新鲜经验，可以锻炼和提高对事物观察能力、分析综合能力，因此，调研是一所全面锻炼和提高秘书工作能力的“学校”。

6.3．分析“调研课题是调研活动的出发点”。答：调研课题，就是调查研究要解决的问题。所有调查研究活动的第一步，都是提出本次调查研究要解决的问题，即选题。选题是整个调研活动的起点，是调研过程中最重要、最关键的一步。它决定了调查研究的方法和步骤。如果说调查研究过程中的其他活动都是解决具体的战役和战术问题，那么，选题则是解决整个调研活动主攻方向的战略问题。课题选择比较合适，不仅调研工作的意义大，而且容易出成果；反之，课题没有选准，调研不容易出成果，即使出成果也未必有实际意义。正因为如此，许多科学家认为，正确地提出问题，意味着调研工作完成了一半。所以说，在秘书调研活动中，调研课题是调研活动的出发点。

6.4．比较秘书调查方式的优劣。答：调查方式是调查活动所选择的基本类型。秘书调查的方式主要有：(1)全面调查。即对有关范围内的全部调查对象逐一进行调查，也叫普查。此法的优点是能够提供全面准确的资料，使人们对客观事物总体的认识尽可能地接近实际，真正做到“心中有数”。不足之处是需要花费大量的人力、物力和时间，而且每次只能调查少数重要的指标，反映的情况不够深刻、具体。(2)重点调查。即在一定范围内，在所要了解的全部对象中选取重点对象进行调查。重点调查的优点是用较少的人力、物力、财力，调查较少的对象，即可得到调查对象总体基本情况。其缺点是用重点调查的结果去认识总体，只能了解总体的一般情况，很难得到调查总体的精确资料。(3)典型调查。即有意识地选择某个或几个具有代表

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性的单位或个人，进行深入细致的调查，从中得出具有普遍意义的结论。典型调查的主要优点是调查的对象集中，既可以节省大量的人力、时间和经费，又可以对典型作深入细致的调查，掌握大量生动具体的感性材料，及时发现新情况和新问题，从中概括出事物发展的一般规律。不足之处是典型调查不能对客观事物的总体情况作定量分析。(4)抽样调查。即从全体调查对象中抽取部分样本进行调查，并以结果推断总体的一般情况。与全面调查相比，它的优点是：调查的单位少、时效高、费用省。因此，这种方式已被广泛运用，并取得很好的效果。

6.5．分析调查与研究的区别和联系。答：“调查”和“研究”是两个内涵不同而又紧密联系的概念：“调查”是指通过各种方式、方法获取客观实际情况，了解客观事物真相的一种感性认识活动；“研究”是指对调查材料进行分析归纳和思维加工，认识事物的本质和规律，找到解决问题的对策和办法，是一种理性认识活动。调查是研究的基础和前提，研究是调查的发展和深化，两者虽有先后之分，但又是一个互相联系、互相渗透、协调运动的有机整体。在进行调查时，必然伴随着初步的分析和研究，这样才能使调查有的放矢，沿着正确的的方向前进；在分析研究时，有时需要对一些问题进行局部或进一步的补充调查，以便更全面地弄清事情的来龙去脉，因此调查和研究既有区别又紧密联系。

6.6．试述研究方法的种类及其运用。答：研究的方法主要有：(1)比较方法。秘书在运用这种方法时要学会从不同角度进行比较，必须遵循合理性原则。(2)类比方法。在运用此方法时，秘书人员应特别注意以下几点：①寻找具有更多共同属性的两个或两类事物进行类比；②寻找本质属性相似或相同的两个或两类事物进行比较；③寻找共有属性与推移属性之间相关程度较高的两个或两类事物进行类比。(3)分析方法。秘书在运用这种方法时，要注意从不同方面进行分析：定性分析；定量分析；因果分析；典型分析；矛盾分析；系统分析。(4)综合方法。秘书在调研过程中要掌握择优综合、全息综合、扬弃综合、归纳综合等综合方法。 7.1．论述会议的准备工作。答：会前准备是开好会议的先决条件。会议准备工作主要包括以下几个环节：(1)制定会议预案。会议预案，就是会议的筹备方案。它一般包括以下内容：会议名称、主题、时间和地点；会议规模；参加人员；会议日程和议程；会议的组织领导；会议的活动安排；会议的经费预算；与会人员的食宿安排，等等。(2)组建会议机构。会议机构一般由秘书组、材料组、组织组、宣传组、后勤组、保卫组等组成。(3)发送会议通知。会议召开之前，一般都要发送会议通知，会议通知的内容包括：会议名称、主题、会期、参加人员范围；报到时间与地点；开会时间与地点；接站及行车路线；需携带的材料及其他要求。(4)准备会议文件。规模较大、内容重要的会议，须提前准备会议文件。会议文件主要包括开幕词、闭幕词、工作报告、交流材料、领导讲话、会议须知等。(5)布置会场。会场布置主要包括主席台设置、座次排列、会标、会徽、旗帜、花卉、灯光、音响布置等。(6)人员编组。编组就是将与会人员按一定规则分成若干小组，并指定召集人。编组的目的是方便分组讨论和会间活动。编组的方法有按地区编组，按行业编组，按职务、职称层次编组等。(7)制作会议证件。会议证件是与会人员出入会场的各种凭证性标志。会议证件的种类有：代表证、列席证、签到证、工作证、记者证、出入证等。(8)安排食宿和车辆。会前的重要准备工作之一，就是安排食宿和车辆，它包括预订房间、落实预订房间、落实床位、协调餐厅座位、确定会议用车等内容。(9)会前检查。会议正式召开之前，要对各项工作进行全面、认真、细致的检查，以保证会议的顺利召开，做到万无一失。会前检查的重点是会议文件、会场布置、食宿安排、安全保密等。(10)接站与报到。对远道而来的与会者，会议工作人员一定要组织接站。接站应注意：弄清接站时间和地点；记住来人姓名，并确定接应方法；要准备一旦晚点的接应措施。对所有参加会议的人员都要组织报到，并认真核实报到人员的身份。同时要分发文件、证件、餐券等。

7.2．试论会议的决策功能。答：(1)从管理方式上看，决策功能是会议活动的基本功能。在管理活动中，作为一种合理构成，有70％会议应该是解决人们“干什么”和“怎么干”的会议，是集中体现决策功能的会议。决策在管理活动中占有十分重要的地位，会议则是各级领导发挥集体智慧，实行科学决策的基本方法之一。(2)从法律法规上看，会议是实行决策的组织和权力机构。(3)从思维方法上看，会议是集思广益、提高决策水平的必由之路。首先，会议是收集决策信息的重要方法；其次，会议是选择决策方案的重要形

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