秘书实务复习资料

调查是研究的基础和前提，研究是调查的发展和深化，两者是一个互相联系、互相渗透、协调运动的有机整体。

6.2．秘书调研有何重要意义?答：调查研究是秘书工作的重要内容与方法，是秘书人员应当具备的基本功。秘书调研的意义表现为：调研是做好秘书工作的基础；调研是发挥秘书参谋作用的基本途径；调研是锻炼秘书能力的重要方法。

6.3．秘书调研的特点和原则是什么?答：与其他部门的调研活动相比，秘书调研有其自身的特点：奉命性、非常规性、补缺性。秘书调研除了要坚持唯物辩证法的一般原理外，还要遵循以下原则：点上调研与面上调研相结合；定性调研与定量调研相结合；直接调研与间接调研相结合；信息与调研相结合。

6.4．秘书如何进行调研准备?答：秘书在进行调研准备阶段时首先要选择好调研课题，调研选题十分重要，它是调研活动的出发点。确定选题后，还须占有相关资料，即围绕课题做好知识和材料上的准备，如掌握有关的法律法规、方针政策、上级指示、相关理论和专业知识等。然后还要制定调研计划，以保证调研顺利进行。

6.5．简述调查方式和方法的种类。答：秘书调查的方式包括全面调查(普查)和非全面调查，非全面调查又包括重点调查、典型调查和抽样调查。秘书调查的方法包括个别交谈、开调查会、现场观察、问卷调查、文献调查、统计调查和专家调查等。

6.6．调研报告有哪些种类?如何写好调研报告?答：调研报告一般有五种类型：反映社会情况；介绍新生事物；总结典型经验；揭露主要问题；考察历史事实。调研报告写作的基本要求是：内容要真；立意要新；写作要精。

6.7．秘书如何实现调研成果的转化?答：秘书实现调研成果的转化，关键是要正确选择调研成果转化的途径。除了可通过向领导者口头汇报、形成调研报告和简报刊载等方式予以提供外，还可通过以下途径转化到工作实践中去：一是以文转化；二是以会转化；三是以信息转化；四是以宣传转化。

7.1．简述会议和会议工作的含义。答：会议，是有组织、有领导地召集人们商议事情的活动。会议工作，是指秘书机构对会议的筹备、组织和保障工作。

7.2．会议有哪些类型和功能?答：会议是内容与形式的统一体，依据不同的标准可划分为不同的会议类型：按会议的规模划分，有小型会议、中型会议和大型会议；按会议的性质划分，有规定性会议、日常性会议、专业性会议、纪念性会议和座谈性会议；按会议的时间特征划分，有定期性会议和不定期性会议；按会议的形式划分，有集中性会议和分散性会议。会议具有以下功能：决策功能；指挥功能；沟通功能；协调功能；动员功能；显示功能。

7.3．会议工作的主要任务和原则是什么?答：会议工作的主要任务是：会议组织工作；会议文书工作；会议组织联络工作；会议后勤服务工作；会议的接待服务工作；会议选举工作；会议的保密和安全保卫工作。会议工作的原则是：充分准备；严密组织；周到服务；勤俭节约；安全保密；提高效率。

7.4．会议准备阶段有哪些秘书工作?答：会议准备阶段的秘书工作主要有：(1)制定会议预案；(2)组建会议机构；(3)发送会议通知；(4)准备会议文件；(5)布置会场；(6)人员编组；(7)制作会议证件；(8)安排食宿和车辆；(9)会前检查；(10)接站与报到。

7.5．如何制定会议预案?答：会议预案就是会议的筹备方案。制定会议预案一般包括以下内容：会议名称、会议主题、会议时间和地点、会议规模、参加人员、会议日程和议程、会议的组织领导、会议的活动安排、会议经费预算、与会人员的食宿安排，等等。

7.6．如何布置会议场所?答：会场是会议举行的具体场所，会场布置是会议工作的重要环节。会场布置主要包括主席台设置、座次排列、会标、会徽、旗帜、花卉、灯光、音响布置等。

7.7．会议召开阶段有哪些秘书工作?答：会议召开阶段的秘书工作主要有：(1)会场签到；(2)会间调度；(3)会议记录；(4)会议简报；(5)会议选举；(6)会议总结；(7)后勤保障。

7.8．如何组织会议选举?答：会议如果有选举的议题，秘书人员要做好选举的组织工作。选举的一般程序是：

17

宣布参加选举的人数和选举的内容；通过选举办法；通知监票人、总监票人名单；检查票箱；分发选票；填写选票；宣布投票顺序和进行投票；开箱清点选票，报告收回选票数，宣布是否有效；进行计票；宣布选举结果。

7.9．会议结束后有哪些秘书工作?答：会议结束后，秘书工作主要有：(1)印发会议纪要；(2)清理会议文件；(3)组织代表离会；(4)搞好宣传报道；(5)会议工作总结；(6)会后催办工作。

8.1．什么是建议(提案)工作?答：建议(提案)工作有广义和狭义之分：广义的建议(提案)工作，就是泛指建议(提案)的提出、征集、审查、交办和办理工作；狭义的建议(提案)工作，即建议(提案)交办后的办理工作，它是一项重要的秘书工作。

8.2．什么是代表建议?什么是政协提案?答：代表建议，是指由人大代表向本级人民代表大会或者人大常委会提出的对各方面工作的看法、建议、主张、批评和意见的总称，通常简称为“代表建议”。政协提案，是指由政协的参加单位和委员向政协全体会议或常务委员会提出的，经提案委员会审查立案后交付有关单位办理的书面意见和建议。

8.3．人大议案与政协提案有何区别?答：人大议案不同于政协提案，主要表现在：(1)性质不同，前者具有法律的约束力，后者不具有法律的约束力；(2)形成过程和处理方式不同，前者由法定机关和代表提出，经人民代表大会或人大常委会审议后确定，后者由政协参加单位和委员提出，经政协的提案委员会审查立项；(3)内容不同，前者的内容必须是属于人代会职权范围，而后者的内容不受限制。

8.4．建议(提案)工作的意义是什么?答：秘书和秘书机构认真做好建议(提案)工作，具有十分重要的意义：首先，它是尊重人民群众民主权力的重要体现；其次，它是密切政府与人民群众关系的重要渠道；再次，它是人民政协发挥政治协商、民主监督、参政议政职能的重要形式；最后，它是推动企事业单位民主化管理的重要途径。

8.5．建议(提案)工作的原则是什么?答：办理建议(提案)要遵循以下基本原则：分级负责、归口办理的原则；积极主动、认真负责的原则；实事求是、调查研究的原则。

8.6．代表建议和政协提案的形成必须符合哪些条件?答：(I)代表建议的形成，须符合以下条件：建议必须由代表个人或联名向本级人民代表大会或者人大常委会提出；建议内容应是对各方面工作提出的建议、批评或意见；建议应以规范的书面形式提出；建议应依照法定程序处理。(2)政协提案的形成，须符合以下条件：提案由政协的参加单位和委员个人或联名提出；提案的内容应是国家机关各方面的工作；提案的承接单位是政协全体会议或常务委员会；提案应以规范的书面形式提出；提案须经提案委员会审查立案，并交付有关单位处理。

9.1．什么是信访与信访工作?．答：信访是社会成员通过书信、电话、走访等形式，向各级领导机关反映个人或集体意愿的一种社会政治交往活动。信访工作是各级领导机关依照政策法规，受理信访事项、调整信访关系的活动。

9.2．信访工作的构成要素和特点是什么?答：信访工作的构成要素有：信访人、信访受理者、信访事项、信访工作方式、信访工作效果。信访工作是一项群众性政治工作。信访工作的特点是：群众性、经常性、政策性、思想性。

9.3．信访工作的作用和原则是什么?答：信访工作的作用是：联系群众；民主监督；调解矛盾；反馈信息；维护社会稳定。信访工作的原则是：调查研究、实事求是、分级负责、归口办理、执行政策、依法办事、解决实际问题与思想教育疏导相结合。

9.4．信访工作有哪些主要制度?答：信访工作的主要制度有：领导阅信接访制度；机关分工协作制度；回告制度；回避制度；答复制度；奖惩制度。

9.5．简述信访条例的基本内容。答：该条例共有六章四十四条。第一章总则，对信访的含义、信访工作的方针和原则、信访工作机构等问题，做了高度概括。第二章信访人，对信访人的含义、信访事项的内容、信访人的权利和义务，做了具体而明确的规定。第三章受理，对受理机关和职责权限的分工、协作，以及

18

对异常情况的处置办法等，做了详细的规定。第四章办理，对各级行政机关办理信访事项的方式方法、时限要求等，做了具体规定，第五章奖励与处罚，做了明确规定。第六章附则，指出社会团体、企事业单位的信访工作，对外国人、无国籍人、外国组织信访事项的处理，可参照本条例执行。

9.6．处理匿名信应注意哪些方面?答：处理匿名信应注意：要积极受理，对匿名信不另眼相看；要认真研究，对匿名信反映的线索不放过；要精心筛选，对匿名信中的信息不漏报。

9.7．如何处理联名信、涉外信?答：处理联名信应注意：处理要及时；工作要细致；预测要超前。处理涉外信应注意：一要高度重视；二要平等相待；三要内外有别。

9.8．如何正确处理集体上访?答：处理集体上访，首先，应坚持预测预防与解决问题相结合；其次，应坚持归口办理与就地消化相结合；再次，应坚持原则性与灵活性相结合。处理集体上访的方法是：稳定情绪、控制局面；摸清情况、研究措施；领导出面，协调处理；区别情况，恰当处理。

9.9．做好上访老户工作的方法是什么?答：秘书部门对上访老户的处理要高度重视，下决心解决好这个“老大难”问题。处理方法是：要从维护社会稳定的高度做好上访老户的工作；认真解决好上访老户的思想和实际问题；加强纵横协调，集中力量联合办案；做好基础工作，在治本上狠下功夫。

9.10．信访案件查办的基本要求和程序是什么?答：信访案件查办的基本要求是：手续完备；案情清楚；定性准确；处理恰当；善后工作落实。信访案件办理的程序是：初步核实、立案、转交、催办、回报、结案。 10.1．什么是接待与接待工作?答：接待，就是对来访宾客的接洽与招待。接待工作，是指一个社会组织在交往和联络中所进行的迎送招待、联系洽谈等服务性活动，它是秘书机构的一项经常性的事务工作。 10.2．接待工作有何作用?答：接待工作是秘书活动的一个重要组成部分，它虽然是一项事务性较强的工作，但又与一个组织的对外形象和联络沟通息息相关。具体地说，接待工作的作用是：展示形象的重要窗口；牵线搭桥的主要形式；获取信息的有效渠道。

10.3．接待有哪些类型?答：按接待对象的国别划分，接待可分为内宾接待和外宾接待；按接待的组织关系划分，则可分为上级来访接待、平级来访接待、下级来访接待和群众来访接待；按事先是否有约划分，可分为有约接待和无约接待。

10.4．接待工作应遵循哪些原则?答：接待工作要遵循以下原则：热情大方、细致周到、确保安全、俭省节约、内外有别。

10.5．接待实施的一般程序是什么?答：接待实施的一般程序是：迎接及安排来宾生活；看望及商定活动日程；礼仪性会见与宴请；按日程开展活动；送别；小结。

11.1．什么是谈判?什么是商务谈判?答：谈判有广义和狭义之分。广义的谈判，是指人们为了实现各自需要，在一切场合下妥善解决某些问题而进行的协商活动。狭义的谈判，仅指在正式场合下，人们为实现各自的需要而进行的协商活动。所谓商务谈判，就是买卖双方为了促成买卖成交或解决双方争议与争端，以取得各自经济利益而进行的磋商活动。

11.2．谈判的特点是什么?答：谈判具有以下特点：(1)参加谈判的自愿性。只有双方都有谈判的愿望和诚意，谈判才有可能顺利、有效地进行。任何一方强求另一方坐到谈判桌前谈判，任何迫于某种压力而进行的谈判，都不会最终取得共识、达到谈判的目的。(2)构成谈判的平衡性。谈判是一种给与取的过程。参加谈判的双方，要想从各自的对方获取某种利益，就必须同时给予各自的对方以某种利益。我们将这种利益关系的大体平衡，称之为构成谈判的平衡性。(3)谈判方法的灵活性。谈判是一个变化多端的动态过程，需要谈判者根据瞬息的客观条件，应情应景，将灵活性与原则性巧妙地加以结合，以获得满意的谈判结果。(4)谈判工具的言语性。谈判就是谈判的双方借助言语工具所进行的信息传递与反馈的过程，双方的谈判目标、谈判目的，以及各方的谈判策略、谈判战术，都会由言语手段和非言语手段传送给对方，并为对方所理解、所接受。

11.3．谈判的准备包括哪些内容?答：谈判的准备包括以下内容：(1)信息准备。信息准备就是对与谈判有关的信息资料进行搜集、整理、分析和综合，这是谈判取得成功的基础。(2)人员准备。谈判人员的良好素质

19

和谈判班子的整体优化是谈判成功的保证。(3)其他准备。其他准备包括谈判方案的拟定、时间的选择和谈判地点的确定等。

11.4．什么是模拟谈判?其意义是什么?答：所谓模拟谈判，是指在谈判前提出各种假设和预测，并进行臆想性演练，旨在检验实施既定谈判方案可能产生的效果。通过模拟谈判，不仅能够发现谈判方案的问题和不足，以便予以修正；同时也使参加本次谈判的人员获得一次临场操练，以便使即将进行的正式谈判更具针对性。实践证明，模拟谈判能够增加谈判项目的成功概率。

11.5．秘书在受权谈判中如何把握自身的双重角色?答：在受权谈判中，秘书既是本次谈判的组织者和责任者，又是领导者授权授意的体现者和执行者，应具有双重角色意识。这种双重角色，要求受权谈判中的秘书必须树立这样两种意识：一是辅助意识，即要认识到自己始终是一名秘书，是领导者的参谋助手，是为领导活动服务的；二是创造意识，即要在充分领会领导意图的基础上，敢于负责，大胆创新，在谈判中发挥积极性和创造性。

12.1.随从与随从工作的含义是什么？随从就是跟随领导者外出活动。随从工作，是指秘书在跟随领导者外出活动期间，为保证领导者顺利开展工作所从事的一切流动服务活动。

12.2.随从工作有哪些类型和特点？按领导者出差的任务可分为调查研究型、检查考核型、处理问题型、看望慰问型、商务谈判型、参加会议型。随从工作的特点是：流动性大；时限性强；环境复杂；情况多变；工作要求高。

12.3.随从工作的意义和要求是什么？随从工作的意义是：有利于提高领导工作效率；有利于树立领导机关和领导者的形象；有利于锻炼秘书的才干。随从工作的基本要求是：工作要主动；办事要细心，说话要谨慎；不要帮倒忙。

12.4.秘书在出差途中应做哪些工作？(1)周密安排领导活动；(2)热情接待来访人员；(3)认真做好各种记录；(4)及时上传下达；(5)起草文字材料；(6)做好通联工作。

12.5.秘书在出差结束后应做哪些工作？(1)安排返程交通；(2)处理出差资料；(3)抓紧有关问题的落实；(4)清理经济账目。

12.6.秘书的商务随从工作主要有哪些内容？(1)确定旅行日程和任务；(2)制定旅行计划；(3)订票和准备旅行物品；(4)周密安排旅行活动；(5)返回后的工作。

12.7.为领导安排商务旅行计划时应注意哪些事项？(1)日程表应尽量详尽、有条理，按时间顺序排列；(2)应考虑领导的健康状况，时间安排要留有余地；(3)应准备充分的旅游资料，便于领导者利用闲暇游览；(4)如是国际旅行应考虑\时差\问题；(5)旅行计划应一式三份，领导者、秘书、领导者家属各一份。 13.1.什么是通讯工作？其作用是什么？通讯工作就是对通讯活动的组织、管理和实施，它是秘书工作尤其是秘书信息工作的一项重要内容。通讯工作能够在提高管理水平、增强办事效率、树立良好组织形象等方面发挥重要作用。

13.2.功能先进的电话有哪些？功能先进的电话有：录音电话、无绳电话、磁卡电话、移动电话和可视电话等。

13.3.简述通话的程序和原则。打出电话包括发话准备、通话、结束通话等程序；接收电话包括拿起话筒、通话、结束通话等程序。无论是打出电话或接收电话，都要遵循清楚、简短、礼貌、保密的原则。 13.4.意外电话有哪些？如何处置意外电话？(1)灾害电话。秘书凡接到灾害电话，一是要如实记录；二是要即刻向领导者报告；三是要迅速传达领导者的指示，并要求对方及时反馈有关信息。(2)纠缠电话。秘书接到纠缠电话，一是要明确谢绝；二是要佯称领导者不在单位；三是可请对方留言，并表示可以转达。(3)匿名电话。秘书接到匿名电话，一是要以礼相待；二是要记录对方通话的内容；三是要设法了解对方的姓名和身份，包括向领导者打听。(4)推销电话。秘书接收推销电话，一是要问清对方有何事情；二是要婉言谢绝，或直接表示\不需要××产品\。(5)恐吓电话。秘书接到恐吓电话，一是要处之泰然，平静地与之周旋，但要保持高度警惕；二是要利用现有的录音设备立即录音，以作为事后报案的证据；三是要及时向领导者

20