HX-QP-001 文件与资料管理控制程序(A)

程序文件 文件与资料管理控制程序 版 本 A 頁 次 5 of 7 7.4.3.作业办法的审批: 由部门专业人员制定,部门主管审核,管理者代表批准. 7.4.4.操作规程及作业指导书的审批: 由部门专业人员负责编制,部门主管审核,部门经理核准(部门无经理者,呈副总经理 或管理者代表核准) 7.5.文件制订、修订、废止作业： 7.5.1.视业务需要及组织任务而需制订或修订文件时,由提案人填妥《文件制订/修订/作废申 请单》拟订或修订文件内容,依核准权限核准,并征求各部门意见,达成统一后交文管中心.由DCC依本公司文件之标准格式确认正确性,原稿经核准权限审核及核准后交DCC发行. 7.5.2.文件如与实际运作不符而需作废时,由文件制订单位提出“文件制订/修订/作废申请 单”经各部门主管达成统一意见后作废,相关部门需将文件缴回文管中心依规定处理. 7.5.3.各类质量记录表单之制订由制订单位按编码系统拟案,经驻厂管理代表核准后交由文管中心发行. 7.6.文件接收控制: 7.6.1.文件控制人员在收到印制好的文件时,应确认下列各项: A.文件上有制定、审核和确认人员的签名； B.文件号、修订次和页数正确； C.文件的字迹清晰,无涂改等现象. 7.6.2.所有文件应登记于《文件管制清单》以表明最新状态. 7.7.文件的发放范围: 7.7.1.文件的发放范围以适用部门和人员为原则确定,应严格控制文件的分发,以便管理和防止泄密. 7.7.2.所有质量体系文件,除非管理者代表或总经理(副总经理)许可,不得外借给公司以外的人员.为让顾客了解公司质量体系,一般只提供质量管理手册及相应程序的非受控程序文件 文件与资料管理控制程序 版 本 A 頁 次 6 of 7 本. 7.7.3.文件发放范围依实际工作需要确定. 7.7.4.无论是对外发放或借阅质量文件,条款规定的发放都适用本程序. 7.8.文件的发放和回收: 7.8.1.文件控制人员应保证及时从所有发放和使用场所收回作废文件受控本. 7.8.2.文件控制人员按规定的发放范围及时发放文件,以保证有关的场所使用相应文件的有效版本. 7.8.3.文件控制人员应在《文件分发/回收记录表》中详细登记文件发放和回收情况并应有 文件接收人员的签名;所有发放的质量文件应有编号以便追溯. 7.8.4.受控文件都应盖有相应的红色“受控文件”章;试制用之工程图纸都应盖红色“试制”章. 7.8.5.除文控人员外,不得私自复印文件;发放范围以外人员、部门需要时,应填写《文件需求申请表》,经管理者代表审批同意,向文件控制人员领取,同样办理登记手续. 7.8.6.作废、失效的受控本回收后都应及时处理,作为档案或供今后参考而保留的(至少一份)作废文件,应盖上蓝色“作废”印章以防误用. 7.9.文控中心对顾客提供的技术资料或图纸的收集、整理和归档. 7.10.文件与资料保存: 7.10.1.文控中心负责对文件与资料原件保存. 7.10.2.文控中心将保存文件与资料作明显标识. 7.10.3.文件与资料保存在适合的场所,以防变质、损坏和丢失. 7.11.电子文档的管理: 7.11.1.储存于计算机中的文件和资料都应编制目录. 7.11.2.重要的电子文档(质量体系文件、产品规格书等)应备份保存. 程序文件 文件与资料管理控制程序 版 本 A 頁 次 7 of 7 7.11.3.电子文档的保存应设置权限密码. 7.11.4.所有电子档文件均要求形成独立文档进行储存. 7.12.网络、移动磁盘必须严格控制,防止病毒侵入,并定期杀毒. 7.13.外来文件管制: 7.13.1.客户提供的技术资料由业务部确认;相关的法律、法规由行政部收集查核,确认后的外来文件交文控中心,盖“外来文件”章,再依7.8分发、回收. 7.13.2.外来文件编号以原有的编号为准. 7.13.3.外来文件管制要求建立《外来文件一览表》. 八.附件: 8.1.文件制订/修订/作废申请单 8.2.文件管制清单 8.3.文件分发/回收记录表 8.4.文件需求申请表 8.5.外来文件一览表