会计电算化系统管理办法

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则要求:

出纳员、程序员不得兼任凭证录入工作,不得进行系统操作; 现金、银行日记帐可用活页式帐页,并按天打印;

一般帐簿可根据工作需要,按月、季、年度打印,业务量较少的帐簿可满面页打印;

在所有记帐凭证数据已存于电脑条件下,用总分类帐户本期发生额对照表替代总分类帐;

在记帐后如发生凭证录入错误,应使用”红字”冲帐法予以纠正,编制补充登记或负数冲销凭证,重新修改。 第八条运行验收

(1)对会计软件试运行。主要工作有:

①初始化。各类会计基础数据和历史数据的输入。 ②手工与计算机处理结果的双向对比与检验。 ③电算化内部管理制度的建立。

( 2) 手工与计算机处理结果的双向对比与检验的主要内容: ①各种核算方法的正确性的检验,发生偏差及时调整。 ②科目体系的正确性的检验,看其是否适应核算、报表、管理和会计制度的要求。

③操作熟悉程度的考查或操作失误的纠正。发生差错时如属人为原因,确定责任人,及时纠正其习惯性操作错误和会计处理错误。 ④会计软件程序错误或业务处理错误的纠正,必要时通知有关人

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员及时修改、完善。

( 3) 试运行期间,手工与计算机会计核算两套系统并行运行,本阶段前期以手工方式为主,后期以电算为主。此间合法的凭证仍为手帐凭证。

(4)试运行3个月以上的,如两套体系检验一致,则可提出验收申请。

( 5)按照财政行政管理部门规定的会计电算化验收标准和程序,准备相关验收材料,向有关主管部门申请验收。

(6)在验收合格后,公司会计系统正式甩掉手帐,而用电脑软件运行。实施小组做好文件、资料的收集、整理和归档等善后处理多余。

第四章会计电算化系统操作管理制度 第九条系统使用管理

(１)为保证会计电算化系统的安全可靠运行, 必须对系统的操作使用做出严格的控制。

(２)在会计电算化系统投入运行前, 由系统管理员确定本电算化系统的合法有权使用人员及其操作权限, 并报单位主管审核批准后在系统内授予其使用权。运行中需要增减使用人员, 按同样手续办理。

(３)对各使用人员明确划分使用操作权限, 形成适当的分工牵制, 健全内部控制制度。

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(４)本会计电算化系统原则上专机专用, 谢绝无关人员使用机器做其它工作。

(５)设立”计算机使用登记簿”,任何人均须登记方可用机。 (６)任何人员不得直接打开数据库文件进行操作,不允许随意增删改数据、原程序和数据库文件结构。 (７)出纳人员不允许进行系统性的操作。

(８)操作人员应严格在规定范围内对系统进行操作,负责数据的输入、运算、记帐和打印有关帐表。

(９)存档数据、软盘、 帐表和文档资料等由系统管理员按规定指派专人统一复制、核对和保管。

(１０)系统管理员必须做好日常检查监督工作, 发现不规范使用应及时制止, 并采取措施避免同样情况再次发生。 第十条上机操作规程

(１)操作人员必须是合法有权使用人员, 经过培训合格并经系统管理员正式认可后, 才能上机操作。

(２)操作人员上机操作前后, 应进行上机操作登记, 必须填写真实姓名、上机时间、操作内容,供系统管理员检查核实。

(３)操作人员上机前应做好各项准备工作, 尽量减少占用机器时间, 提高工作效率。

(４)操作人员的操作密码应注意保密, 不能随意泄露, 密码要不定期变更。

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(５)操作人员必须严格按操作权限操作, 不得越权或擅自上机操作。

(６)操作人员应严格按照凭证输入数据,不得擅自修改凭证数据(专职会计员,则应保证输入的数据与凭证数据的一致性)。如发现差错,应在输入前及时反映给凭证编制人员或系统管理员。已输入计算机的数据,在记帐前发现差错,可按凭证进行修改,如在记 帐后发现差错,必须另作凭证,以红字冲销纠正,输入机内,任何人不能随意修改帐目。

(７)每次上机工作完毕后都要作好工作备份,以防发生意外事故,备份的数据软盘,应由财务处保管,下次上机备份要与机内数据复核无误后方可开始运行。

(８)在系统运行过程中, 操作人员如要离开工作现场, 必须在离开前退出系统, 以防止其它人员越权操作。

(９)任何人如有伪造,非法涂改变更,故意毁坏命令程序、数据文件、帐册、软盘等行为,依照<会计法>,将受到行政处分,情节严重的要追究法律责任。 第十一条帐务处理程序

(1)帐务系统初始化:在初次建立会计电算化系统时, 需要进行系统初始化工作, 在会计主管授权下进行设置会计科目、帐本格式、凭证类型、期初余额等项内容的设定。

(２)帐务系统更改:系统正常运行期间,任何对帐务系统的修改

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