秘书实务教案

（一）年度计划表

年度计划表是本单位在新的一年中重要活动的时间安排一览表，年度计划属于长期的日程安排，其内容宜粗不宜细，一般只列出本单位在下一年涉及全局或本单位主要业务的重大活动。年度计划表的作用是让领导和各部门的负责人一目了然地看出本单位在一年中有哪些重要的工作和活动，其中有哪些与本部门有关，以便提前做好准备。领导人的其他临时性活动应避开重大活动的时间，集中精力抓好主要工作。 （二）月工作日程表

月工作日程表属于中期的日程安排，其内容较年度计划表要详细，一般应将领导在一个月内需要参加的会议、会谈、调查研究、工作旅行等重要活动以日为时间单位记人表中。

每月日程安排表在上个月的月底编制，秘书可将年度计划中已经确定的当月活动和单位例行活动（如定期召开的单位办公会议、例会等）先填入日程表相应日期，再送领导安排其他时间的活动。

（三）周工作日程表

一周日程表属于短期的活动计划，其内容要求更加详细具体，除了要记入领导的重要活动或例行会议外，凡是涉及其他人的已经约定的活动都要一一记入，在时间上要求尽可能精确，活动地点也要注明。

周日程表既是领导活动的具体实施计划，也是秘书部门提供相关服务的依据。秘书部门要根据日程表的内容，提前对领导的各项具体活动做好准备工作。

每周的日程表应在前一个周末排定，秘书要先将当月日程表所定的本周重要活动和已经约定的工作内容填入，并请示领导是否需要变动，原来安排活动的其他时间有没有新的安排。经领导审阅同意的周日程表，复印后给领导本人一份，留办公室一份，必要时还要送其他领导，但不宜分送到职能部门和司机。一周日程表排定后，秘书要立即为日程表所列的各项活动作必要的准备，以保证领导的活动能按计划顺利进行。 （四）每天的工作日程表

每天的工作日程是领导一天工作的计划，其时间安排一般要精确到时、分。这种日程表应尽可能详细具体，如几时要参加什么会议，几时要与某人谈话，几时要接待某人来访，什么时间可以安排集中批阅文件等。

每天工作日程表应在前一天下班前制定，一般先由秘书将周日程表中原来排定的第二天的活动内容和已经预约的会见出访等活动填写到日程表中，送领导本人过目，看是否需要调整或补充。由于是第二天就要进行的工作，许多活动的准备工作已经基本完成，因此领导一旦同意，一般不要再作变动。

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三、安排领导日程的注意事项 1．注重实效，不搞形式主义

领导的主要职责是决策和全局性的管理，领导的活动日程应围绕这一中心来安排，而不能搞形式主义。凡是与本单位主要业务无关或关系不大的活动，领导应尽量不参加，少参加。现在社会上许多活动都要请领导人参加，诸如各种各样的开幕式、开业典礼、工程奠基、竣工仪式、剪彩、题字、题词、宴会等活动，如果领导有请必到，势必占用大量宝贵时间和精力，从而影响单位的主要业务。 2．注意张弛有度，劳逸结合

安排领导工作日程既要注意提高效率，把活动安排得紧凑有序，又要充分考虑到领导的时间、精力、年龄和身体状况，把活动安排得张弛相间，使领导得到必要的休息。即使是年富力强、精力旺盛的领导，也不宜长期超负荷工作。把脑力消耗大的工作和体力消耗大的工作穿插开来安排，也有利于领导保持旺盛的精力。 3．要留有充分的机动时间

给领导安排活动日程时，不能把活动安排得过满，必须留下一定的机动时间由领导自己支配。日程表中记入的内容，大多是有严格时间要求的公务活动，如会议、约见、出访、接待、出差等，而诸如批阅文件、与本单位人员的一般性谈话等，一般不记入日程表，由领导在机动时间自己处理。另外，留下一定的机动时间也便于对原定日程进行变更和调整。 4．要充分尊重领导本人的意见

由于领导的资历不同、个性不同等原因，每个领导的工作作风和工作习惯也会不同，他们对工作日程的安排可能会有各自不同的要求。秘书在协同领导安排日程时，既要积极主动发挥参谋助手作用，也要充分尊重领导本人的意见，任何日程安排必须征得领导本人同意。领导根据工作需要可能会对原定的时间等提出改变的要求，这会给秘书工作增添一些麻烦，在这种情况下秘书不应产生怨言。另外，秘书还要牢记：除非领导已有明确指示或授权，秘书不得在未经请示领导的情况下代领导接受或拒绝预约。

5．要注意保守机密

领导的许多日程是带有一定的机密性的，例如某些讨论机密事项的会议的时间、地点，某些涉及商务秘密的谈判等。高级领导人的活动日程还关系到领导的安全问题。因此，对领导活动日程应注意保密。领导工作日程表不宜贴在外人可以看到的地方，不能过多地复印散发，因为散发越多越容易泄密。有的秘书为图省事，将领导工作日程表复印许多份，分发到各职能部门和小车司机，这是很不利于保守机密的，实际上各职能部门只需要了解需要本部

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门参加或配合的活动安排，而司机则只需知道领导在什么时间要用车，秘书可提前将相关内容分别通知有关部门和司机，让他们做必要的准备就行了。

第二课时

第三节 接打电话与处理邮件

一、接听与拨打电话的原则与基本要求 1．表达规范、正确。 2.礼貌热情，语气清晰和婉。 3.简洁。 4.保密。 5.注意时间。

二、过滤电话的注意事项和基本要求 1.接听重要电话 2.接听纠缠电话 3.过滤恐吓电话

有些人为了某种目的，经常会使用威胁的办法给相关组织打恐吓电话，提出的条件也不尽相同，口气也有轻有重，但大部分的恐吓电话都与经济利益有关系。

4.过滤唠叨电话

秘书在过滤电话时，经常接一些“长舌妇式”的唠叨电话，如何应对这类电话，一般多采用善意的谎言法。

5.过滤代接电话 代接电话有三种：

一是领导不在时秘书代为处理。

二是代接电话是领导不能马上接电话，要让客人等一两分钟。 三是领导在办公室，秘书为领导过滤电话。

在过滤电话的过程中也常常会遇到打错的电话，秘书也要始终保持礼貌和善用职业用语。 三、接听与拔打电话的程序 1.接听电话的程序

首先，接电话前应准备好电话记录单，以便记录一些重要电话。 其次，当电话铃响起两声之后的间隔里拿起话筒，进行接听。 再次，拿起话筒后应自报家门，弄清对方的身份与目的。

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2.拔打电话的程序

首先，在打电话之前要清理好自己的思维，对于重要的电话最好提前准备要说的要点，以免说错。

其次，在打通电话时，要主动自报家门，说明来意。

另外，和接听电话是一样的，除了要用规范的职业语言之外，一般要等对方说完再见之后再挂机。

第四节 印信与保密工作

一、印信的管理与使用

“印”即印章，“信”即介绍信，印信工作即是印章及介绍信的制发、保管和使用工作。印章和介绍信是各级各类党政机关、企事业单位、组织团体等对外联系的标志和行使职权的凭证。加强对印信的管理，严格使用规定，是秘书部门和秘书人员的重要职责。 1．印章的管理

秘书部门保管的印章主要有单位公章、领导人名章以及各种专用章。

专用章则是根据某一特定工作的需要，为减少正式公章的盖用次数而制的公章，如会议专用章，文件收发专用章，文件密封章等。

机关、企事业单位的印章由该部门的主要领导人指定专人负责保管，以保证印章的绝对安全和正常使用。一般来说，印章的保管必须做到以下几点。

（1）保管印章，必须指定政治上绝对可靠的专职或兼职秘书人员保管，未经领导批准不得擅自委托他人代管。

印章的保管，必须要有严格的制度和纪律，保管人员接到印章后，必须进行登记，登记项目包括印章名称、颁发机关、收到枚数、日期、领取人和保管人姓名、启用时间等一一登记清楚。

（2）印章的保管必须安全可靠，所有的印章都应加锁，置于牢固的柜里，以免发生意外，一旦发现印章有异常现象或丢失，应该保护现场，及时报告领导，迅速查明情况，妥善处理，必要时报告保卫、公安部门协助查处。

印章要在办公室内使用，不得擅自拿出办公室，更不准未经领导同意交他人代管。 （3）保持印章清晰，保管人员对所保管的印章应经常清洗。 2．印章的使用

印章的使用是一项严肃的工作，它关系到单位的声誉与责任，必须建立严格的用印制度，防止任何事故的发生。

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