《文书学》复习资料

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一、名词解释题 1．文书

指人们在社会实践活动中为处理各种事情的需要，以文字的方式，在特定的载体上形成的具有一定效用的信息记录。 2．公文

指公务文书的简称，现代公文是指社会组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的凭证性信息记录。是文件管理的主要对象。 3．文件

指国家机关、社会组织、企事业单位或个人在社会活动中为处理事务、交流信息而使用各种载体的文字、图表、声像等记录材料。它是人们进行社会交往的工具，也是档案的前身。文件有广义和狭义之分。 4．专用公文

也称专用文书，指某一业务系统、某一行业根据专门工作的特殊需要而使用的，具有该业务系统或该行业特定内容和体式的公务文书，使用范围有极强的专门性和限制性。 5．电子文件

指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通讯网络上传送的文件。 6．正式通用公文

指根据有关规定在各类社会组织共同使用的正式公文，具有法定性、规范性和通用性特点，是公文文种的主体。 7．上行文

指下级机关向直接隶属的上级机关、要受隶属关系限制的行文。 9．平行文

指直接向没有隶属关系的对方机关、或没有隶属关系的其他机关的行文。 11．公文格式

指公文文面各项要素的构成及其编排规范。为保证公文的严肃性、完整性和有效性，我国政府曾两度颁布了行政公文格式的国家标准。 15．主送机关

指公文的主要受理机关，即对公文承担办理或答复的责任机关。 3．定稿

指发文机关对所发文件，经过拟稿、会商、审核、签发和复核程序完毕后形成的用于印发正式公文的稿件，是正式公文印制的依据。 5．公文处理

指社会组织内部公文的拟制、传递、办理和整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

二、简答题

21．如何理解公文格式的特点？

答：为保证公文的严肃性、完整性和有效性，我国政府曾两度颁布了行政公文格式的国家标准，其特点是规范性、相对的固定性和稳定性。 24．行政机关公文的作用主要有哪些？

答：公文的作用主要包括： (1)行为规范作用； (2)书面领导与指导作用； (3)联系与处理公务作用； (4)宣传教育作用； (5)凭证依据作用。 26．简述收文处理的一般程序。

答：包括签收、收文登记、收文审核、分办（拟办、批办）承办（催办）、办毕公文的处理等。

27．简述分办环节的工作要求。

答：分办的环节主要是公文处理机构或人员，对收文筛选分类后，根据规定和常规，将收文分送各有关部门或人员阅知班里的环节。主要包括确定分办依据、遵循分办原则、形成分办程序、制定工作制度等。

29．公文常用的修辞手法有哪些？

答：公文语言应当“重实用、少文饰”，但并不是说公文语言就不需要修饰。恰恰相反，为了准确地表达公文内容，公文在遣词炼字、修辞手法等方面更具自己的特色。

(1)以消极修辞方法为主。所谓消极修辞是指以说明事物而使人理解为目的的修辞，它试概念的、抽象的、理性的表达方式，以内容上的明确、通顺、形式上的平均、稳密为标准。

(2)适当实用积极修辞中的某些辞格。所谓积极修辞是以表达人们的生活体验、感情而令人感受为目的的修辞；它是形象的、具体的、感性的表达方式。 30．简述机关文件归档范围的主要内容。

答：关文件归档范围的主要内容有：

(1)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究有利用价值的文件材料；

(2)机关工作中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的重要文件材料； (3)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

(4)其团队本机关工作具有查考价值的文件材料；其工作形成的文件材料，如人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围按国家相关规定执行。 31．编制分类方案时，需要做哪些调查研究工作？

答：需要调查研究：

(1)机关的组织情况，包括内部机构的数量、层次、职能分工、办公地点等等； (2)机关的工作情况，包括工作性质内容、主要和次要的业务活动等等；

(3)机关的文件情况，包括常用文种、文件数量、利用频率、与其他机关的行文关系以及文件的来源、价值、归档范围、文书工作情况等等。

9.简述机关之间的行文规则？

答：（1）党委和政府的各部门在自己的职权范围内，可以相互行文。 （2）党委和政府的各部门之间，对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文

（3）向上级机关的请示，一般应主送一个上级机关，如需报送其他相关的上级机关，可用“抄报”形式。

（4）“请示”应当一文一事。

（5）向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

（6）受双重领导的机关向上级请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复；上级机关向受双重领导的下级机关行文，应当抄送受文单位的另一上级机关。 （7）同级机关可以联合行文。

（8）经批准在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当视为正式公文依照执行，可不再另外行文。 三、论述题

33．阐述文件核稿工作的“六查”。

答：一查矛盾抵触，主要审核所发文件内容，同党和国家及上级主管部门的方针政策、法律、法令是否有抵触。二查政策界限，主要审核所发文件内容，表述的政策界限是否确切恰当、严谨周密，同党和国家的方针政策精神相一致。三查措施落实，主要审核所发文件内容，所提要求是否符合实际，所提任务、分工、做法、时限等措施是否清楚明确，科学可行。四查程序手续，主要审核所发文件的审批签发手续，是否合理完备，是否与相关机关、部门进行了协调洽商。五查文字表达，主要审核所发文件的文字使用，是否恰如其分、通俗易懂，逻辑清楚、简明扼要。六查公文体式，主要审核所发文件的规格尺寸、结构组成、标记符号，是否符合国家规定。 11．阐述文书工作人员的层次。

答：一般来讲，对于一个社会组织而言，文书工作人员可以划分为三个层次：

（1）文书工作的控制层。控制层是指在社会组织中对文书工作承担领导责任的中心机构的负责人，如办公厅（室）主任、秘书处处长等。

（2）文书工作的执行层。执行层是指在社会组织中对文书处理程序各环节承担组织和管理责任的专门机构负责人，如文印室、机要室和收发室的主任等。

（3）文书工作的操作层。操作层是指在社会组织中直接承担文书工作具体任务的人员。如专门从事文书的收发、传递、承办、催办等具体工作的人员。 35．阐述领导群体在公文处理中重要责任的具体体现。

答：公文处理是社会组织实现管理职能的必要手段，贯穿于公务活动的始终。领导群体对于社会组织公文处理工作的开展和质量的保证，负有既特殊又直接的重要责任。具体体现在： （1）对整个公文处理负有总体决策和把关职责。包括其组织形式的选择确定、机构人员的设置配备，工作程序和有关制度的制定修改，以及办公自动化的具体实施等方面的总体决策和把关。 （2）对重要文件负有参与起草或亲自撰拟的职责。对此中共中央在《关于各级领导干部要亲自动手起草重要文件，不要一起由秘书代劳的指示》中早有明文规定，以保证方针政策的准确性和文件的质量。

（3）对公文处理中几个关键环节负有具体操作和把关责任。按照有关规定，各社会组织负责人操作并负责的具体工作环节，包括：批办“一枝笔”，把握处理重要公文的决策权；审核“一道关”，对重要发文从内容到文字全面把关；签发“一个口”，公文由此履行法定的生效程序。把好这三道关，才有可能对于公文产生的社会、经济效益以及可能带来的后果承担有关领导责任。 37．阐述文书工作标准化的意义。

答：文书工作标准化是实现文书工作现代化的必由之路。文书工作标准化的意义在于： （1）通过实现文书工作标准化，简化和减少文书，节省人力、物力，消除混乱，提高工作水平与工作绩效。

（2）文书工作标准化是科学管理文书、提高文书质量的技术保证。

（3）文书工作标准化是实现办公自动化的必要条件。没有文书工作标准化，就没有文书工作现代化。

（4）实现文书工作标准化，有利于引进国际和国内先进标准，迅速提高我国的文书工作水平。在与国际接轨的同时，利于国际间的信息交换。

（5）便于提高文书归档整理质量，为档案工作奠定良好的基础。

可见，实现文书工作标准化，无论对文书工作还是档案工作，无论对现在还是未来，都具有极其重要的意义。

38．阐述文书工作现代化的含义。

答：随着计算机与网络通讯技术广泛运用于文书工作，文书工作的对象、方法、模式、管理思想等不可避免地出现一系列相应的变革，向着现代化的方向迈进。

文书工作现代化指将处于领先地位的科学管理理念、方法和技术手段应用于文书工作，使文书工作不断达到先进的科学技术水平。

文书工作现代化是一个相对的概念和渐进的过程。随着时代的发展、理念的提升和信息技术