企业会计档案管理存在的若干问题与对策

企业会计档案管理存在的若干问题与对策

随着我国社会主义市场经济的不断发展，企业在经济活动中需要查阅会计历史资料的情况已经越来越多，如企业改制、重组、兼并、诉讼等均须不同程度查阅以前年度的会计资料，企业会计档案管理规范与否将直接影响其能否准确及时提供历史会计资料，从而影响企业的经济活动，因此会计档案管理的重要性也就愈发重要。笔者通过多年的会计实务，总结了企业在会计档案管理方面存在的一些问题，并提出了相应的解决对策，供同行参考。

一、目前企业在会计档案管理过程主要存在以下问题：

1、未建立会计档案管理制度。《会计档案管理办法》要求各单位建立会计档案的立卷、归档、保管查阅和销毁等管理制度，有些单位对此重视不够，没有按规定建立会计档案管理制度，有些虽然建立了会计档案管理制度，但制度不够完善。特别是对于那些开业不久的企业，在会计核算方面也不规范，会计人员经验不足，在档案管理方面更是一片空白，不知道哪些会计档案要归档保存，有的企业是只要搞完上年度企业所得税汇算清缴，就把上年度的账给销毁了，使以后查账无从查起。

2、未能正确理解会计档案的范畴。《会计档案管理办法》明确了会计档案的范畴，指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料均属于会计档案，实务中有些财务人员对此理解不够完整全面，在实务中没把握好哪些属于会计档案，哪些属于非会计档案。还有的企业既设有企业档案室，又设有会计档案室，但对哪些属于会计档案室应保存的档案，哪些是公司档案室应保存的档案，没有明确的区分，互相混淆，一旦找不到会计档案，就互相推诿，使难已追究档案丢失的责任。

3、未及时将会计档案归档。《会计档案管理办法》规定各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。实务中存在有些财务人员未能在会计年度终了及时归档，而是按自己的时间整理归档会计档案的现象，从而造成一些会计资料的损毁或遗失。在企业的日常业务中有的企业在归档时，将合同、报告等单独从凭证后抽出来装订，结果造成这些重要的合同与会计凭证无法关联，使查找起来特别困难。还有的企业会计只是做凭证，而把凭证附件的整理和凭证的装订交给文员去处理，由于文员没有做过会计，缺乏专业知识和工作经验，结果将一些重要的原始凭证如重要的合同、支付凭证、供应商开具的收据、委托付款函等没有装订在内，造成会计档案的不完整，证据链缺失，一旦公司发生诉讼，造成败诉等极不利的局面。

4、借出或擅自提供查阅复制会计档案。《会计档案管理办法》规定各单位保存的会计档案不得借出，如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或复制。实务中有些财务人员为图自己省事，将单位的会计档案借出，或者未经单位负责人批准，擅自提供查阅复制会计档案，会计档案借出去后不及时要求借阅人归还，时间久了，造成会计档案丢失或主要的附件丢失，造成单位会计档案的