第三章 商务秘书与商务会议

者真正明白自己在会上要做什么，就需要制定会议的目标。

一般来说，目标定得越具体、越清楚，会议就越富有成效。而缺乏具体的目标，在会议的召开过程中就会出现各种问题，从而严重影响会议的效率。

2)规划会议过程。这主要包括：第一，决定开会的方法。即团队在讨论及决策过程中所采用的方法，如是集中讨论还是分散讨论，在决策的时候是采用共识的方式还是多数决策的方式等。第二，妥善安排时间是指事先给每项议题分配好时间，并规定会议时间的总量。

3)资料准备。这包括将和会议有关的文件、资料事先发给与会者，使与会者对会议的议题、目标有所了解。此外，还可以让重要的与会人员收集一些书面资料和解决方案。资料的准备旨在帮助与会者熟悉跟会议有关的材料，可以节约时间，使与会者更能集中精力讨论问题。

(4)主持好会议。会议能否开好，主持的责任重大——一个好的主持犹如一位舵手，他/她可以把握方向，主持大局，使会议驶向预期的目的港。具体来说，主持在开会时的工作包括： 1)明确会议目标。在会议开始之时向与会者说明会议要讨论的内容，包括开会的目的及要讨论的具体议题，如哪一项要与会者在会上作出决议，哪一项只需与会者提出意见，哪一项必须要在会中报告，让与会者回去思考，哪一项与会者必须赞同等。明确会议的目标可让会员全神贯注于即将讨论的问题。

2)严格控制会议进程。控制会议进程的有效途径是遵守时间。要让每个人都明白会议的迫切性，使之不浪费时间。英国职业心理师凯特·姬南在她的《主持会议》一书中对遵守时间作了以下的建议：

第一，准时开会，即使还有人未到。(如果因为有人迟到就将会议延迟了几十分钟，那么这次等人的人下次也一定会让别人等。)

第二，向大家宣布开会的代价：“我们开一小时的会议的代价是100O元，也就是每分钟约18元，我希望大家珍惜时间。”

第三，将闹钟放在显眼的位置，并说明闹钟在会议结束前会响，以便与会者掌握时间。 第四，给与会者一个时限考虑意见和建议。“我想现在我们大家都去喝杯咖啡，休息一下，十分钟后带好建议回到会场。”

3)引导讨论。在会议进行当中，主持的另一个职责是指导讨论，防止偏离目标。解决离题的方法是引导和小结：把刚讨论的问题归纳一下，告诉大家下一步怎么按原定计划进行。可以用比较温和的方法，神不知鬼不觉地将会场拉回来：“×××，在继续讨论之前，先总结一下前面的。刚才我们研究了??和今后两年的工作。现在我们来谈一下下一步的工作重点。你谈的问题我们姑且放一放。”当然，指导讨论还意味着让每个人竭尽本分，关心会议的议程，因此主持人应当了解团体

内发言时间的自然分配，必要时对讨论进行干预，避免一人“唱独角戏”的情况，使那些想发言而没有机会发言的人，或者那些因为害羞而不敢说话的人有表达自己观点的机会。例如，主持人可以说：“小王，让我们先听听小李的意见好吗?”“小张，你曾负责处理过类似的事情，你当时有何经验呢?”

4)促进会员达成一致。当会议进行到后半段，主持人就要促使团队作出决议。做到这一点，主持要及时小结已解决的要点，如说：“让我快速重复一下我们已达成的一致点。就第二项而言，诸位认为最佳的方案是??”这样可以确定一致点，突出分歧点，明确指出待取得一致的地方。再经过一阵各抒己见，主持人可以开始检验大家是否达成了共识：“似乎大家都已经达成了共识，每个人都同意??了吗?”

5)总结将采取的行动。会议结束前，主持必须清楚地概括和阐明结论，使到会者明白他们在哪些方面取得了一致，作了哪些决议。此外，主持人还应该保证每个人都明白他们要做的事情，将在何时何地完成。

总而言之，无论会议以何种形式召开，无论它的目的何在，主持人都应该牢记会议的目标，不让任何偏离或敌视的现象妨碍决策。在使人人都参与的情况下，确保会议按既定方向进行。 (五)企业新闻发布会

企业新闻发布会一般比较正式和隆重，需要选择好的时机，做好举办地点的安排，并且做好相关人员的选择。

1．如何选择好的时机

(1)确认新闻的价值。企业新闻发布会召开之前必须要确认某一消息是否有新闻价值，并明确此新闻为什么此时必须发布，那些无新闻价值的东西不要硬拉上新闻发布会。

召开企业新闻发布会的由头有以下几种：新产品开发、企业创立周年纪念日、企业经营方针的改变、企业首脑或高级管理人员的变更、新工厂的上马或旧工厂的扩建、企业合并、企业的产品获奖、与企业相关的重大责任事故的发生等。

(2)避免与社会重大活动的时间冲突。记者是企业新闻发布会的重要角色，而一般的记者都比较忙，因此企业新闻发布会应选择合适的日期，避免与一些社会上重大的活动和纪念日相冲突。否则，记者们分身乏术，顾不上新闻发布会，将会严重影响发布会的效果。 (3)做好新闻发布会的具体时间安排。

新闻发布会一般选在上午10时或下午3时为佳，这样比较方便记者到会。一般的企业新闻发布会，正式发言的时间不要超过1小时，应留有时间让记者提问。

发布会后，一般要为记者准备工作餐，最好的形式是自助，搞自助餐的目的在于给记者提供交

流和对企业领导人进行深入采访的机会。确定好具体时间后，要提前1～2周向记者发出书面邀请，让记者充分安排好时间。并非所有记者都能到会，因此，为使新闻发布会圆满成功，最好在邀请函上附一回执。

2．如何做好举办地点的安排

在举办企业新闻发布会时，应考虑安排适合的地点。做好这项工作，需从以下两个方面入手： (1)会场选址。企业新闻发布会的选址要与所发布的新闻性质相匹配，同时，要考虑到交通状况、新闻发布的硬件等因素，如电话、传真、打字、照明设备等。通常，企业的新闻发布会在宾馆或新闻中心等地举行，主要就是考虑到这些要求的缘故。

(2)会场布置。选定发布会会址以后，还要注意会场的环境布置，灯光、气温和噪音等问题都要考虑周全。一定要选一个富于时代感的公关设计人员来布置会场，使会场既体现企业精神，又使记者及其他来宾产生宾至如归的感觉。会场应设有记者或来宾签到处，签到处最好设在入口或入场通道处。会场的座次安排要分清主次，特别是有贵宾到会的情况下更要注意这一点。在每个记者席上准备有关资料，供记者们深入细致地了解所发消息的全部内容。 3．如何做好工作人员的选择

(1)选择好会议的主持人和主要发言人。主持人的作用在于把握主题范围，掌握会议进程，控制会场气氛，促成会议的顺利进行。此外，在必要时主持人还承担着消除过分紧张的气氛，化解对立情绪、打破僵局等特殊任务。主要发言人要透彻地掌握本企业的总体状况及各项方针政策，面对新闻记者的各种提问，需要头脑冷静，思维清晰，反应灵敏，具有很强的语言表达能力，措辞精确，语言精练、流畅，发表的意见具有权威性。主要发言人一般由企业主要负责人或部门负责人担任。 (2)选择发布会现场服务人员。现场服务人员要严格挑选，从外貌到自身的修养均要合格，并注意服务人员的性别比例，以便发挥“异性效益”。服务人员的主要工作有如下几点：一是安排与会者签到；二是引导与会者入座；三是准备好必要的视听设备；四是分发宣传材料和礼品；五是安排好餐饮工作；六是安排一名摄影师专门拍摄会场情况，以备将来宣传和纪念之用。

(六)展览会

展览会出现于欧洲工业革命以后，至今已有200多年的历史。

“展览会”：为鼓舞公众兴趣、促进生产、发展贸易，或者为了说明一种或多种生产活动的进展和成就，将艺术品、科学成果或工业制品进行有组织的展览。

商务展览会是展览会的一种，其目的主要是通过产品及其图片的展示，扩大产品或企业的知名度，实现交易和投资。

1．展览会的特点

(1)信息集中。主办者通过自己的工作，把大量的展品集中在一个环境优雅的展厅内集中展示，同时又把大量的观众集中到这里来参观。这样，参展商与客商之间可以在短时间里集中交流信息。如此集中信息的结果是既增大了信息量，又节约了成本。就商业展览会而言，由于展览会的主办者组织了大量的商品，邀请了大量的客商，因而参展商(生产商、经销商)可以在短时间里接触到大量的客商(营销商、生产商)，客商也可以在短时间里接触到大量的商品和参展商。这就最大限度地节省了参展商和客商的时间，使他们能在短时间里相互了解、相互接触。一个客商如果想获得同等数量的信息，进行实地考察要比在展览会里花费多几倍的时间；同样，一个参展商在展厅里接触到的客商，也需要他花大量时间和金钱才能得到。而在展览厅内，这一切都变得那样的轻松自然。 (2)产品新颖奇特。新，是展览会的灵魂，没有新，展览会就没有生机，就会失去它应有的吸引力。新，建立在大量创新的基础上。而创新，是人适应环境、战胜环境、创造美好生活的一种本能。展览会是新产品在世界亮相的重要舞台，也是它走向消费者、实现自身价值的起点。在展览会里也可以看到老产品，它们大都是名牌，不排除参展商展示这些产品的目的是寻找新的市场，但是他们更主要的目的是借助于展览会向人们展示企业与产品的形象，巩固客户。“新”作为展览会的灵魂，具有普遍性。但这不是说，世界上所有展览会都要强调新，有些展览强调的是其反面——-旧。所有的文物与考古发现展的展品，都是过去时代遗留下来的，都是旧的。但是它们经历了几百年、几千年甚至几万年的社会历史的变迁，显得异常奇特与珍贵。它们反映了古代的文明与进化，是人类认识历史的重要途径。文物，越旧越有价值，越值得展示。文物的旧，是相对于产生它的时代而言的，对从未亲睹其尊容的观众而言，它仍然有“新”的意蕴。

(3)艺术性强。这里不是指展览会建筑的艺术性，而是说展览会自身。为了突出展示产品的形象，展览会的主办者和参展者往往综合运用声、光、色、形以及文字、图像等艺术手段，将展馆、环境、展品布置得惟妙惟肖，美轮美奂。置身于展览馆内，仿佛置身于立体艺术、平面艺术和灯光艺术的海洋里，加之音乐助兴，令人心旷神怡，美不胜收。

(4)展览会与各类“节”的结合。过去，展览就是展览，往往是孤立的。现在则有将展览会与各类经贸、旅游、艺术节相结合的趋势。这一方面是展览会与“节”的内在联系使然，另一方面则反映了主办者对展览会的重视，希望更隆重、更有效地举行。它大大丰富了展览会的内容，提高了展览会的档次，增加了展览会的吸引力。 2．展览会的类型

关于展览会的分类各有说法，国际博览会联盟把展览会分为三大类。